Nastíněné otázky v úvodu dostává mnoho IT manažerů, a to i z řad středních a malých podniků, na některé z nich však v mnoha případech jen těžko hledají odpověď. Ještě složitější je to s prokazováním cen za IT. Diskuse mezi zástupci IT a byznysu pak často zabrousí do technických detailů, kterým protistrana nerozumí, a tudíž je ani příliš ochotně neakceptuje.

Trend snižování nákladů na IT

V posledním desetiletí jsme u většiny společností zaznamenali patrný posun ve vnímání přidané hodnoty IT, které nejprve téměř nekontrolovatelně investovaly do různých IT technologií. Poté, co vystřízlivěly, začalo jejich vedení výrazně tlačit na redukci IT nákladů. V dnešní době si tak mnoho středních i malých podniků klade zásadní otázku: co je vlastně férová cena za IT a kolik by mělo IT stát? Odpověď není jednoduchá – vždy se totiž jedná o kombinaci několika faktorů jak na straně IT, tak na straně byznysu. Zjednodušeně řečeno, jde o požadavek na kvalitu a objem technologií při zachování stanovené hranice vynaložených finančních prostředků. Výsledkem pak je cena za jednotku, kterou lze srovnat s cenou dosahovanou na trhu. Jak ale tuto férovou cenu zjistit?

Standardní katalog služeb

Nejprve musíme porozumět skutečným IT nákladům a pochopit, co za ně IT poskytuje. To v praxi znamená spojit dohromady účetní a technické znalosti IT a vytvořit standardní katalog IT služeb s jasně definovaným způsobem výpočtu ceny za poskytované služby. Standardní katalog služeb nám poskytne komplexní informace a zároveň umožní porovnat služby s ostatními společnostmi na trhu. Tím se nám také zjednoduší rozhodování, zda nezvolit cestu cloudového řešení či outsourcingu. Jakmile máme katalog služeb k dispozici, měli bychom definovat strukturu IT nákladů, tj. ukázat, z čeho se cena výsledné služby skládá a jak budeme pracovat s jednotlivými druhy nákladů (které budou fixní, které variabilní, přímé, nepřímé atp.).

Celkový model IT nákladů

Celkový model IT nákladů se většinou skládá ze dvou částí:

1. vnitřní služby IT – například uskladnění dat, databáze, webový server, serverovna, počítačová síť, internetové připojení atd.,
2. byznys služby – služby, které „vidí“ zákazník IT, například aplikace, počítač, e-mailová schránka atd.

Mezi těmito vrstvami pak musíme definovat alokační klíče či měrné jednotky, které určí, jakou část vnitřních nákladů IT pohlcují jednotlivé byznys služby (často je reprezentují samotné aplikace, což je pro začátek přijatelný a lépe uchopitelný způsob jejich definice). Právě při definování byznys služeb je bezpodmínečně nutná dobrá komunikace mezi odpovědnými osobami IT a samotného byznysu. Pokud není jasné, co je výsledný produkt, který IT dodává, a jak se počítá výsledná cena, pravděpodobně skončíme s velkým množstvím dat. Vinou odlišné interpretace každé strany pak ale nebudeme schopni dosáhnout konsenzu, co je a co není správně v rámci celé firmy.

Přeúčtování nákladů

Když už víme, co nás IT vnitřně stojí, měli bychom si ujasnit, kdo nám kolik zaplatí. Jednoduše řečeno, jak budeme náklady na jednotlivé IT služby přeúčtovávat. Podniky citlivější na vnitřní náklady mohou pro přeúčtování použít sofistikované cenové modely. Mezi ty neznámější patří tzv. cost plus (cenový model vycházející při tvorbě ceny ze známých nákladů přidávající navíc dohodnutou marži), pevná cena, účtování na základě skutečně spotřebovaných jednotek, účtování na základě počtu uživatelů, spotřebovaného času a materiálu atp. Použití jednotlivých modelů závisí na konkrétní situaci a na typu poskytované služby. Například pro provozní služby častěji využijeme metody založené na spotřebě konkrétních jednotek, případně počtu uživatelů, pro vývoj zase modely pevné ceny či spotřebovaného času a materiálu. Zde musíme zdůraznit, že klíčovým bodem úspěšné aplikace cenového modelu je správná komunikace a shoda obou stran.

Ověření regulérnosti cen

Je ale takto stanovená cena férová? Abychom dokázali dobře zaměřit naše optimalizační iniciativy, doporučujeme provést ověření cen jednotlivých IT služeb formou tzv. benchmarkingu.

Jan Krob Autor působí jako senior manager pro poradenství v oblasti IT a management consulting ve společnosti KPMG Česká republika.