Pokud se zaměříme na vlastní proces náboru, je zřejmé, že osobní práce s uchazeči přichází až poté, kdy vznikne inzerát na nové místo a proběhne složitá komunikace s uchazeči o místo (jichž mohou být stovky) a jejich předběžné vytřídění. Právě v této oblasti dokážou informační technologie výběr správných uchazečů zrychlit, zvýšit jejich kvalitu a přitom snížit náklady na vlastní nábor. Pojďme se podívat, jak tohle všechno funguje.

Obr. 1: Statistiky, v tomto případě přehled zdrojů, odkud se uchazeči hlásí

Jak odstranit rutinu

Personalistům zjednodušují práci hlavně internetové náborové systémy, které se ve světě prudce rozvíjejí. Základem všech těchto řešení je snaha o odbourání rutiny spojené s náborem. Příkladem mohou být MrTed, Taleo nebo RecruitActive. V Česku zatím pro komplexní správu náborového procesu funguje jediný systém LMC G2.
Systémy obvykle dokážou automatizovat jednotlivé fáze náboru – od zadání a publikování pozice přes prvotní třídění reakcí kandidátů, průběh pohovorů až po samotný nástup vybraného uchazeče. Abychom byli konkrétní, uveďme pro příklad systém LMC G2. V něm můžete z jediného místa zadat personální inzerci na různé pracovní portály nejen v Česku, ale i v zahraničí. Dále je možné oslovit oborové servery, celostátní či regionální tisk a firemní či kariérní stránky. Prostřednictvím LMC G2 lze snadno zaslat aktuálně poptávané pozice přímo do konkrétní personální agentury, nebo i několika agentur najednou. Současně je přitom systém propojen se stále rostoucí databází uchazečů, kteří své životopisy zadali na portálech Prace.cz nebo Jobs.cz.
Následuje zajištění průběžné komunikace s kandidáty, kteří jsou informování o stavu a fázích náborového procesu. Díky tomu si i potenciální zaměstnavatel buduje dobré jméno, protože není tím, kdo by od stovek uchazečů pouze přijímal životopisy bez jakékoli reakce. Na takové chování jsou podle interních průzkumů firem provozujících náborové systémy uchazeči o práci velmi citliví a dlouho si je pamatují. Náborové systémy dokážou zvládnout drtivou část komunikace s kandidáty automaticky bez nutnosti neustálých zásahů personalisty. Zvládnou například i oslovení v pátém pádě, takže kandidát má pocit, že se mu společnost věnuje osobně.
Třetí hlavní etapou je vyhodnocení náborového procesu. Díky internetovým náborovým systémům má personalista obvykle k dispozici kompletní komunikaci s uchazečem a může tak jednoduše mapovat vývoj vztahu mezi firmou a uchazečem. Součástí náborových systémů je také statistický modul. Pomocí něj je možné srovnávat efektivitu a náklady na nábor na jednotlivá místa. A právě díky automatizaci rutinních činností je oproti klasické „papírové“ personalistice nábor pomocí on-line systémů nejen rychlejší, ale také levnější a kvalitnější.

Obr. 2: Seznam uchazečů se zájmem o danou pozici a možnost další práce s nimi

Roli hraje efektivita

Výsledkem je vysoká efektivita přijímání nových pracovníků. Právě důraz na efektivitu v průběhu krize i v současném období zájem o recruitmentové systémy silně podpořil. Díky nim lze totiž velmi přesně sledovat a kontrolovat náklady vynaložené na nábor. Například je jasně vidět poměr mezi celkovým počtem zhlédnutí on-line náborového inzerátu a počtu reakcí na tuto pozici.
To vše pak HR oddělení může využít pro analýzu odezvy na inzerované pozice, vyhodnocování atraktivity pozic, i celých náborových kampaní. Data za delší časový horizont mohou napovědět, jak je společnost žádaná na pracovním trhu a jaká je její atraktivita coby potenciálního zaměstnavatele. Společnost může zjistit, z jakých náborových zdrojů reagují kandidáti na pozice nejvíc, případně odkud přišli úspěšní kandidáti, kteří prošli až do finálního kola výběrových řízení. Velmi užitečný může být kupříkladu i souhrn důvodů, proč uchazeči opouštějí výběrová řízení. Efektivitu lze chápat i tak, že peníze investované do náborového systému se díky nižším nákladům na nábor velmi rychle a násobně vrátí.

Neuzavírat!

Důležitým rysem on-line systémů je jednoduché a přehledné prostředí. Nikdo totiž nepředpokládá, že personalisté jsou IT odborníci. Proto jsou tyto systémy většinou doprovázeny vysvětlujícími titulky, kontextovou nápovědou nebo názornými příklady. Kromě toho si personalisté mohou systém nastavit podle svého tak, aby byl přizpůsoben firemním náborovým standardům. Z hlediska fungování v rámci firmy je ale také důležité, aby se on-line náborový systém dal propojit s dalšími systémy ve společnosti.
Možná se teď právě zeptáte, zda by nebylo lepší, kdyby náborový systém pracoval přímo u cílového zákazníka. Důvodů pro volbu webové aplikace je několik. Hlavním je levný měsíční provoz. Nemusíte se starat o to, zda máte odborníky na správu takového systému, zaplacené licence a jestli všechno funguje. O to se stará dodavatel, který náborový systém dodává jako službu – ne jako softwarový program. Výhodou také je, že systém bude fungovat na všech počítačích, na kterých funguje internetový prohlížeč.

Obr. 3: Plánování pohovorů s uchazeči, kteří vyhovují požadavkům na danou pozici

Požadavky na správný náborový systém

Podle internetového magazínu All in HR by měl správný náborový systém splňovat deset základních podmínek. Pojďme si je stručně projít, abyste věděli, na co si při výběru dát pozor:

1. Přizpůsobení systému a bezproblémová implementace – je důležité, aby i komunikace s potenciálními uchazeči fungovala tak, jak je v dané společnosti zvykem. Stejně tak je nezbytné hladké nasazení systému.
2. Podpora a školení – oblast, na kterou se často zapomíná. Školení přitom zvyšuje potenciál využívání systému.
3. Spolehlivost – zajištění fungování systému je naprosto zásadní. Nefunkční systém totiž nejenže vytváří prostoje personalistům, ale může negativně působit i na uchazeče.
4. Jasné náklady – každý on-line náborový systém by měl mít jasně určeno, za co klient platí a do budoucna bude platit. A bez skrytých poplatků.
5. Automatizace a workflow – systém by měl obsahovat maximum volitelných nástrojů pro automatizaci rutinních činností. Tak, aby si klient mohl sám zvolit, které využije a které ne.
6. Integrace – jak už bylo řečeno, je důležité, aby bylo možné náborový systém propojit s ostatními informačními systémy ve firmě.
7. Technologičtí partneři dodavatele – možná to vypadá zvláštně, ale měli byste se zajímat i o to, na čem běží náborový systém. Je to dobré vědět hlavně kvůli možnostem budoucího rozvoje.
8. Skutečný partner – poskytovatel náborového systému by neměl být jenom pouhým dodavatelem, ale hlavně partnerem zákazníka. Další vývoj systému by totiž měl probíhat i na základě jeho požadavků a představ.
9. Přístupnost – systém by měl být uživatelsky přívětivý a jednoduchý pro obsluhu i uživatelům, kteří nemají s podobnými systémy velké zkušenosti.
10. Nástroje a vlastnosti – personalisté by měli mít možnost volby jednotlivých částí náborového systému tak, aby se hodily pro jejich práci a aby jejich společnosti nemusely platit za zbytečně nevyužité části.
11. Pro tuzemské firmy si dovolíme přidat ještě jedenácté přikázání – podpora české legislativy a specifik českého pracovního trhu.

Zdeněk Němec
Autor působí ve společnosti LMC, která je dodavatelem systému G2 pro správu náborového procesu.