Pokud se v tom poznáváte, nejste sami. Mnoho firem stále provádí tuto činnost a pojem digitalizace je pro ně noční můrou. Někdo by si mohl říct: „Na co digitalizovat? U nás ve firmě se to tak dělá spoustu let a vše je, jak má být.“ Ruční práce s doklady by už ale měla v kaž­dé efektivně fungující firmě patřit minulosti a náhrada papírových dokumentů za PDF soubory nestačí. Pojďme si to rozebrat.

Výhody digitalizace

Digitalizace přináší řadu výhod, které mohou výrazně zlepšit efektivitu a produktivitu firem. Mezi hlavní přínosy patří úspora času a s tím spojených nákladů. Digitalizace, pokud neskončíte u naskenování dokumentu do obrázkového PDF, eliminuje potřebu manuálního zadávání dat. To je časově náročný proces, pro který potřebujete administrativního pracovníka. Naproti tomu administrativní procesy v digitální podobě lze automatizovat a takto zpracovávat data rychleji a spolehlivěji než lidmi.

Například technologie OCR umožňuje automatické vytěžování dat z dokumentů, což výrazně urychluje jejich zpracování. Sama o sobě není žádnou převratnou novinkou. Její schopnosti se ale výrazně posunuly s rozvojem strojového učení a umělé inteligence. V kombinaci s moderním ERP systémem vytvoří takřka nepřemožitelný tandem. Robotizace totiž není trendem jen v průmyslu, automatizovaná řešení jsou nepostradatelnou součástí i dobře fungující administrativy.

Není to otázka oboru podnikání nebo velikosti společnosti. Abyste se rozhodli digitalizovat práci s doklady, nemusí vám denně přijít stovky faktur od dodavatelů (v takové situaci je stejně vhodnější ryze elek­tro­nic­ká komunikace EDI). Výhody pocítíte, i když dokladů obdržíte jen několik desítek měsíčně, což potvrzuje naše vlastní zkušenost.

Získání přesných dat z papírového nebo PDF dokladu a jejich vložení do ERP systému je pouze střípkem mozaiky konceptu bezpapírové kanceláře. Nad digitálním dokladem můžete nastavit workflow, typicky schvalovací proces. Přidáte k němu metadata usnadňující vyhledávání. Po zpracování pak doklad zůstává v digitálním archivu.

Další, s tím související velkou výhodou je snadné sdílení a přístup k dokladům odkudkoli, což podporuje spolupráci a komunikaci ve firmě, se zákazníkem nebo i dodavatelem. Vybrané informace a dokumenty můžete zpřístupnit i mimo ERP systém na webovém portálu. Digitální podoba dokladů je taktéž velkou výhodou pro home office zaměstnance.

Digitální dokumenty mohou být chráněny šifrováním a přístupovými právy, což zvyšuje zabezpečení dat. Firmy tak mohou lépe střežit citlivé informace před neoprávněným přístupem oproti papíru, který ubráníte jen těžko. Zároveň snížením spotřeby papíru a množstvím vyprodukovaného odpadu přispějete k ochraně životního prostředí.

S digitalizací dokumentů se také obvykle zlepšuje dodržování předpisů a evidencí, jelikož firmy mohou lépe klasifikovat, organizovat, ukládat, vyhledávat, archivovat a nakonec likvidovat záznamy. V neposlední řadě lze digitální dokumenty snadno zálohovat a obnovit v případě havárie.

Výzvy digitalizace

Digitalizace však přináší i určité výzvy, které je třeba překonat. První překážkou je odpor lidí ke změně, nedůvěra v nové technologie, obava ze ztráty zaměstnání. Samozřejmě, že pokud zaměstnáváte někoho jen proto, aby přepisoval údaje z papírů do elektronické podoby, jeho pracovní místo je ohrožené. Můžete takového pracovníka buď přeřadit na jinou činnost, nebo mít argument pro výzvu číslo dvě – ekonomické hledisko.

Implementace digitalizačních řešení vyžaduje počáteční investici, která se však v dlouhodobém horizontu vrátí. Návratnost bude tím rychlejší, čím více dokladů zpracováváte. Při výpočtu nejde ovšem jen o čas spotřebovaný na prvotní zadávání dat, ale také o jejich přesnost a s tím související dobu na dohledávání, kontrolu a případnou opravu chybně vložených údajů. Chyby v datech, jak všichni víme, mohou vést k nesprávným rozhodnutím, v krajních případech až ke ztrátě důvěry zákazníků.

Žádoucí je integrace nových digitálních řešení s existujícími systémy, která ale může být složitá a vyžaduje pečlivé plánování. Digitální dokumenty taktéž musí být v každém okamžiku chráněny před kybernetickými útoky a musí splňovat příslušné právní předpisy.

Na trhu je k dispozici vícero nástrojů, které se s ERP systémem propojují jako nástavba. Práce s dokumenty pak částečně nebo zcela probíhá mimo systém, což nemusí být žádoucí. Pro ERP větších výrobců jsou však k dispozici plně integrovaná řešení. Uživatel tak neopouští prostředí systému a nemusí se učit nové ovládání. Rovněž zabezpečení odpovídá systému, data jsou plně pod kontrolou.

Dokumenty přicházejí v různých formátech. Každý formát představuje své vlastní výzvy, například čitelnost, extrakci dat a kompatibilitu s digitálními systémy.

Právě v tomto okamžiku přicházejí ke slovu technologie strojového učení a AI, které systémům umožňují „porozumět“ digitalizovanému obsahu a s každým dalším přijatým dokumentem se nástroje zlepšují ve zpracování.

Výhodou moderních řešení pro práci s dokumenty (DMS, Document Management System) je souběžná podpora více technologií, které data vytěží a dokument digitalizují. V situaci, kdy nástroj napoprvé nedokázal vstupní dokument 100% zpracovat, jej může uživatel nechat vytěžit jinou technologií a porovnat výsledky. Nelze obecně říci, že jedna technologie je lepší než jiná. Vyhodnotit musíte jak schopnosti, tak vstupní a provozní náklady. Řešení, které sami využíváme, podporuje SAP Business Technology Platform, Microsoft Azure a IRIS.

Kroky k úspěšné digitalizaci

Aby byla digitalizace práce s dokumenty úspěšná, dodržte několik klíčových kroků:

• Identifikujte a prioritizujte dokumenty, které je třeba digitalizovat. Analyzujte typy dokumentů, jejich důležitost a frekvenci použití.
• Zajistěte, aby byly skenované dokumenty kompletní a čitelné.
• Ukládejte a organizujte digitální dokumenty pomocí metadat, jako jsou názvy souborů, data, klíčová slova a typy dokumentů. To usnadní jejich vyhledávání a správu.
• Nastavte workflow pro další automatizaci a usnadnění práce.
• Zajistěte, aby všechny nově došlé dokumenty byly průběžně skenovány a digitalizovány.
• Provádějte pravidelné kontroly kvality skenů a ověřujte správnost extrahovaných dat.
• Hlídejte přístupová práva a zabezpečení digitálního archivu.
• A nezapomeňte informovat a školit všechny zaměstnance, kterých se změna procesů a práce s dokumenty týká.

Závěr

Digitalizace přináší mnoho výhod, ale také výzev. Zaseknout se můžete i na prosté neochotě zaměstnanců přijmout změnu. Firmy, které výzvy překonají a nebojí se investovat do digitalizace, mohou získat konkurenční výhodu a zvýšit svou efektivitu.

I když v naší firmě nezpracováváme velký objem dokladů, nechtěli jsme už tuto agendu řešit manuálně. Proto jsme implementovali řešení pro vytěžování dat, automatizaci zpracování digitalizovaných dokladů a digitální archiv, které je vytvořeno jako add-on našeho informačního systému plně integrovaný do jeho prostředí. Sami jsme tak čelili výzvám popsaným v tomto článku. A sami také vidíme, že zlepšení práce je tak výrazné, abychom tento typ řešení doporučili všem našim klientům.

Zdeněk Holcman Autor je obchodním konzultantem společnosti ABIA CZ services, která se specializuje na implementaci, rozvoj a podporu ERP systému SAP Business One.

Jiří Vaculík Autor je provozním ředitelem společnosti ABIA CZ services.