facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
 

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
Partneři webu
K2 atmitec
IT SYSTEMS 9/2012 , Projektové řízení

Implementace systémů na podporu projektového řízení



Implementace systémů na podporu projektového řízení - ilustračníProjektové řízení je sada dovedností, procesů a nástrojů, která napomáhá k úspěšné realizaci produktů jednotlivých projektů. Procesy projektového řízení umožňují snižovat rizika, která jsou s řízením projektů spojena. Jejich opakované využívání zvyšuje míru dovedností, snižuje chybovost a zvyšuje pravděpodobnost, že se na nic nezapomene. Nástroje projektového řízení pak pomáhají jednotlivé procesy projektového řízení automatizovat. Jejich implementace přitom může mít různý cíl. V tomto textu se zaměříme na výzvy spojené s implementací systému pro podporu projektového řízení v podnicích, kde je již řízení projektů na určité úrovni formalizováno.


Implementace projektového řízení ve společnostech může mít různou úroveň. Podívejme se nejdříve na tyto úrovně blíže.

1. Projektové řízení neexistuje

Na první úrovni projektové řízení neexistuje. V rámci této úrovně se sice ve společnostech mluví o projektech, ale způsob jejich řízení je totožný s každodenní operativou. To znamená, že máme nějaké „projekty“, ale neexistují jejich definice, plány, rozpočty, projektové týmy apod. Dá se říct, že vedoucí pracovník rozdá na pravidelné poradě úkoly související s projektem stejně jako jakékoliv jiné a na další poradě zkontroluje jejich plnění. Neexistují specifické dovednosti, procesy a ani nástroje pro podporu projektového řízení. Řízení je reaktivní a ve většině případů se skládá pouze z „hašení požárů“.

2. Individuální řízení projektů

V rámci druhé úrovně existují jednotliví vedoucí projektů, ale každý z nich si volí svůj vlastní způsob vedení projektu. Každý má své vlastní procesy a tím i své vlastní nástroje. Ve většině případů se jedná o softwarové nástroje pro individuální použití bez možnosti sdílení informací, koordinace či společného reportování. V takové situaci je možné dostat informace o jednotlivých projektech, ale není možné si udělat celkový obrázek o stavu projektů ve společnosti. Jakékoliv společné reportování je velmi pracné. V řadě případů pak dochází k porovnávání neporovnatelných informací a tím i ke zkresleným výsledkům.

3. Společné řízení projektů

V rámci této úrovně už jednotliví vedoucí projektů pracují stejným způsobem. Mají zhruba stejné dovednosti a využívají obdobných procesů, které jsou podporovány stejnými nástroji. Ve většině případů se ale jedná o stejné individuální nástroje jako v předchozím případě. Rozdíl je v tom, že se řízení projektů ve společnosti opírá o společná pravidla hry. To znamená, že je možné si vyměňovat informace, koordinovat projekty mezi sebou, ale hlavně je možné jednoduše vytvářet společné reporty, které ukážou, jaký je stav projektů v celé společnosti. Na základě takových reportů je pak možné dělat kvalifikovaná rozhodnutí. V této úrovni je možné se přesunout od řešení otázky, jak dělat věci správně, k otázce, zda děláme správné věci.

4. Integrace projektového řízení a řízení společnosti

V rámci této úrovně je už zajištěno, že všichni řídí projekty jednotným způsobem a využívají k tomu jeden společný nástroj. To umožňuje nejen zaměřit se na správné věci, ale hlavně automaticky propojit procesy projektového řízení s ostatními procesy ve společnosti a efektivně si vyměňovat informace. To vede k zvyšování produktivity práce vedoucích projektů a manažerů na všech úrovních řízení. Dále to vede k efektivnímu využívání dostupných zdrojů. Dá se říci, že se stejnými zdroji dokážeme přinést firmě mnohem více.

V tomto článku se zaměříme na přechod z úrovně 3. na úroveň 4. a implementaci jednoho nástroje na podporu procesů řízení projektů a integraci s ostatními firemními procesy.

Implementace

Před výběrem a implementací jakéhokoliv nástroje je potřeba si ujasnit, jaké procesy ve společnosti používáme. Protože každá firma řeší jiné problémy, definuje si své procesy trochu jiným způsobem. V oblasti projektového řízení existuje několik doporučení. Jedno z nejrozšířenějších doporučení je PMBOK (Project Management Body of Knowledge) od PMI (Project Management Institute – www.pmi.org). Toto doporučení definuje pět základních skupin procesů – iniciace, plánování, realizace, monitorování a kontrola, ukončení – v devíti oblastech znalostí:

  • Integrace – integrace jednotlivých součástí projektu,
  • řízení rozsahu projektu – definice rozsahu projektu a řízení jeho změny,
  • řízení času – časové plánování a jeho kontrola,
  • řízení nákladů – příprava rozpočtu a kontrola jeho využívání,
  • řízení kvality – ověření kvality produktů projektu a kvality vlastního řízení projektu,
  • řízení lidských zdrojů – přidělování a využívání lidských zdrojů v rámci projektu,
  • řízení komunikace – komunikace s jednotlivými zainteresovanými stranami,
  • řízení rizik – identifikace, analýza a eliminace rizik spojených s projektem,
  • řízení nákupu – specifikace požadavků na nákup a jeho realizace.

Definice ostatních firemních procesů je oproti tomu různá v různých firmách. Jediné, co mají společného, je dělení na tři základní kategorie, a to řídící procesy, kam spadají procesy jako strategické řízení, finanční řízení apod., hlavní procesy, kam spadají hlavně výrobní a obchodní procesy, a podpůrné procesy, kam spadají IT procesy, HR procesy apod.

Seznam všech procesů ve společnosti, jejich stav a vzájemné závislosti zobrazuje procesní mapa. Vytvoření či ověření aktuálnosti existující procesní mapy by mělo být prvním krokem.

Dalším krokem je rozhodnutí, jaké firemní procesy a procesy projektového řízení chceme automatizovat. To už do určité míry závisí na možných nástrojích. Většina nástrojů pro podporu projektového řízení ve větších společnostech umožňuje automatizovat především výběr a schvalování projektů, plánování a sledování času, plánování a schvalování rozpočtu, plánování a sledování využití zdrojů, definování rozsahu projektu a schvalování jeho změn, identifikovat, analyzovat a eliminovat rizika, problémy a reportování. Tento výčet určitě není kompletní a bude se lišit nástroj od nástroje. Tyto procesy projektového řízení je pak možné integrovat s firemními procesy:

  • Finanční řízení,
  • řízení portfolia projektů,
  • řízení zdrojů,
  • správa požadavků,
  • řízení dokumentace,
  • strategické řízení,
  • fakturace,
  • podpora IT služeb.

Tento seznam opět není kompletní a bude záležet na míře implementace a automatizace těchto procesů ve společnosti.

Nepodceňte přípravu zaměstnanců

V následujícím kroku je potřeba si ujasnit očekávání, potenciální přínosy a možné těžkosti. Jedno z nejčastějších očekávání je zvýšení transparentnosti řízení projektů ve společnosti. Tím, že se všechny informace dostanou v jednotné podobě do jednoho prostředí, umožní se jejich transparentní zobrazení a následné vyhodnocení. To samozřejmě přináší spoustu výhod, jako např. možnost dělat kvalifikovaná rozhodnutí v oblasti plánování celofiremních zdrojů (peníze, lidi, stroje a zařízení apod.). Zároveň to ale přináší i obavy zúčastněných pracovníků. Obvyklá je obava ze snížení pružnosti při řešení problémů a odkrytí nedostatků. To je samozřejmě pravda. Nicméně při vhodném využití dovedností, procesů a nástrojů projektového řízení je možné jim díky transparentnosti včas předejít a eliminovat je. To ale znamená, že musíte být připraveni pomoct jednotlivým pracovníkům, kteří neumí dostatečně efektivně tyto dovednosti, procesy a nástroje využívat. Je důležité připravit systém rozvoje těchto pracovníků, což stojí čas a peníze. Tyto výdaje se nicméně rychle vrátí v efektivnějším rozhodování, řízení projektů a využívání zdrojů.

V jednoduchosti je krása

Další potenciální problém je komplikovanost jednotlivých procesů, workflow, šablon a formulářů. To vede, vedle vícenákladů na technické řešení, místo k úsporám a zrychlení k prodražování a zdržování vykonávání jednotlivých procesů. To je způsobeno tím, že se jednotlivé procesy, přestože byly navrženy v té nejjednodušší možné podobě, postupem času „zaplevelí“ zbytečnými činnostmi a údaji, které nepřinášejí žádnou přidanou hodnotu. Přidávají se způsobem „co kdyby to bylo potřeba“. Jediným řešením je pravidelné vyhodnocování využití a následné čištění procesů, formulářů a šablon od všeho zbytečného a nepotřebného. V jednoduchosti je krása. Už Antoine de Saint-Exupéry říkal, že „geniální není to, kde už není co přidat, ale to, kde už není co ubrat“.

Master data

Při vlastní instalaci zvoleného nástroje dochází ke spoustě technických problémů a těžkostí. Ty jsou specifické pro specifický nástroj a prostředí, kde ho implementujeme. Tyto technické problémy se ale ve většině případů v průběhu času vyřeší. Důležité je připravené a důsledně provedené testování požadované funkčnosti.

Když už je vybraný nástroj instalovaný a otestovaný, je potřeba ho naplnit příslušnými informacemi. Tyto informace, někdy označované jako „master data“, jsou nezbytně nutné pro řádný chod systému. Mezi tyto informace patří především:

  • Seznam pracovníků (zdrojů) a jejich stávající vytížení,
  • informace o právě probíhajících projektech a jejich stavu,
  • rozhodovací pravomoce a zastupitelnost jednotlivých vedoucích,
  • různé kalendáře, svátky, pracovní doba apod.,
  • rozhodovací kritéria.

Shromáždit a hlavně udržovat tyto informace bývá jedním z největších problémů. Důvodem je to, že v řadě případů tyto informace neexistují anebo příslušní vedoucí nevědí, jak je připravit. Opět je potřeba připravit příslušnou pomoc, systém rozvoje a hlavně dostatek času. Jakmile by došlo k negativnímu hodnocení těchto pracovníků či případnému postihu, okamžitě se obrátí proti implementaci pod různými záminkami. Nejoblíbenější bývá „zvyšování byrokracie“ a „nedostatek času“. Do určité míry to může být pravda, protože se tyto činnosti doposud nedělaly. Nicméně jakmile dojde k začlenění těchto procesů a nástrojů do každodenního používání, dojde k postupnému uvolnění. Vedení společnosti musí vytrvat a nepolevit.

Důležité je změnit myšlení lidí

Implementací jednotného a integrovaného nástroje pro podporu projektového řízení může dojít k výraznému zprůhlednění řízení projektů a tím i k jeho zefektivnění. Na základě transparentních a úplných informací se pak zefektivní hlavně rozhodování o tom, co je pro společnost opravdu důležité a jak to realizovat s minimem zdrojů. Nicméně je potřeba se připravit na řešení určitých problémů spojených s implementací. Kritické problémy jsou spojeny se změnou myšlení lidí, zaběhaného způsobu práce a shromažďování potřebných vstupních informací. Technické problémy jsou druhotné.

Martin Vitouš
Autor pracuje jako vedoucí globálních IT projektů v nadnárodní společnosti, převážně v oblasti řízení IT, projektů a procesů a jejich optimalizaci. Ve volném čase pak předává své zkušenosti a znalosti formou koučování a školení jako člen volného sdružení ict-123.com.

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Česká IT společnost ALEF posiluje v Rumunsku partnerství s F5

ALEFČeská společnost ALEF, jeden z největších dodavatelů informačních technologií v České republice a na několika dalších evropských trzích, se stala distributorem společnosti F5 a jejích bezpečnostních řešení pro Rumunsko. Posiluje se tak více než devítiletý vztah mezi oběma firmami na Slovensku, v Maďarsku a České republice.

Helios
- inzerce -