Změny v postavení spisové služby

Legislativní vývoj v oblasti předpisů týkajících se vedení spisové služby již konečně odráží posuny v poměru elektronických a listinných dokumentů, které jsou organizacemi privátního i veřejného sektoru zpracovávány. Následující příspěvek naznačuje průběh těchto legislativních změn za poslední dva roky a ukazuje, jaké důsledky mají tyto změny na postavení spisových služeb a co je třeba v této oblasti řešit.
Legislativa pro spisovou službu Pojem spisová služba jako odborná správa dokumentů není termínem novým, ale vzhledem k prudkému rozvoji elektronických dokumentů získává nový rozměr. Základním právním předpisem pro tuto oblast je záko... více »

Digitalizace je první krok do bezpapírové kanceláře

Komplexní systém pro řízení a správu dokumentů by měl obsahovat přibližně desítku vzájemně integrovaných funkcionalit. Všechny mají společně za úkol zajistit kompletní životní cyklus digitalizovaných materiálů v organizaci.
Mezi základní funkcionality uceleného řešení správy dokumentů patří management digitálních aktiv, tisk a zobrazování, skenování, řízení workflow, správa záznamů, archivace a skartování, ukládání dokumentů, elektronické formuláře, kontrola dokumentů z pohledu norem ISO a moduly pro bezpapírovou kancelář. V rámci organizace by měl fungovat jeden centrální systém pro řízení dokumentů, v němž všechny informační materiály ... více »

Světem obchází strašidlo elektronický dokument

V podstatě každý, kdo používá e-mail, obdržel nebo poslal elektronický dokument. Prakticky všechny dokumenty, s nimiž nyní v životě pracujeme, vznikly elektronicky. Přesto většinu dokumentů, které považujeme za důležité a hodné uložení pro budoucnost nebo které potřebujeme ověřeně doručit, vytiskneme a založíme nebo podepíšeme a odešleme doporučeně poštou.
Elektronické dokumenty nám samovolně pronikly do života. Prostě jsme je dostali e-mailem a pak jsme je zase odeslali. A právě v tom tkví jejich hlavní síla a faktická samozřejmost. Těžko dnes budeme hledat někoho, kdo bude využití výhod elektronických dokumentů popírat. Pro pořádek si ... více »

„ECM aplikace přinášejí úspory, proto budou pro firmy zajímavé,“

říká Vladimír Sýkora, generální ředitel společnosti Sabris

Společnost Sabris uskutečnila na začátku letošního roku významnou akvizici. Odkoupila jednoho z předních dodavatelů aplikací pro správu podnikového obsahu (ECM – Enterprise Content Management). Proč považuje právě tento segment za lukrativní, jaké jsou její priority do budoucna v roli předního partnera společnosti SAP a další otázky zodpověděl v exkluzivním rozhovoru pro IT Systems a CVIS.cz generální ředitel společnosti Vladimír Sýkora.
Ve funkci generálního ředitele působíte od roku 1998. Jaké největší změny v trendech jste za tu dobu zaznamenal na českém trhu s podnikovými aplikacemi? Obor ICT je jedním z nejdynamičtějších a rychlost... více »

Integrační řešení aneb Další krok v EDI komunikaci

V současné době již řada společností úspěšně implementovala standardní EDI komunikaci, výměna elektronických zpráv GS1 EANCOM s obchodními řetězci je několik let již zcela běžnou záležitostí. Zároveň se však zvyšuje rozmanitost a hloubka požadavků jednotlivých obchodních partnerů jak z hlediska řešených procesů, tak z hlediska použitých EDI standardů, požadovaných komunikačních kanálů, a hlavně i rychlosti realizace. To přináší zvyšující se požadavky na flexibilitu řešení a klasický koncept EDI konvertoru přestává vyhovovat – nastupuje integrační platforma.
Co přináší integrační platforma Integrační platforma představuje flexibilní řeše... více »

PDM systémy jsou ve výrobních firmách klíčem ke konkurenceschopnosti

Ať chtějí či nechtějí, musejí dnes výrobní společnosti hledat způsoby, jak zefektivnit své výrobní procesy. Podle profesora Jiřího Marka, autora knihy Integrovaný vývoj produktu a jinak technického ředitele společnosti Toshulin, ovlivňuje až dvě třetiny výrobních procesů oddělení konstrukce, která tak bývá ve většině výrobních podniků úzkým místem. Zkušenosti úspěšných výrobních společností ukazují, že je třeba toto úzké místo rozšířit, aby prostřednictvím neustálých inovací dokázaly čelit sílícím konkurenčním tlakům na trhu.
Základní výzvy: rychlost, kvalita, variantnost V posledních několika letech byly výrobní podniky nuceny významně... více »

Jak na řízenou dokumentaci?

Česká republika má dlouholetou tradici ve strojírenství. Postupně roste nejen konkurence na světovém trhu, ale i složitost výrobků a požadavky na spolehlivost, přesnost, rychlost dodávek, cenu atd. Logickým důsledkem je tlak na opakovatelnost výroby pro zajištění standardních parametrů výroby a následná certifikace často dle ISO. ISO však není jen o vytvoření dostatečně velkého množství dokumentace, ale zejména o řízení procesů, včetně procesů řízení dokumentace.
Dokumentaci je možno jistě řešit striktně papírově, ad absurdum zcela bez využití výpočetní techniky, ale pokud je skutečným cílem podpořit vlastní podnik, pak je nasazení IT sa... více »

Jak integrovat bez rozhraní i bez integrační platformy?

Zkušenost posledních let ukazuje, že řízené předávání XML dat mezi informačními systémy je po všech stránkách výhodnější alternativou nejen vůči vytváření integračních rozhraní, ale často i vůči klasické integrační platformě. Rozhodně je tak tomu v organizacích, kde jsou zpracovávány relativně malé objemy dat. Tedy organizacích, jako jsou například výrobní podniky.
Co se týče integrace informačních systémů, je situace ve většině výrobních firem velmi podobná. Funguje zde aplikace pro řízení výroby, účetní systém, potom systém, v němž jsou spravována data o zákaznících, personalistika, řízení skladů, objednávkový systém a nejspíš i několi... více »

Spisová služba a důvěryhodné ukládání dokumentů

Výměna dokumentů pomocí Informačního systému datových schránek (ISDS) přispěla k masivnímu nárůstu počtu digitálních dokumentů. Tomu se veřejná správa dlouho vcelku úspěšně bránila a měla pro to jeden poměrně pádný argument – dosud nebylo dořešeno, jak digitální dokumenty důvěryhodně ukládat.
Hrozí „doba temna“? Situaci skutečně nelze brát na lehkou váhu. Kdo by se chtěl dočkat chvíle, kdy nebude možné zobrazit a přečíst uložené digitální dokumenty? Kdo by chtěl takto ztratit část své historie? Bohužel i touto tvrdou zkušeností si již prošly některé zahraniční instituce a odborníky používané pojmenování pro současnou dobu „digital dark ... více »

Řízení informací a záznamů

podle normy ISO 15489

Způsob řízení dokumentů, záznamů a jejich obsahu může být různý. Jak nejlépe zpracovat, řídit a uchovávat dokumenty a záznamy? Dokážete nalézt správné dokumenty a záznamy v okamžiku, kdy je potřebujete použít? Jakým způsobem vám napomáhá váš systém řízení dokumentů a záznamů při zvyšování efektivity? Odpovědi na tyto otázky jsou zahrnuty v požadavcích normy ISO 15489:2001 Information and Documentation – Records Management (Správa informací a dokumentů – spisová služba).
Norma ISO 15489-1:2001 Information and Documentation – Records Management (Správa informací a dokumentů – spisová služba) je rámcem nejlepších praktik (best practices), k... více »