facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
 

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
Partneři webu
Compas automatizace
IT SYSTEMS 7-8/2020 , DMS/ECM - Správa dokumentů

Systémy pro správu dokumentů vám pomůže s dokumenty efektivně pracovat, sdílet je mezi aplikacemi, uživateli a partnery

Mgr. Lenka Kamenická


SynteaVětšina činností, které ve firmě probíhají, je spojena s dokumenty – správa dokumentů může výrazně ovlivnit výsledky a efektivitu chodu firmy. Každý, kdo ve společnosti pracuje s určitými dokumenty brzy pochopí, že pokud chce zajistit, aby byl v dokumentech řád a byly sdílené, vyžaduje to poměrně výrazné úsilí. V okamžiku, kdy se stejnými dokumenty pracuje více lidí nebo se jedná o dokumenty, u kterých je nutné sledovat historii vzniku spolu s jednotlivými verzemi, je to ještě složitější. Někdy se stává, že dokumenty jsou raději opakovaně vytvořeny nežli opakovaně využity, což má velký dopad na efektivitu práce s dokumenty a informacemi.


Všechny výše uvedené činnosti a negativní důsledky z nich plynoucí lze minimalizovat využíváním systému pro správu a oběh dokumentů – DMS. Základem DMS jsou dokumenty a jejich spojení s reálnými „business“ procesy firmy. Pojem dokument v pojetí DMS neznamená pouze klasický kancelářský papír s určitým textem, ale dokument je také soubor v elektronické podobě bez ohledu na jeho formát. Dokument může být také e-mail, zvukový nebo video záznam, technický výkres, fax atd. Principem DMS je umožnit efektivně spravovat a sdílet všechny tyto dokumenty nebo informace. Toho je docíleno implementací bezpečného centralizovaného úložiště. Nad tímto úložištěm běží aplikace DMS, která uživatelům nabízí širokou funkcionalitu pro zpracování dokumentů a zároveň tato aplikace řídí přístup k dokumentům podle nastaveného autorizačního konceptu, aby se zamezilo zneužití informací při jejich sdílení.

A abychom ještě více optimalizovali práci ve firmě, je užitečné připravit uživatelům integrované pracovní prostředí. Toho se docílí například tak, že do aplikací, se kterými uživatelé denně pracují, se bude integrovat DMS. Tato integrace přináší uživatelům řadu výhod při plnění jejich pracovních činností.

Uživatel nemusí při řešení svých úkolů a při práci s dokumenty vystupovat z aplikace. Celý proces práce může podpořit zavedení workflow pro definované standardní úlohy nebo činnosti.

Seznam úloh (Work list) je doporučeno integrovat do hlavní aplikace. Workflow úloha nebo činnost může být spjatá s řadou dokumentů. Při změně obsahu dokumentu se může automaticky vytvořit náhled dokumentu (malý náhled pro základní vizuální identifikaci dokumentu a velký náhled pro rychlé prohlížení obsahu bez nutnosti stahovat celý dokument).

Při komunikaci s dalšími subjekty a partnery, pokud aplikace používá ke komunikaci e-mail, se mohou při odesílání zprávy připojit dokumenty z DMS a o nově příchozí zprávě s příchozími dokumenty může být pracovník automaticky informován přes workflow. Došlé dokumenty systém uloží do DMS.

Tak se může zavést koncept bezpapírové kanceláře.

Základní vlastnosti DMS

Jádro systému reprezentuje základní potřebnou funkčnost jakékoli společnosti na dokumentační systém. Umožňuje zejména vytváření, modifikace, uspořádávání, vyhledávání a ukládání dokumentů a jejich verzí pro účely základních administračních, obchodních, projekčních a jiných aktivit v organizaci (např. tvorbu dopisů, administrativních přehledů, směrnic, smluv, obchodních, marketingových, analytických dokumentů, prezentací, poznámkových dat atd.).

Hlavní činnosti, které lze s dokumenty provádět, můžeme rozdělit do několika oblastí.

Metadaty řízené umístění dokumentu

Při vytváření dokumentu je uživateli nabídnut seznam typů dokumentu. Dokument může být vytvořen i bez zvolení typu, pokud jej však uživatel zvolí, musí vyplnit všechny povinné atributy dokumentu (jeho metadata). Vyplněná metadata určují umístění dokumentu v systému. Typ dokumentu může být odvozen (zděděn) z jiného typu dokumentu. Pro daný typ dokumentu je možné definovat unikátní množinu atributů. Příklad: Je možno říci, že u dokumentu typu „Faktura“ je unikátní dvojice Zákazník a Číslo faktury. Systém zajistí, že nedojde k uložení stejné faktury dvakrát.

Správa verzí dokumentu a sledování historie

Některé dokumenty se neverzují, u jiných je možné vytvářet různé verze, přičemž právě jedna verze dokumentu je vždy hlavní. Systém uchovává každou revizi dokumentu (tj. každou změnu verze dokumentu). Nepotřebné revize jsou automaticky mazány dle nastavení konfigurace administrátora. Verze dokumentu se otevírá buď pouze ke čtení, nebo pro zápis. Je možné z ní udělat klon dokumentu s novou verzí, která se označí za hlavní.

Rychlé hledání – jak vyhledávat dokumenty

Dokument je možné vyhledat na podkladě jeho metadat, jeho názvu, čísla dokumentu, přiřazeného štítku, krátké poznámky (tagu) nebo podle jiných zadaných kriterií. Je možné také specifikovat, které typy dokumentů jsou zahrnuty do vyhledávání.

Flexibilita a automatizace v umístění dokumentů

DMS obsahuje pohledové i adresářové struktury nad dokumenty. Primární jsou pohledové struktury, do kterých se dokumenty zatřídí zcela automaticky podle svých metadat (čím více metadat vyplním, tím lépe dokument umístím). Administrátor definuje základní pohledové struktury podle stanovených kritérií, například podle struktury pořizovatelů-subjektů nebo podle klientů k nimž se dokumentace váže atd. Pohledových struktur může být libovolné množství. Uživatel si může vytvořit také svoji adresářovou strukturu, pokud je tak zvyklý pracovat. Dokument najde vždy tam, kam ho vložil, ale zároveň jej najde i v různých pohledových strukturách, kam patří dle zadaných metadat. Je možné vytvářet dočasné nebo účelové pohledové struktury napříč dokumentací.

Uživatelský komfort a práce s dokumenty

V adresáři, resp. uzlu pohledové struktury jsou soubory (jejich verze) zobrazeny v tabulce s defaultně definovanými sloupci (např. jméno, verze, formát, přípona, atribut X atd.). Uživatelé si mohou zobrazení sloupců přizpůsobovat podle svých potřeb. Uživatel si může zobrazit seznam naposledy otevřených dokumentů či seznam naposledy modifikovaných verzí dokumentů. Dokumenty je možné ve struktuře přesouvat (drag and drop) nebo uložit i do jiných externích úložišť. Dokumenty je možné importovat přímo z aplikace MS Outlooku, a také je naopak možné odeslat označený dokument mailem.

Bezpečnost – přístup k dokumentům dle nastavených uživatelských práv

K dokumentům se přistupuje podle definovaných uživatelských rolí a práv skupin uživatelů. Z toho plyne diferencované zobrazení pohledové struktury podle oprávnění (vedení organizace, vedoucí oddělení, manažeři projektů, členové týmů, …) a podle různé úrovně (čtení, zápis, …). Součástí systému je aplikace pro administraci. Slouží pověřeným osobám – administrátorům pro správu systému. Administrátoři mohou prostřednictvím aplikace spravovat číselníky, typy dokumentů, pohledové struktury, uživatele a uživatelské role a jejich přístupová práva.

Podporované formáty souborů

DMS podporují různé dokumentační formáty, které může administrátor libovolně rozšiřovat. Ke každému dokumentu známého formátu systém automaticky vytváří náhledy, které usnadňují a zpřehledňují práci. Dokumenty ve formátu MS WORD systém umí konvertovat do PDF.

Podpora skenování a OCR

Existuje možnost pracovat s nástrojem OCR, který vnitřně převede dokument do textového tvaru a umožní fulltextové vyhledávání v textovém obsahu.

Další možnosti s DMS

Rozšiřující vlastnosti systému reprezentují možnou funkčnost systému DMS, která obvykle není součástí základní výbavy, ale lze ji na přání konkrétního zákazníka dodělat. Jde například o funkce a moduly:

Tvorba šablon

Pro často zpracovávané dokumenty je možné předpřipravit šablony, které se budou automaticky plnit daty na podkladě metadat. Šablony mohou také obsahovat dynamická pole k vyplnění uživatelem. Šablony mohou existovat např. pro faktury, pracovní dohody atd. Může se jednat o šablony v MS Word, MS Excel, HTML apod. Do šablon se mohou také automaticky plnit data z interních systémů zákazníka, pokud se integrují se systémem DMS, například z účetních systémů, CRM systémů apod.

Workflow a automatizace procesů

Pro účely automatizace procesních úkonů s dokumenty se definuje workflow, které umožňuje hlídat termíny, delegovat práci, schvalovat nebo nastavovat další kroky podle toho, co je třeba s dokumentem dále dělat. Je možné např. zobrazit všechny dokumenty, kterým už vypršel termín k nějakému úkonu zpracování. Workflow se může definovat pro interní úkoly a schvalování, nebo úkoly a schvalování s externí protistranou s tím, že jednotlivé kroky ve workflow mohou vést až k podpisu dokumentu, jeho naskenování a zaslání zpět mailem vlastníkovi v PDF nebo třeba do jiného informačního systému. Dokumenty je možné elektronicky podepsat.

Integrace DMS s interními i externími systémy – API rozhraní

S DMS je možné integrovat interní i externí aplikace zákazníka. Smyslem je, aby se DMS stal centrálním úložištěm dat zákazníka, aby existoval jeden přehledný systém jeho veškeré dokumentace. Příkladem smysluplné interní integrace může být CRM systém, účetní systém nebo už zmíněný „core systém“, který podporuje hlavní obchodní činnosti zákazníka. Integrace je možná i s externími systémy zákazníka, tedy například systémy jeho obchodních partnerů. S partnery je možné si vyměňovat dokumenty, pracovat nad rozpracovanými dokumenty, podepisovat smlouvy, definovat si společné pracovní postupy a realizovat je s pomocí workflow. To bude hlídat plánované termíny prací, schůzek, pomůže s delegováním prací na spolupracovníky nebo pracovníky partnera, umožní koordinaci práce nad stejným rozpracovaným dokumentem a bude upozorňovat na prošlé termíny. Rozhraní k aplikaci může mít formu webové služby typu REST nebo SOAP.

Mgr. Lenka Kamenická Mgr. Lenka Kamenická
Autorka článku je obchodní ředitelkou Syntea software group a.s.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Úsměv namísto podpisu a robot na místě prodavače

IT Systems 11/2020V novém vydání IT Systems se věnujeme trendům v digitalizaci bankovnictví a finančního sektoru, který je sice vnímán jako velmi konzervativní odvětví, ale ve vztahu k informačním technologiím patří naopak mezi ty nejprogresivnější. Tlak konkurence i nebankovních institucí a požadavky zákazníků totiž nutí celé odvětví, aby přijímalo nejnovější technologie.