Pokud alespoň občas navštěvujete pobočku banky nebo operátora, určitě jste se už podepisovali na malý sign-pad, který slouží k zaznamenávání podpisového vzoru při uzavírání smluv, případně na ověřování podpisu při potvrzování transakcí. Je přirozené, že technologie pro digitální podepisování začaly jako první používat velké společnosti. Jelikož zpracovávají velké objemy papírových dokumentů, dávala digitalizace vzhledem k počátečním investicím největší smysl právě jim.

Dnes je ovšem technologie digitálního podpisu nejenže cenově dostupnější než v minulosti, ale poskytuje i širší možnosti využití. Nejde už jen o lepší bezpečnost či vyšší komfort pro klienty, které v první fázi rozšiřování digitálního podepisování přesvědčily banky a telco operátory. Menší a středně velké firmy láká tato technologie hlavně příslibem zrychlení a zefektivnění procesů, ale i úspory nákladů.

Tablet místo sign-padu

Například Agentura Plus, která zajišťuje zejména personální leasing a pracovníky pro dočasnou výpomoc, zpracovává měsíčně desítky tisíc listů papíru. Lidé na centrále a sedmi pobočkách po celé zemi podepisují pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti nebo o provedení práce, i rozličné související dokumenty, jako jsou prohlášení na daňové úlevy, prohlášení o hmotné odpovědnosti a výplatní pásky. V minulosti museli zaměstnanci agentury všechny podepsané dokumenty vytisknout a uskladnit v papírové podobě, s čímž přirozeně souviselo nejen množství nákladů na tisk a archivaci, ale i zbytečných prostojů. Tisk, zakládání a případné dohledávání dokumentů zabíralo pracovníkům na pobočkách značnou část pracovní náplně. Od minulého roku se již agentuře papírový archiv nerozšířil. Všechny papíry – od smluv až po výplatní pásky – totiž lidé podepisují elektronicky. Agentura Plus přitom na svých pobočkách nevyužívá specializované jednoúčelové sign-pady, ale obyčejné tablety, které dokážou zaznamenávat podpis dotykovým perem na obrazovku. Speciální software přitom zajišťuje, aby byl každý dokument podepsaný, ať už se jedná o smlouvu, výplatní pásku nebo jiný dokument. Pracovník agentury má všechno před sebou, údaje si může překontrolovat, čímž se zamezuje případným sporům, že podepsal něco jiného, než si myslel. Připomíná to způsob podepisování, na který jsme byli vždy zvyklí. Rozdíl je pouze v tom, že vlastnoručně nepodepisuje papír, ale elektronický dokument přímo na obrazovce tabletu.

Rychlejší obchodování

Jiný příklad, kdy je využití digitálního vlastnoručního podpisu přínosné, je obchodování v terénu. Obchodník typicky navštíví zákazníka, odprezentuje mu produkty či služby a ujasní si jeho představy, aby mu mohl následně poslat na míru ušitou nabídku. Pokud klient souhlasí, je třeba se mu nadále věnovat a získat od něj objednávku nebo podpis smlouvy. Teprve potom následuje fakturace. To vše obvykle trvá několik dní, v horším případě i týdnů, během kterých roste riziko, že zákazník svůj záměr přehodnotí, případně přijme nabídku od konkurence. Digitální podpis umožňuje celý akviziční proces urychlit. V ideálním případě obchodník přímo na setkání doladí nabídku v tabletu, doplní potřebné údaje a dá zákazníkovi objednávku či smlouvu ihned podepsat. Podepsaný dokument poté může z tabletu okamžitě odejít do centrály, kde se spustí návazné procesy – ať už vystavení faktury, aktivace služby nebo například objednání zboží ze skladu.

Podobné přínosy může mít digitální vlastnoruční podpis pro servisní firmu, například pro poskytovatele údržby a revizi výtahů nebo pro přepravní společnost, která rozváží materiál například na stavby.

Digitální podepisování tak otevírá firmám dveře ke zcela novým konceptům prodeje či obsluhy zákazníků, při kterých se klientský pracovník může pohybovat po prodejně, nebo dokonce po nákupním centru či po náměstí s tabletem v ruce a aktivně oslovovat zákazníky. Na tabletu jim může ihned na místě odprezentovat nabídku a následně s nimi uzavřít i smlouvu v elektronické podobě.

Co dělat s digitálními dokumenty

Přirozeným výsledkem digitálního podpisu je omezení papírových dokumentů, ale současně nárůst množství elektronických dokumentů. Přirozeně proto vyvstává otázka: „Jak budeme hromady elektronických dokumentů zpracovávat a archivovat?“ Tuto otázku je dobré zodpovědět už před výběrem systému pro digitální podepisování. Je totiž více než vhodné, aby zvolené řešení bylo flexibilní z hlediska výběru úložiště dokumentů a možnosti integrace s řešeními pro management dokumentů (DMS). Pro skutečné zefektivnění procesů je totiž nezbytné, aby k souborům, které vznikají při digitálním podepisování, měli přístup všichni oprávnění pracovníci v navazujících procesech. Proto vůbec neuvažujme o možnosti, že by podepsané soubory setrvaly pouze na zařízení, kde vznikly. Kam tedy s nimi? Možností je několik:

1. Sdílený síťový disk

• První možnost, kam uskladnit digitálně podepsané smlouvy, přejímací protokoly, dodací listy či potvrzení o revizích nebo servisních zásazích, je sdílený disk v lokální počítačové síti.
• Vytvoření centralizovaného disku je poměrně jednoduché, takže by to neměl být problém ani pro běžného správce sítě. K souborům mohou po nastavení přístupových práv přistupovat i jiní uživatelé připojení do firemní sítě, případně i vzdáleně přes internetový FTP protokol.
• Data mohou být uskladněna na sdíleném disku jednoho z počítačů připojených do lokální sítě, nebo na vyhrazeném serveru, který poslouží jako souborový systém. Tak či onak, nevýhodou je, že o archivovaná data je třeba se starat – především vyřešit zálohování a jejich bezpečnost. Je třeba také myslet na to, že toto řešení neposkytuje mnoho jiných možností pro další správu a management souborů, a už vůbec ne pro automatizaci procesů.

2. Cloudové úložiště

• Modernějším, pohodlnějším, bezpečnějším a efektivnějším řešením, než ukládat dokumenty na lokální disk, je využít některého z populárních cloudových úložišť, jako jsou Google Drive, Dropbox nebo OneDrive, samozřejmě v kombinaci se šifrováním dat, které zajistí potřebnou ochranu.
• Většina lidí dnes tvoří dokumenty v sadě Office. Představte si, že v kanceláři připravíte smlouvu, kterou uložíte ve formátu PDF do cloudového úložiště. Když odejdete za klientem probrat osobně poslední detaily, vezmete si s sebou tablet, na kterém při setkání zkontrolujete iniciály, podmínky a zákazníkovi dáte smlouvu okamžitě podepsat přímo na displej. Software pro digitální podepisování zajistí, aby nebylo možné změnit obsah kontraktu ani podpisy a automaticky jej uloží na virtuální disk v cloudu. V případě potřeby se dá takový dokument zašifrovat tak, aby se dal obsah přečíst pouze pomocí speciálního klíče.
• Pokud je software pro digitální podepisování integrovaný s cloudovými službami, je archivace a sdílení podepsaných elektronických dokumentů velmi komfortní. Od uživatele se nevyžadují žádné další kroky a dokument je ihned po uložení dostupný oprávněným kolegům, kteří s ním mohou začít pracovat – ať už jde například o zajištění dodávky zboží nebo o fakturaci.

3. Document Management System (DMS)

• Třetí možnost, co udělat s elektronickými dokumenty, je využít systém pro správu a management dokumentů (DMS). Může jít o lákavou možnost pro firmy, které mají vyšší nároky a nechtějí jen bezpečné úložiště pro dokumenty, ale mohou vyžadovat například hlubší integraci s podnikovým ERP systémem, nebo chtějí spouštět nad dokumenty procesy.
• Myšlenka nasadit DMS systém může znít komplexně a draho, už dávno však nejde o řešení pouze pro velké podniky. K dispozici jsou i produkty vhodné pro menší firmy s 20 až 50 uživateli. Pro společnosti, které jsou nakloněny cloudu a chtějí mít propracované možnosti správy dokumentů, jsou DMS k dispozici také online ve formě služby.
• DMS umožňuje detailně nastavovat přístupová práva, řídit celkový životní cyklus dokumentů a vytvářet nad dokumenty automatizované procesy. Když například obchodník distribuční firmy v terénu podepíše na tabletu se zákazníkem smlouvu a dokument odejde do DMS systému, automaticky odchází na finanční oddělení, kde ji zaregistrují a založí novou elektronickou složku zákazníka. Na základě smlouvy se vygenerují úlohy pro logistické oddělení (které již do smlouvy a podmínek nemá přístup) a připraví se předávací protokol, který dostane řidič náklaďáku s naloženým zbožím. Při doručení dodávky zákazník řidiči podepíše protokol znovu na tablet, odkud okamžitě odchází na účetní oddělení, které zákazníkovi vystavuje fakturu.
• Procesy tedy běží automatizovaně a ještě dříve, než se obchodník vrátí ze setkání nebo jak přijde řidič z rozvozu zboží. Možnost okamžitě generovat na základě dokumentu předdefinované úlohy pro jednotlivé lidi nebo oddělení ve firmě, je hlavní výhoda oproti lokálním nebo cloudovým úložištím, která slouží opravdu „pouze“ pro sdílení souborů.