1. Než začneme

V každé výrobní firmě se před zaplánováním vlastní výrobní zakázky musíme spolehnout na bezvadnou spolupráci níže uvedených oddělení:

• Technická příprava výroby – základní stavební kámen výrobní firmy - stanovuje základní pracovní postupy výroby, dělí zakázku na výrobní úkoly, definuje vstupní materiály a jejich množství, kalkuluje normohodiny v dílčích pracovních úkolech. Výsledkem je kalkulace s informacemi, kolik konkrétního materiálu je pro výrobu potřeba (důležitá hodnota pro rezervace skladových zásob) a normohodiny (informace pro plánování pracovních činností zaměstnanců ve výrobním oddělení).
• Plánování výroby - v tomto případě hraje roli hlavního supervizora lidských zdrojů a kontroly dostatečného množství materiálu na skladě - na základě informací z technické přípravy výroby rezervuje materiál ve skladu pro výrobní zakázku a stanovuje časový harmonogram výroby v návaznosti na realizaci ostatních výrobních zakázek tak, aby bylo maximalizováno využití lidských zdrojů.
• Výrobní oddělení – kontrola a zdroj reálných výrobních hodnot - v rámci zaplánované zakázky dohlíží pověřená osoba na efektivitu práce a skutečné materiálové náklady. Informace o skutečných materiálových nákladech a odpracovaných hodinách následně vstupují do systému v realizaci výrobní zakázky.
• Oddělení IT – to by nám mělo zajistit vhodný a užitečný informační systém, který je schopen absorbovat naše individuální požadavky na náš způsob řízení výroby a podpořit naše firemní procesy tak, jak my to považujeme za optimální.

V tomto článku se zabýváme procesem řízení výroby s podporou ERP, počínaje zákaznickou objednávkou po přijetí hotového výrobku na sklad. Je nasnadě, že komplexní ERP by měl provázat do procesů i veškeré další činnosti firmy. Ty, které zákaznické objednávce předcházejí (CRM, obchod…), které výrobní proces podporují (skladové hospodářství, nákup, údržba…), i ty, které po něm následují (fakturace, účetnictví, doprava…).

2. Proces řízení výroby

Ve chvíli, kdy v systému máme k dispozici novou potvrzenou objednávku od zákazníka, je informace předána oddělení plánování výroby. Zde se objednávka rozpadne na základě objednaných artiklů do výrobních zakázek, u kterých je evidováno objednané množství artiklu. Plánovací oddělení ke každé výrobní zakázce doplní časový harmonogram výroby dle výrobních kapacit, a tím dojde k finálnímu vstupu informace do systému plánování o nové zakázce. Následným automatizovaným výpočtem dle informací z oddělení technické přípravy výroby se zakázka rozpadne do dílčích výrobních úkolů, pracovních činností a materiálových vstupů. Tyto informace jsou stěžejní pro následující využití dat z výroby, a proto je nutné klást důraz na jejich správnou definici již v rámci technické přípravy výroby.

Ve chvíli, kdy jsou všechny důležité informace o výrobní zakázce k dispozici v informačním systému, může se přistoupit v rámci výrobního oddělení k vlastní realizaci. Prvním krokem výrobního oddělení je vyzvednutí si materiálu pro výrobu ze skladu. Následně časový harmonogram určí pořadí pracovních úkonů. V případě neočekávaných vnitropodnikových situací v personálním obsazení firmy, jako je například nemoc, se časový harmonogram oddělením plánování výroby přepracuje dle skutečnosti. Tímto krokem se aktualizuje termín dokončení výrobní zakázky. Po ukončení dílčího pracovního úkonu je do systému zapsána informace o jeho realizaci a také informace o skutečné časové náročnosti. Po dokončení všech pracovních úkonů na výrobní zakázce se provede kontrola skutečné spotřeby materiálu a informace se přenese do systému. Zde mohou nastat čtyři stavy:

• spotřeba materiálu odpovídá plánu oddělení technické přípravy výroby,
• materiálu bylo spotřebováno víc, než byl plán v technické přípravě výroby,
• materiálu bylo spotřebováno méně, než byl plán v technické přípravě výroby,
• materiál z technické přípravy výroby byl nahrazen jiným materiálem.

Po dokončení kontrolní činnosti a zápisu skutečných údajů do informačního systému provede výrobní oddělení příjem výrobku na sklad. Tímto krokem se celý proces řízení výroby uzavře.

Pokud v průběhu výrobního procesu nastane dodatečná změna množství vyráběného artiklu, je nutné změnu promítnout do požadavku ve výrobní zakázce. Následně plánovací oddělení společnosti přepracuje harmonogram výrobní zakázky – dodatečně rezervuje materiál pro výrobu na skladě, upraví časový harmonogram a s tím rozšíří potřeby personálního obsazení v rámci výrobního oddělení. Stejným způsobem může plánovací oddělení upravovat priority výrobních zakázek či dílčích pracovních úkonů.

Technologií způsobů odvádění výroby (vstupu informací z výroby) existuje celá řada. Využívají se především:

• stacionární terminály
• mobilní terminály
• technologie čárových, QR a jiných kódů
• sběr dat z výrobních linek

Na základě našich praktických zkušeností považujeme za podstatné správně definovat nejen způsob sběru dat, ale i využití komplexní znalosti celého výrobního procesu. Velmi často se v praxi ukáže, že zamýšlený sběr dat lze provést jinak a efektivněji. Například jednoduchým záznamem získáme řadu doplňkových dat (např. čas) a správně definované odvádění není administrativně přehnaně náročné. Velmi často se odkryjí tzv. automatické a poloautomatické body vhodné pro definování odvádění. Zásadní je, zda váš implementátor umí data nejen sbírat, ale následně i správně použít.

3. Vyhodnocení

Po ukončení procesu výroby můžeme zhodnotit data obsažená v informačním systému napříč všemi zúčastněnými odděleními v rámci výrobní zakázky. Základní data k výrobě (technická příprava výroby) nám poskytla předpoklady nákladů jak materiálových, tak i mzdových. Plánování výroby dohlédlo na správné využití lidských zdrojů. Výrobní oddělení provedlo výrobu a do systému poskytlo informace o skutečné materiálové spotřebě a časové náročnosti. Tímto se ucelil informační tok výrobního procesu a analýzou těchto dat získá společnost přehled o náročnosti výroby daného artiklu.

Porovnání kalkulovaných nákladů a skutečných nákladů ve výrobním procesu poskytne informace o správnosti kalkulací technické přípravy výroby, skutečných potřebách výrobního oddělení a oddělení lidských zdrojů. Níže uvedené příklady rozdílů mohou být vyhodnoceny a působit jako zpětná vazba při plánování budoucích výrobních zakázek:

• V případě, že skutečně použité množství materiálu je nižší než předpis technické přípravy výroby, je nutné zvážit, zda konkrétní materiál je pro výrobu oprávněně v daném množství nutný. Tímto opatřením je možné snížit výrobní náklady.
• V případě, že skutečně použité množství materiálu je vyšší než předpis technické přípravy výroby, je nutné doplnit v rámci technické přípravy výroby materiál do kalkulace. Po doplnění kalkulace se zpřesní skutečné náklady na výrobu tak, aby nebyla výrobní zakázka podhodnocena. Podobně je tomu i v případě, kdy byl materiál nahrazen. V takovém případě – při pravidelně se opakujícím nahrazování - je nutné zahrnout nový materiál do kalkulace z důvodu správného provedení rezervace skladových zásob při přijetí nové výrobní zakázky.

Stejnými pravidly se řídí i stanovení časové náročnosti dílčích výrobních úkolů v návaznosti na plánování pracovních činností zaměstnanců ve výrobním oddělení. V celkovém součtu rozdílů by měl být informační systém schopen poskytnout pravdivou informaci o nákladech výrobní zakázky a pro potřeby rychlých přehledů o odchylkách tyto rozdíly procentuálně vyčíslit. Při kontrole jedné zakázky je takto poskytnuta informace o jejím skutečném nákladovém stavu. Při pohledu na více zakázek za určité období je tímto stanovena informace o správnosti kalkulací a správné efektivitě výrobního procesu firmy. Takto stanovené výrobní procesy a analýza vstupních-výstupních dat pomůže při zlepšování hospodaření výrobní firmy a ke snížení zkreslení informací o skutečných nákladech na výrobu. Na závěr bych rád dodal, že moderní informační systém a propracované procesní řízení je i přes počáteční finanční investici nejlepším možným řešením pro optimalizaci chodu výrobní firmy.

Zdeněk Kudrnáč Autor článku je implementačním konzultantem společnosti BM Servis, s.r.o.