Trendy digitalizace v Česku

V současné době má státní správa povinnost komunikovat s ostatními subjekty pomocí datových schránek, pokud ji má subjekt zřízenu. Vzhledem k tomu, že všechny právnické osoby musí mít datovou schránku zřízenu povinně a velká část fyzických osob rovněž datovou schránku používá, je evidentní, že většina úředních dokumentů už je v současné době digitalizovaná. To umožňuje práci s dokumenty výrazně zefektivnit.

K efektivní práci s digitálními dokumenty je ovšem zapotřebí mít dobrý software pro správu dokumentů (DMS). Z těchto důvodů vzniká velká poptávka po kvalitních DMS, které jsou navíc přizpůsobeny české legislativě. A právě toto přizpůsobení je často velkým problémem. Jde především o plnění nařízení Evropské unie eIDAS a GDPR a českých zákonů, které se zabývají spisovými službami, elektronickým podpisem a ochraně osobních údajů. Výrobci DMS mimo Českou republiku tyto legislativní požadavky v úvahu příliš neberou.

Skenování neznamená vytěžení dat

V podnikové praxi se s papírovými dokumenty stále setkáváme, na místě je uvažovat o jejich digitalizaci. Při digitalizaci dokumentů je třeba odlišit prosté naskenování, tedy vytvoření obrazu a vytěžení dat z dokumentu. Vytvořit jeho obraz umí v podstatě jakýkoliv skener. Rozdíly mezi nimi jsou prakticky jen v rychlosti skenování a ve spolehlivosti daného typu skeneru.

Pro vytěžení dat z dokumentu je pak zapotřebí speciální software. Zde už jsou rozdíly mezi jednotlivými výrobci mnohem významnější. Musíme rovněž odlišit prosté OCR, tedy připojení textové vrstvy k obrazu dokumentu, od vytěžení konkrétních údajů. Po provedení prostého OCR je v dokumentu možné pouze vyhledávat či kopírovat části textu. Na rozdíl od toho při vytěžení konkrétních údajů už získáme přímo to, co potřebujeme. Tedy například datum splatnosti faktury, IČO dodavatele, sazby daně a podobné údaje, které je nutno v textu dokumentu vyhledat.

Vytěžit konkrétní údaje dokáží jen velmi sofistikované softwarové systémy, jako jsou Kofax Transformation Modules nebo ABBYY Flexicapture, jejichž pořízení už většinou není v možnostech menších podniků. V takovýchto případech je pak výhodné jít cestou outsourcingu.

Alternativa outsourcingem

Outsourcing je velmi dobrá možnost, jak digitalizaci dokumentů zajistit. Umožňuje dokonce zbavit se práce s papírovými dokumenty úplně. V takovém případě uvede zákazník jako adresu pro písemný styk P.O. box, který je obsluhován přímo outsourcovaným skenovacím centrem. Všechny dokumenty jsou v centru naskenovány, vytěženy, opatřeny digitálním podpisem (pečetí) a časovým razítkem (obdoba autorizované konverze) a poté jsou dokumenty naimportovány do DMS zákazníka. Papírové originály dokumentů se ze skenovacího centra odváží rovnou do archivu a zákazník se tak s papírovými dokumenty prakticky nesetká. Pracuje pouze s digitálními dokumenty v DMS. Tím se efektivita práce s dokumenty velmi výrazně zvýší.

Ještě lepší možnost je, pokud má zákazník v rámci DMS implementován důvěryhodný archiv podle evropského nařízení EIDAS a české legislativy. Pak odpadá nutnost papírové dokumenty odvážet do archivu a dlouhodobě je tam skladovat, což je velmi finančně náročné.

Vyřídit pokutu bez zásahu člověka

Příkladem digitalizace a efektivního zpracování dokumentů státní správy může být zpracování výzev k zaplacení pokuty, které městské úřady odesílají provozovatelům motorových vozidel, jejichž řidiči se dopustili dopravního přestupku. S implementací tohoto systému máme velmi dobré zkušenosti. Výzvy přicházejí jako PDF soubory do datové schránky provozovatele. Z datové schránky si výzvu automaticky vyzvedne DMS systém provozovatele, uloží si obraz dokumentu a přes zabezpečené spojení ho rovněž odešle do outsourcovaného skenovacího centra. Tam se z výzvy vytěží údaje o částce pokuty, registrační značce vozidla, době spáchání přestupku a všechny ostatní potřebné údaje. Tato metadata se pak odešlou zpět do DMS systému provozovatele, kde se podle registrační značky vyhledá zodpovědný řidič a je mu vystaven platební příkaz. Vše proběhne prakticky bez zásahu člověka. Je to velmi efektivní a pokud jde o provozní náklady rovněž velmi úsporné řešení. Využitím digitálních dokumentů je možné zautomatizovat a zefektivnit podstatnou část podnikových procesů.

Martin Dlabač Autor článku působí od roku 2015 ve společnosti Xerox na pozici Digital Solution Architect. Má na starosti řešení digitalizace a zpracování digitálních dokumentů v informačních systémech zákazníků.