Záměrem finančních a investičních společností je často vstup do podniku a jeho revitalizace za účelem rychlé návratnosti investice nebo se jedná o dlouhodobý záměr, který definuje rozsah strategického portfolia investiční skupiny. Proto holdingy sledují u svých podniků zejména trend výnosů a realizovaných objednávek, vývoj cash flow, úvěrování, likviditu atd. Většinou také vyvíjejí tlak na sledování osobních nákladů a optimalizaci počtu zaměstnanců v návaznosti na výkonnost podniku, a to nejenom aktuální, ale i predikovanou na následující jeden až tři roky. V případě dlouhodobějších investičních záměrů s daným podnikem je pak také zajímá optimalizace jednotlivých úrovní řízení.

Manažerské výzvy

V určité chvíli dojde v podniku k situaci, kdy pracovníci na různých úrovních řízení pocítí potřebu získávat nové typy informací či pohlížet na současná data z jiného úhlu pohledu, dle zvoleného způsobu řízení podniku. Potřeby pracovníků na operativní úrovni řízení většinou směřují k rozšíření stávajících informací o některé další údaje, což je většinou řešeno spolu s dodavatelem primárního systému, který na základě těchto požadavků modifikuje stávající exportní sestavy z používaného softwarového systému. Pracovníci středního a vrcholového managementu však koordinují činnost a organizaci celého podniku či jednotlivých divizí. Požadují proto velké množství informací různého charakteru, a to bezprostředně po skončení účetního období. Investiční skupiny se zaměřují na různorodé segmenty. Ve svém portfoliu tak mohou mít firmy z mnoha odvětví, jako jsou například finanční služby, utility, strojírenství apod. Pokud takovýto holding nemá řešení automatizované konsolidace, pak tato různorodost společně s velkým počtem spravovaných společností (čítající často i desítky firem) způsobuje náročnost při získávání informací a přehlcení holdingového oddělení controllingu. Podobně na straně vlastněných společností musí být mnoho pracovníků, kteří neustále posílají data do holdingu. Je to časově náročný, k chybám náchylný proces, jelikož jsou data uložena na různých místech v roztříštěných systémech. Manažerům chybí informační podpora pro rychlé rozhodování, protože informace o reálném stavu k nim přicházejí s poměrně velkým (i měsíčním) zpožděním. Rozhodnutí například o zajištění financování určité firmy proto může přijít pozdě. Manažeři nemohou modelovat situace typu what-if, tj. co by se stalo, kdyby například byla prodána určitá společnost či divize, kdyby byl propuštěn určitý počet pracovníků, kdyby byl poskytnut úvěr konkrétnímu podniku apod. S manuálními systémy pro konsolidaci dat je takovéto modelování prakticky nemožné, a holdingy tak přicházejí o možnost vybrat si tu nejlepší strategii. Výzvy rovněž vznikají v případě převzetí společností, kdy personál převzaté firmy nemusí být vůči holdingu přátelsky naladěn a reportuje minimum dat, která neodrážejí celkovou skutečnost. Při využívání tradičního manuálního způsobu konsolidace holding nemá možnost přímo vstoupit do systémů převzaté firmy a data si ověřit.

Vlastnosti řešení manažerské konsolidace

Manažeři by měli po řešení manažerské konsolidace požadovat především rychlost, podporu modelování a flexibilitu. Flexibilita je nutná především z pohledu samotného byznysu investičních holdingů, kdy odkupy a prodeje firem jsou každodenním chlebem holdingu a kdy se portfolio společností velmi rychle mění. Každá nová firma přináší do holdingu nový typ reportingu, který je třeba integrovat do existujícího řešení bez nutnosti dalších prací na IT systémech. Ze strany vlastníků a vrcholných manažerů skupiny by také měl zaznít požadavek na jednotnou strukturu dat, které by jednotlivé společnost měly reportovat. A to nejen na data, ale také na jejich interpretaci, aby se porovnávaly stejné, relevantní údaje. Cílovým stavem řešení pro manažerskou finanční konsolidaci musí obsahovat možnost dynamické definice klíčových ukazatelů výkonnosti a následně možnost sledování jejich trendů a porovnání skutečnosti s plánem či forecast s využitím business intelligence OLAP databáze. Přehledné uspořádání výstupních reportů a jejich vyspělá grafika je rovněž důležitým prvkem, který má za cíl přinést uživatelům klíčové informace o výkonnosti takzvaně na první pohled:

• Webové prostředí pro dostupnost kdekoli a kdykoli to je třeba. Stačí pouze připojení k internetu a všechny potřebné reporty jsou uživateli okamžitě k dispozici.
• Navigace controllera či manažera systémem reportingu. Není potřeba znát všechny reporty a jejich obsah, uživatel je veden od sumární informace k detailní, například od celkové odchylky contribution margin až ke konkrétnímu nákladovému středisku nebo položce manažerského výkazu P&L.
• Možnosti přidání komentářů (k výsledkům společnosti, ale i k situaci na trhu) a jejich integrace do klíčových manažerských reportů.

Přínosy řešení

Hlavními výhodami BI řešení pro manažerské finanční konsolidace je efektivnější řízení výkonnosti společnosti na základě zvýšení přehledu od sumárních informací k detailům a efektivnější pohled do budoucnosti díky integrovanému plánování a zvýšení jeho flexibility a variantnosti.
Z pohledu přípravy je výhodou automatizace řešení a tím pádem úspora času a transformace definice činností spojených s tzv. dolováním dat, od pracného manuálního vyhledávání a sběru dat k vlastnímu controllingu. Díky tomu pracovníci controllingu dokáží rychle reagovat na požadavky manažerů, a to i v řádu minut, a jsou schopni namodelovat požadovanou situaci typu what-if. Řešení poskytuje jednu verzi pravdy, tj. reálná a ověřená data dokumentující reálný stav podniku.
Pokud je řešení otevřené a flexibilní, pak není problém přidat na úrovni holdingu nově zakoupenou firmu a integrovat její data a reporty do stávajícího řešení. A samozřejmě odbourání dnes poměrně častého způsobu konsolidace s pomocí vzájemně neintegrovaných excelových tabulek snižuje chybovost a nepřesnost dat a poskytuje manažerům podklady pro správné rozhodování a identifikaci příležitostí na trhu.
Důležitým výstupem je rovněž včasná indikace a odhalení disproporcí ve výkonnosti díky analýze klíčových finančních ukazatelů, což zrychluje přijatá nápravná opatření a zamezuje opomenutí závažných faktů nebo zajímavých příležitostí na trhu, které mohou přispět ke stabilizaci strategického portfolia investiční společnosti.

Jiří Kučera
Autor působí jako liniový manažer pro řešení performance management ve společnosti Infor Consulting Services.