facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
 

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
Partneři webu
K2 atmitec
IT SYSTEMS 7-8/2012 , Projektové řízení

Kreativní řešení problémů v projektovém řízení

pomocí metody šesti myslících klobouků



Softec Kolikrát se vám stalo, že na zdánlivě úspěšné projektové nebo pracovní schůzce se objevil problém, na kterém se vše zadrhlo, a jednání kvůli tomu nabralo špatný směr? Kolegové i zákazník ztrácí trpělivost, navíc ta spousta notorických skeptiků, kteří považují váš projekt za nerealizovatelný. Určitě už několikrát, že? Podobné situace se bohužel stávají a končí různě. V takových případech zkuste zvolit metodu šesti myslících klobouků, neboli Six Thinking Hats (STH), pomocí které můžete nejen předejít podobným situacím, ale také zapojit své kolegy a projektové týmy do kreativního řešení zdánlivě neřešitelných problémů.


Metoda, kterou objevil už v roce 1985 Edward de Bono, je založena na skupinovém myšlení a využívá jeho předností ve srovnání s klasickým individuálním myšlením jednotlivce. Smyslem je dívat se na problém z různých úhlů pohledu a přesměrovat nadbytečnou negativní energii kritizujících členů týmu ve prospěch dané věci. Principem takového myšlení skupiny je, že všichni jednotlivci v daný moment přemýšlejí stejným způsobem. Pro ilustraci: v běžném životě využíváme tzv. adverzní myšlení, kdy s naší protistranou argumentuje a kdo z nás má lepší argumenty, ten vítězí. U paralelního přemýšlení nedochází ke konfrontaci. Obě strany společně předkládají pozitivní a negativní argumenty, což v konečném důsledku vede k širšímu pohledu na daný problém. Tento způsob umožňuje rovněž usměrnit kriticky smýšlející lidi tak, aby namísto nesmyslné konfrontace hledali pozitivně a negativně konstruktivní argumenty. Druhým důležitým faktorem, na kterém je metoda šesti klobouků založena, je způsob, jakým přemýšlíme a vyhodnocujeme dění kolem nás. Metoda předpokládá, že lidský mozek přemýšlí a vyhodnocuje podněty několika různými způsoby. Ty navzájem kombinuje někdy až velmi nepředvídatelně. Lidská slabost spočívá právě v tomto nepředvídatelném kombinování, namísto toho, abychom je cíleně využili v náš prospěch. Výsledkem je souhra rozumu a logiky.
Příklad: Pokud jsme v minulosti zažili určitou situaci vícekrát a objeví se znovu, budeme vycházet z toho, že průběh situace bude podobný jako v minulosti. Většina z nás nebude přistupovat k dané situaci jako k nové a tímto způsobem ji můžeme lehce podcenit.

Klobouky jako různé úhly pohledu

Metoda STH nazývá ilustrativně jednotlivé způsoby přemýšlení klobouky a při řešení problémů využívá všech jejich vlastností. Na konci tak získáme ucelenou skupinu faktů, argumentů a pohledů, ke které bychom se jinak asi jen velmi těžko dostali.

Příklad: Když se nám v autě rozsvítí kontrolka, kterou jsme předtím nikdy neviděli, většina z nás ji v první chvíli vnímá negativně bez toho, abychom vyhodnotili její skutečný význam.

U výše uvedené situace stejně jako mnohých dalších vycházíme ze zkušenosti. Tímto způsobem přemýšlení si můžeme ulehčit náš každodenní život – ale v byznysu nebo projektovém řízení můžeme lehce přehlédnout pozitivní i negativní příležitosti a dostat se do velmi rizikových situací.

Využití především v projektovém řízení

Metoda šesti klobouků je primárně určena ke skupinovému řešení problémů. Může ale také sloužit jako určitá forma brainstormingu. S malou obměnou je možné ji využít také individuálně, při vyhodnocování situace nebo problému. V tomto článku se ale zaměříme na její skupinové použití, které si na následujících řádcích demonstrujeme na konkrétním příkladu z oblasti projektového managementu – máme imaginární projekt, který vedeme, a dostali jsme právě informaci, že jeho rozpočet bude snížený o deset procent. Na první pohled to vypadá jako problém, ale pokud se na tuto informaci podíváme skrz jednotlivé klobouky, zjistíme, že to zase až taková pravda není.

Charakteristika jednotlivých klobouků

Klobouky, které jsem již několikrát zmínil, reprezentují různé způsoby myšlení, respektive zpracovávání informací. Metoda STH nám definuje pořadí, v jakém tyto klobouky použít:


Bílý klobouk

Reprezentuje informace a holá fakta. Při jeho zapojení se soustřeďujeme pouze na to, co víme a co potřebujeme vědět. Odkládáme stranou naše pozitivní i negativní emoce, dojmy a pocity, zůstáváme věcní.

Příklad: O kolik se snížil rozpočet? Je to konečné rozhodnutí? Je projektová rezerva dostatečná na pokrytí výpadku finančních prostředků? Jaké jsou dopady na termíny?

Červený klobouk

Je opakem bílého. Soustřeďuje se výlučně na emoce a pocity, které v nás daný problém, otázka nebo situace vyvolává – první dojem z přijaté informace, vnímání situace, zlá předtucha.

Příklad: Máte pocit, že projekt je ještě stále možné dovést do úspěšného konce? Projeví se snížení rozpočtu na náladě projektového týmu? Bude řešení dodané v rámci projektu dostatečné?

Černý klobouk

Je zastáncem tzv. negativní logiky. Soustřeďuje se na hledání negativních argumentů. Hledáme a vyhodnocujeme rizika a nevýhody, které z dané situace vznikly nebo mohou vzniknout. Nastává správný čas na aktualizaci rejstříku rizik.

Příklad: Je ještě za aktuálních podmínek možné dosáhnout všech projektových cílů? Zůstane ještě rezerva na zmírnění dalších rizik?

Žlutý klobouk

Využívá naopak pozitivní logiky. Identifikuje pozitiva a přínosy dané situace. Může se to zdát nepravděpodobné, ale mnohokrát zdánlivě negativní zpráva může mít na projekt pozitivní dopad.
Příklad: Budou-li odebrané prostředky z projektu využity například na nákup nové technologie nebo investovány do kvalifikace lidí, projeví se to na projektu pozitivně? Jak? Nezměnila se priorita projektových cílů v náš prospěch? Nebyl z důvodu snížení rozpočtu zmenšený rozsah projektu?

Zelený klobouk

Reprezentuje kreativitu, nové nápady a myšlenky. Můžeme hledat způsoby, jak zmírnit rizika identifikovaná v černém klobouku, nebo navrhnout celkovou optimalizaci projektu. Dává nám prostor přijít s novými nápady a myšlenkami, které vznikly během zapojení předcházejících klobouků.

Příklad: Jak můžeme zefektivnit průběh projektu? Kde je možné vytvořit dodatečné rezervy? Jaká jsou alternativní řešení? Jak se vyhnout novým rizikům?

Modrý klobouk.

Ten sám o sobě nereprezentuje další způsob myšlení, ale koordinuje a moderuje předcházející klobouky. Řídí a usměrňuje celý proces myšlení a na závěr sumarizuje zjištění ostatních klobouků a ptá se na další kroky, které je potřeba udělat. Jinými slovy, jedná se o manažerský klobouk.

Máte stále ještě pocit, že informace o snížení rozpočtu projektu je černobílá? Věřím, že se na ni už díváte s nadhledem a vidíte možné negativní i pozitivní dopady na váš projekt.

Několik výhod na závěr

Nezávisle na tom, zda aplikujete metodu šesti klobouků na skupinu, nebo jednotlivce, získáte minimálně tyto následující výhody:

  • nadhled nad problémem díky různým úhlům pohledu,
  • podnítíte svůj tým spolupracovat a hledat společně nová kreativní řešení,
  • efektivně přesměrujete energii kriticky smýšlejících lidí do konstruktivní diskuse.


Metoda šesti klobouků není univerzální a určitě je potřeba zvážit, kdy a jak ji zapojit. Při správném použití ale dokáže být v rukou projektového manažera velmi silným nástrojem – rozšíří pohled na řešený problém, pomůže mu vyhnout se rychlým a neuváženým rozhodnutím a zbavit se pocitu, že něco přehlédl.


Tomáš Martinák
Autor článku působí jako projektový manažer ve společnosti Softec.

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Česká IT společnost ALEF posiluje v Rumunsku partnerství s F5

ALEFČeská společnost ALEF, jeden z největších dodavatelů informačních technologií v České republice a na několika dalších evropských trzích, se stala distributorem společnosti F5 a jejích bezpečnostních řešení pro Rumunsko. Posiluje se tak více než devítiletý vztah mezi oběma firmami na Slovensku, v Maďarsku a České republice.

Helios
- inzerce -