Dopady nařízení GDPR na systémy ECM/DMS

GDPR (Global Data Protection Regulation) představuje další legislativní normu, která ovlivňuje oblast správy dokumentů a obsahu, tedy oblast systémů ECM/DMS. Po zákonu o kybernetické bezpečnosti (ZKB) a nařízení eIDAS je to v poměrně krátkém čase už třetí případ. ZKB se ale oblasti ECM/DMS dotkl spíše okrajově a nařízení eIDAS zase mělo vliv primárně na systémy spisové služby. Zato GDPR má na oblast ECM/DMS mnohem větší dopady a skrývá v sobě mnohé zajímavé výzvy. Na jedné straně soukromé osoby pravděpodobně ocení to, že jim přináší doposud nevídaná práva v oblasti nakládání s osobní... více »

Jak vybrat vhodný systém CMS pro správu webového obsahu

Chcete připravit nový web, nebo přepracovat ten starý? Potřebujete, aby měl responzivní design? Anebo právě chystáte novou mobilní aplikaci? Na trhu je celá řada technologií a řešení pro správu webového obsahu (CMS - z anglického Content Management System). Které z nich je ale to pravé pro vás a pro váš projekt?
Když se začnete poohlížet po vhodném CMS, zjistíte, že máte na výběr mezi celou řadou technologií – coupled CMS, decoupled CMS, headless CMS, cloudový CMS a dokonce jejich kombinace, např. cloud-first headless CMS. Jak si mezi nimi vybrat? Vyznat se v nich není zrovna snadné. Abyc... více »

Digitální vlastnoruční podpis je dnes již dostupný všem

Kompletní digitalizace firemní dokumentace včetně podepisování zrychluje procesy, šetří náklady a má potenciál změnit celé obchodní modely, ale před jejím nasazením musí firmy vyřešit otázku, jak budou digitálně podepsané elektronické dokumenty archivovat.
Pokud alespoň občas navštěvujete pobočku banky nebo operátora, určitě jste se už podepisovali na malý sign-pad, který slouží k zaznamenávání podpisového vzoru při uzavírání smluv, případně na ověřování podpisu při potvrzování transakcí. Je přirozené, že technologie pro digitální podepisování začaly jako první používat velké společnosti. Jelikož zpracovávají vel... více »

Napojení na DMS zvyšuje efektivitu CRM systému

Jistě se shodneme, že informace, obzvláště ve firemním prostředí, mají obrovskou hodnotu. Správná informace ve správný čas může být zásadní konkurenční výhodou. Jakým způsobem je co nejefektivněji spravovat? Systémy pro správu dokumentů by měly být ve spolupráci se CRM vaší firmě užitečným pomocníkem, a ne jen nástrojem managementu pro kontrolu zaměstnanců.
CRM systém má schopnost shromažďovat velké množství dat o vašich zákaznících ve formě e-mailů, schůzek, průzkumů, poznámek, hovorů a mnoha dalšího. Často zaměstnanci pracují se CRM systémem s cílem nalézt nové zákazníky nebo prodat něj... více »

Moderní veřejné instituce jdou cestou elektronizace procesů

Papírování na úřadech začíná být minulostí. Moderní veřejné instituce jdou stále více cestou elektronizace procesů. Digitalizovaná data, elektronické schvalování, automaticky zasílané výstupy nebo formuláře pro interní i externí komunikaci si stále více nacházejí místo v každodenní práci úředníků.
V duchu vize Smart Administration se aktivní úřady vydávají cestou využití moderních technologií pro automatizaci vnitřních procesů. Vědí, že se to vyplatí v podobě úspory času, minimalizace chyb a maximální správnosti a dostupnosti digitálních dat. Jednoduše toho udělají více, a navíc přesněji.... více »

Nahradí smartphone papír ve firemních procesech?

Prodeje smartphonů sice již nerostou raketovým tempem, ale možnosti jejich využití se i nadále rychle rozšiřují. O tom, že 100% penetrace chytrých telefonů ve firmách přinese jejich mnohem větší efektivitu i pružnost, je přesvědčen Jan Petr, výkonný ředitel společnosti Software602, která nabízí bezpapírovou budoucnost firem a úřadů. S chytrým telefonem se dá dělat spousta užitečných věcí, třeba řídit firmu i všechny firemní procesy.
Opravdu nám nové technologie vůbec mohou umožnit pracovat bez papíru? Zatím to tak nevypadá. Ano, máte pravdu. V současnosti se bohužel nacházíme v přechodném obd... více »

Aktuální trendy a praktické zkušenosti z modernizace ECM řešení

Aktuálním trendem, se kterým se pravidelně setkáváme u mnoha firemních implementací ECM, je snaha konsolidovat, případně nahradit stávající, mnohdy dosluhující řešení něčím novým. Téměř vždy s tímto požadavkem jdou ruku v ruce i očekávání uživatelů vznesená na nový systém, který ve většině případů spíše navazuje nebo opravuje původní stav, než aby odrážel požadavky uživatelů na moderní ECM řešení.
Jak skloubit požadavky uživatelů a administrátorů? Typický uživatel vznese tři základní požadavky. Nové řešení musí být jednoduché na používání, musí fungovat kdekoliv a na libovolném mobilním ... více »

Efektivní využívání znalostní báze

I když se to možná nezdá, každý z nás má doma několik znalostních bází. Může to být encyklopedie nebo třeba kniha plná receptů. I to jsou znalostní báze, byť ne v té podobě, v jaké je vnímá dnešní svět. Za znalostní bázi, v digitální podobě, spíše považujeme aplikaci, v níž bychom měli hledat informace podobně jako v knižní encyklopedii, ale mnohonásobně rychleji a efektivněji. O rychlosti hledání asi nikdo nepochybuje, ale proč efektivněji? Pokud je aplikace pro znalostní báze správně navržena, měla by uživateli poskytnout seznam výsledků hledaného termínu, případně mu našeptat „neh... více »

Chtějte víc než jen nízkou cenu tisku!

Ideální fungování tiskového řešení bez zbytečného stresu

Firmy i organizace by si při výběru správného tiskového řešení měly především uvědomit, že devadesát procent celkových nákladů na zpracování dokumentů přímo souvisí s publikací a manipulací s dokumenty a se správou zařízení – to plyne z průzkumu, který v roce 2012 uskutečnila společnost ALL Associates Group. Proto je třeba se především zajímat o ergonomii práce s tiskárnou a o možnost správy zařízení. Uživatelé musí mít možnost digitalizovat, archivovat, zpracovávat a sdílet dokumenty přímo ze zařízení do takřka libovolného místa i formátu. Důležitá je i ... více »

Liferay 7

Popularita Liferay portálu pro řešení webových prezentací, intranetů a zejména jako integrační platformy aplikací stále roste. V dubnu spatřila světlo světa nová verze Liferay 7. Jaké změny přináší?
Modularita Nejzásadnější změnou je přepracování celého portálu do OSGi. Samotné jádro portálu je jeden modul a všechny aplikace (CMS, DMS, Wiki atd.) jsou další samostatné moduly. Sama aplikace se většinou také skládá z více modulů. Tato modularizace přináší mnoho výhod – nepotřebné moduly lze jednoduše odebrat (např. nepotřebné SSO moduly, integraci s LDAPem atd.), opravy a vydání nových verzí znamena... více »