Proč low-code a správa dokumentů?

Správa dokumentů je pro mnoho firem a organizací i v této době stále výzvou – zejména kvůli rostoucímu množství vytvářených a ukládaných dokumentů, tlaku na dodržování legislativy (např. GDPR) a potřebě rychlého přístupu k informacím odkudkoli. Mnohé společnosti se také stále potýkají s roztříštěnými úložišti, neefektivními manuálními procesy a nedostatečnou automatizací. V éře hybridní práce a digitální transformace je navíc klíčové mít dokumenty centralizované, bezpečné a snadno dohledatelné.

Nasazení robustních systémů pro správu dokumentů (DMS, Document Management System) je často velkým projektem, srovnatelným s nasazením ERP. I proto bývá často odkládáno a dokumenty zůstávají na lokálních discích uživatelů, v e-mailech, či na sdílených souborových discích. A právě nástup low-code platforem v posledních letech přináší možné řešení, které dobře balancuje přínosy a náklady i v této oblasti.

Výhody a typické oblasti použití

Jedním z hlavních důvodů popularity low-code je rychlost a efektivita, kterou tyto platformy nabízejí při vývoji aplikací, což platí i pro digitalizaci procesů souvisejících s dokumenty. Další výhodou je flexibilita a rychlost případných změn a úprav dle měnících se požadavků byznysu a procesů ve společnosti, což je právě v případě oběhu dokumentů často potřeba. Pochopitelně se low-code nehodí na všechny situace v oblasti správy dokumentů a především větší systémy, typu spisová služba, se častěji řeší specializovanými a robustními systémy, určenými jen pro tuto oblast.

Nicméně je řada konkrétních scénářů, kde je využití low-code ideální. Patří mezi ně například správa směrnic, zpracování a oběh smluv, zpracování faktur, evidence a vyřízení došlé pošty včetně napojení na systém datových schránek, správa plných mocí, či oběh a zpracování různých žádanek a formulářů. Právě zde nachází low-code platformy své ideální uplatnění díky rychlému vývoji a nasazení řešení, která automatizují rutinní části procesu, jako je schvalování, třídění, archivace nebo sdílení dokumentů, a to bez nutnosti psát tisíce řádků kódu. Díky vizuálnímu návrhu workflow a předpřipraveným integracím s nástroji jako SharePoint, OneDrive nebo ERP systémy mohou firmy rychle digitalizovat papírové agendy, zlepšit dohledatelnost dokumentů a snížit chybovost. Zásadní výhodou je i možnost zapojení koncových uživatelů – například pracovníků HR nebo financí – do tvorby vlastních aplikací, čímž se zkracuje čas mezi nápadem a jeho realizací.

Úskalí použití low-code pro DMS

Přestože low-code platformy přinášejí rychlost a efektivitu, jejich nasazení v oblasti správy dokumentů s sebou nese i určitá úskalí. Jedním z hlavních možných a firmami často vnímaných rizik je bezpečnost – citlivé dokumenty (např. smlouvy, osobní údaje, účetní doklady) vyžadují vysokou míru ochrany, a ne všechny platformy poskytují plnou kontrolu nad datovým tokem, šifrováním nebo správou přístupových práv. A není to jen o platformě, ale i o způsobu vývoje bez hlubších programátorských zkušeností, tedy i bez důrazu na bezpečný vývoj. Nicméně dá se to řešit výběrem vhodné platformy a jejím dobře nastaveným řízením (Governance).

Další oblastí, které je vhodné věnovat pozornost, je kompatibilita, a to zejména při snaze integrovat low-code řešení s existujícími systémy (např. staršími DMS nebo proprietárními ERP). Limity omezené možnosti přizpůsobení se pak projeví v momentech, kdy organizace potřebuje komplexní logiku, pokročilé UI, nebo specifické chování, které přesahuje možnosti zvolené low-code platformy.

Je tedy vhodné jak dobře vybrat platformu, kterou pro low-code vývoj využijete, tak při tvorbě aplikací dodržet pravidla bezpečného vývoje. A nezapomenout ani na správné zajištění provozu a správy celého prostředí.

Výběr vhodné platformy

Právě výběr vhodné low-code platformy pro správu dokumentů je zásadním krokem pro zajištění efektivního a bezpečného provozu. Při rozhodování je třeba zvážit několik klíčových faktorů. Funkční možnosti platformy by měly odpovídat potřebám organizace, včetně podpory různých typů dokumentů a schopnosti integrace s existujícími systémy. Bezpečnostní funkce jsou dalším kritickým aspektem, zejména pro ochranu citlivých dat a správu přístupových práv. Důležité je také uživatelské rozhraní, které by mělo být intuitivní a umožňovat snadnou navigaci, ideálně zapadat do stávajícího prostředí. Podpora a dokumentace poskytovaná výrobcem platformy, ale i ekosystém partnerů a dostupných odborníků na trhu jsou důležité aspekty z pohledu dlouhodobé udržitelnosti platformy, která se rozhodně stane součástí IT strategie společnosti.

Správa směrnic rychle a jednoduše

Podívejme se na příklad vzniku konkrétní aplikace. Požadavek jedné finanční skupiny byl prostý – potřebujeme nástroj na správu směrnic, ve kterém směrnice budeme nejen vytvářet, ale současně je řízeně zpřístupníme i uživatelům. Protože nabízená hotová řešení byla příliš robustní a vývoj vlastního řešení by trval dlouho, bylo rozhodnuto o využití low-code platformy, která je součástí již provozovaného nástroje pro komunikaci a spolupráci. Současně byl vybrán externí dodavatel, který měl již podobnou aplikaci předpřipravenou. Právě flexibilita low-code přístupu pak umožnila přizpůsobení existující aplikace na konkrétní potřeby a specifika procesu příslušné organizace, včetně řady úprav dle požadavků uživatelů. V aplikaci je tak možné směrnice tvořit (včetně práce se šablonami), provádět připomínkování, několikaúrovňové schvalování a publikaci. Následně jsou směrnice zpřístupněny příslušným skupinám uživatelů a ti jsou vyzváni k seznámení se směrnicí, o čemž je proveden záznam. Pochopitelně jsou pokryty i další části životního procesu, jako jsou revize, publikace nových verzí a archivace. Celkově proces zavedení trval něco málo přes 2 měsíce.

Kam kráčí low-code

Low-code platformy čeká v oblasti správy dokumentů dynamický vývoj, výrazně poháněný nástupem umělé inteligence a pokročilé automatizace. Díky integraci AI budou tyto nástroje stále častěji využívány pro automatickou klasifikaci dokumentů, vytěžování informací z nestrukturovaných dat (např. smluv, e-mailů, faktur, či objednávek), a dokonce i pro prediktivní analýzu obsahu – například doporučení, jak s dokumentem dále naložit.

Rozšiřuje se také koncept hyperautomatizace, kde low-code platformy propojují workflow, RPA (robotickou automatizaci procesů) a AI do jednoho celku. Předpovědi dalšího vývoje ukazují zvyšující se důraz na bezpečnost a ochranu dat, jakož i na integraci low-code platforem s dalšími technologiemi, jako je například blockchain pro zajištění integrity a pravosti dokumentů (může nahradit v určitých případech například tzv. časová razítka).

Organizace, které implementují tyto inovativní technologie, budou lépe připraveny na rychle se měnící digitální prostředí a získají kon­ku­ren­ční výhodu díky agilnějšímu a efektivnějšímu řízení dokumentů.

Doporučení na závěr

Využití low-code platforem ve správě dokumentů představuje efektivní cestu, jak zjednodušit a zrychlit digitalizaci procesů, aniž by bylo nutné budovat řešení od základu. Firmám a organizacím doporučuji začít s pilotním projektem v dobře definované oblasti (např. schvalování smluv nebo fakturace), kde lze rychle ověřit přínosy a postupně platformu rozšiřovat do dalších částí podniku.

Klíčové je zapojit jak IT, tak i koncové uživatele, kteří budou s řešením pracovat každý den – právě jejich zpětná vazba je zásadní pro úspěšné nasazení. Ať už se rozhodnete pro jakoukoli platformu, dbejte na bezpečnost, otevřenost integrací a dlouhodobou udržitelnost. Low-code není jen technologií, ale i nástrojem pro podporu firemní agility a inovací.

Dalibor Lukeš Autor článku je odborník na digitalizaci, z pozice člena představenstva řídí technologické, produktové a marketingové aktivity společnosti MULTIMA.