Od prvního července vstupuje v platnost zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který doširoka otevře dveře pro elektronické úřadování. Ministerstvo vnitra nenechává nic náhodě a pořádá už od ledna sérii seminářů vysvětlujících podstatu a přínosy schválených změn. Vzhledem k velkému zájmu bylo dokonce přidáno pět nových květnových termínů.

Před elektronickou zprávou neutečeme

Podle výše uvedeného zákona budou muset úřady veřejné správy a všechny právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku používat od 1. 7. 2009 tzv. datové schránky, pomocí kterých si budou zasílat elektronické dokumenty. To jim přinese dramatický nárůst práce s dokumenty v digitální podobě namísto listinné korespondence. Zatímco dnes je poměr listinných a elektronických dokumentů na úřadu v procentech například 95 ku 5, může to být do konce roku padesát na padesát (například u menšího města) nebo až 20 ku 80 procentům u ministerstev. Přínosem bude zrychlení komunikace, úspora na poštovném a zjednodušení doručování „problémovým“ firmám.
Klíčovou roli v souvislosti s nadcházejícími změnami bude hrát nepochybně systém pro správu dokumentů – spisová služba. Ta bude jediným vstupním a výstupním místem organizace ve vztahu k Informačnímu systému datových schránek (ISDS), bude zabezpečovat evidenci a oběh všech dokumentů a umožňovat komunikaci s agendovými systémy. Spisová služba se stane přirozeným páteřním informačním systémem každé organizace.

Obr. 1: Postavení spisové služby ve vztahu k datovým schránkám a ostatním agendám

Zopakujme si, co o datových schránkách říká zákon. Každý úřad či organizace, které ze zákona musí používat datovou schránku, ji musí zpřístupnit nejpozději do patnácti dnů po doručení přístupových údajů (ty budou vydávány v průběhu července až září). Pokud tak neučiní, bude jejich datová schránka považována za zpřístupněnou a mohou do ní již být doručovány datové zprávy. Vedoucí orgánu veřejné moci (hejtman, primátor, starosta atd.) musí také jmenovat osobu pověřenou k přístupu do datové schránky, pokud ji nebude chtít spravovat sám.
Ačkoliv zákon sám nijak nesankcionuje případné nepoužívání datových schránek, háček to přece jen má. Pokud dojde dokument do vaší datové schránky, platí pro něj po deseti dnech tzv. fikce doručení. To znamená, že i když si schránku nevyberete, po deseti dnech je již datová zpráva považována za doručenou. A případné právní důsledky nedodržení zákonných lhůt a následné sankce vyplývají z jiných právních předpisů, například ze správního řádu (zákon 500/2004 Sb.). S ohledem na probíhající informační kampaň se však riziko „nevybírání“ schránky jeví jako málo pravděpodobné. Jako významnější se jeví obava, jak se úřady vyrovnají se skutečností, že práce s papíry ustupuje do pozadí a nastupuje téměř skokově povinnost práce s elektronickými dokumenty. Řešení si lze těžko představit bez kvalitní elektronické spisové služby, přístupné všem pracovníkům.

Schránka je jedna, referentů stovky

Úřad musí svoji datovou schránku nejen „vybírat“, ale měl by také zajistit vazbu stávajícího systému spisové služby na ISDS. Tedy aby dokument, vložený do datové schránky, byl spisovou službou automatizovaně převzat a zaevidován. Datovou zprávu si z datové schránky načte do elektronické podatelny k tomu vytvořená webová služba. Vyvstává samozřejmě řada otázek, se kterými se v těchto týdnech přední tvůrci elektronických spisových služeb s většími či menšími úspěchy vypořádávají. Bude elektronická podatelna nápor datových zpráv stíhat? Bude muset spisová služba ověřovat velikost a přijatelnost formátu datové zprávy? Jakým způsobem si spisová služba řekne o „doručenku“? A také, jak zajistit, aby byl dokument doručen na konkrétní místo (organizační složka, osoba) k vyřízení? Vypadá to, že nebude možné mít více datových schránek na jednu organizaci. Především u velkých organizací se tak dá očekávat velký tlak na dodavatele spisových služeb, aby byli schopni pomoci „strojně“ rozdělit doručené zprávy svým zaměstnancům na jednotlivé odbory či dislokovaná pracoviště.
Neméně důležité bude také zajistit vazbu spisové služby na specializované „agendové“ systémy původce. To znamená kontinuální přenos dokumentů a jejich evidenčních údajů mezi systémem spisové služby a aplikacemi jednotlivých agend (RŽP, OKnouze, matrika, stavební úřad atd.). Došlá datová zpráva může znamenat například pro úředníka stavebního odboru zahájení stavebního řízení a bylo by neúčelné a pracné, kdyby si došlý dokument musel vytisknout a pak z něho cokoliv přepisovat do „své“ aplikace. Protože spisová služba bude „prostředníkem“ mezi těmito agendami a ISDS, vzroste role integračních nástrojů, kterými systémy SSL disponují. „Spisovky“, které již dnes bez problémů integrují aplikace třetích stran (např. Spisová služba Ginis a Stavební úřad Vita, abychom zůstali u „stavební“ problematiky), se s novou situací vyrovnají pochopitelně snadněji.
Když si to tedy shrneme: je tu otázka bezproblémové vazby na samotný ISDS, vnitřní adresace datových zpráv a dále propojení spisové služby na jednotlivé agendy. Pokud organizace nyní, tři měsíce před spuštěním provozu prvních datových schránek zjišťuje, že současný systém spisové služby uvedené funkčnosti není, nebo pravděpodobně ani nebude schopen splnit (nebo dokonce dosud ani žádný takový systém neprovozuje), je již nejvyšší čas poohlédnout se po nějakém osvědčeném řešení.

Připravujme se už nyní

Blížící se začátek používání datových schránek se pravděpodobně stane tím pravým motivem pro pořízení si elektronické spisové služby také pro menší organizace. Zvlášť, když na dveře už klepe novela zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, která má snahu zavést povinné vedení spisové služby v elektronické podobě pro drtivou většinu orgánů veřejné moci (nebo též veřejnoprávních původců). Připravované dotace na pořízení spisové služby pomohou s počátečními náklady, technologická centra krajů a obcí s rozšířenou působností by měla vytvořit nutnou technologickou základnu pro hosting „odlehčených“ variant SSL, přizpůsobených potřebám a finančním možnostem těchto organizací. Jejich pracovníci pak budou do spisové služby přistupovat vzdáleně prostřednictvím svého internetového prohlížeče.

Obr. 2: Možné schéma hostingu spisové služby v technologickém centru

Aplikace zákona 300/2008 Sb. však neznamená pouze implementaci softwaru. Přinese také velké množství dalších změn: organizačních, metodických, technických. Není proto třeba čekat až na ono magické datum prvního července, přípravné práce je možné realizovat už teď. Například tím, že organizace předběhne požadavky zákona právě v oblasti elektronického úřadování, takže bude v předstihu nachystána na evidenci, vyřizování, vyhotovování, odesílání a ukládání dokumentů v digitální podobě. Už nyní je možné si vypracovat metodiku převodu analogových dokumentů na elektronické, vybudovat pracoviště pro (dnes ještě neautorizovanou) konverzi dokumentů. Za zvážení stojí také vypracovat nebo „oprášit“ bezpečnostní projekt, který musí řešit otázky přístupových práv, bezpečnosti úložiště elektronických dokumentů, zálohování, ukládání zálohových médií atd.

Autor působí ve společnosti Gordic.