DMS v praxi – Cesta do business class správy dokumentů

Již kdysi dávno, ve starověké Mezopotámii, se informace vtiskávaly rákosem do hlíny. Nositelem informace byla obyčejná hliněná destička a způsob zápisu se nazýval klínové písmo. Pro to, aby byla informace uchována i pro další generace, se musela v poslední fázi hlína ještě vypálit. I po staletích to vypadá, že se nic nezměnilo. Jen rákos nahradila klávesnice, destičkou je soubor, policí disk a vypálení je archivace. Nebo jak to vlastně je? Jsou firmy a instituce ve stavu, kdy je vrcholem dovedností napsat dokument v textovém editoru a poslat ho mailem? Nebo se digitální doba promítla... více »

Kvalifikovaný, kvalifikovaná, kvalifikované

Být eIDAS ready z pohledu práce s elektronickými dokumenty prakticky znamená být schopen ve svých aplikacích a informačních systémech vytvářet, přijímat a dlouhodobě uchovávat důvěryhodné elektronické dokumenty platné v rámci celé EU. Otázkou je, jak na to?
eIDAS definuje 3 úrovně elektronického podpisu a říká, že nejvyšší úroveň “kvalifikovaný elektronický podpis“ je ekvivalentem podpisu vlastnoručního. Zároveň předepisuje, jaké prostředky a postupy je nutné použít a dodržet při vytváření a jak takové podpisy ověřovat a uchovávat. Za tímto účelem jsou definovány služby vyt... více »

Dopady nařízení GDPR na systémy ECM/DMS

GDPR (Global Data Protection Regulation) představuje další legislativní normu, která ovlivňuje oblast správy dokumentů a obsahu, tedy oblast systémů ECM/DMS. Po zákonu o kybernetické bezpečnosti (ZKB) a nařízení eIDAS je to v poměrně krátkém čase už třetí případ. ZKB se ale oblasti ECM/DMS dotkl spíše okrajově a nařízení eIDAS zase mělo vliv primárně na systémy spisové služby. Zato GDPR má na oblast ECM/DMS mnohem větší dopady a skrývá v sobě mnohé zajímavé výzvy. Na jedné straně soukromé osoby pravděpodobně ocení to, že jim přináší doposud nevídaná práva v oblasti nakládání s osobní... více »

Jak vybrat vhodný systém CMS pro správu webového obsahu

Chcete připravit nový web, nebo přepracovat ten starý? Potřebujete, aby měl responzivní design? Anebo právě chystáte novou mobilní aplikaci? Na trhu je celá řada technologií a řešení pro správu webového obsahu (CMS - z anglického Content Management System). Které z nich je ale to pravé pro vás a pro váš projekt?
Když se začnete poohlížet po vhodném CMS, zjistíte, že máte na výběr mezi celou řadou technologií – coupled CMS, decoupled CMS, headless CMS, cloudový CMS a dokonce jejich kombinace, např. cloud-first headless CMS. Jak si mezi nimi vybrat? Vyznat se v nich není zrovna snadné. Abyc... více »

Digitální vlastnoruční podpis je dnes již dostupný všem

Kompletní digitalizace firemní dokumentace včetně podepisování zrychluje procesy, šetří náklady a má potenciál změnit celé obchodní modely, ale před jejím nasazením musí firmy vyřešit otázku, jak budou digitálně podepsané elektronické dokumenty archivovat.
Pokud alespoň občas navštěvujete pobočku banky nebo operátora, určitě jste se už podepisovali na malý sign-pad, který slouží k zaznamenávání podpisového vzoru při uzavírání smluv, případně na ověřování podpisu při potvrzování transakcí. Je přirozené, že technologie pro digitální podepisování začaly jako první používat velké společnosti. Jelikož zpracovávají vel... více »

Napojení na DMS zvyšuje efektivitu CRM systému

Jistě se shodneme, že informace, obzvláště ve firemním prostředí, mají obrovskou hodnotu. Správná informace ve správný čas může být zásadní konkurenční výhodou. Jakým způsobem je co nejefektivněji spravovat? Systémy pro správu dokumentů by měly být ve spolupráci se CRM vaší firmě užitečným pomocníkem, a ne jen nástrojem managementu pro kontrolu zaměstnanců.
CRM systém má schopnost shromažďovat velké množství dat o vašich zákaznících ve formě e-mailů, schůzek, průzkumů, poznámek, hovorů a mnoha dalšího. Často zaměstnanci pracují se CRM systémem s cílem nalézt nové zákazníky nebo prodat něj... více »