Naše společnost se jako přední odborník především na lidské zdroje touto problematikou dlouhodobě zabývá a pro podporu jejího co nejvíce efektivního zvládnutí vyvinula a dále vyvíjí sadu vzájemně spolupracujících vesměs webových aplikací, které poskytují nástroje pro optimalizaci činností souvisejících s time managementem, a to jak pro vedoucí, tak pro běžné pracovníky i pro referenty či zpracovatele agend, které s těmito údaji pracují.

Značnou výhodou těchto aplikací je jejich úzká provázanost tak, aby pokrývaly celou logistiku potřebných činností od plánování až po finální zpracování ve mzdách a účetnictví. Aplikace přirozeně rozumí údajům z ostatních aplikací, takže data jsou do databáze vložena jen jednou a ve všech místech, kde je to užitečné, se s nimi automaticky pracuje. Samozřejmostí u všech našich aplikací je trvalý soulad s aktuální legislativou a důsledné dodržování prvků bezpečnosti dat. Bonusem navíc je využití aplikace Workflow pro řízení zejména schvalovacích procesů v organizaci (schválení plánu dovolených či volna, žádanek o volno, cestovních příkazů apod.). Díky tomu lze na míru přizpůsobit schvalovací procesy konkrétním postupům v organizaci a využívat integrované nástroje Workflow. Všichni zúčastnění mají přístup právě k těm informacím, které potřebují a jsou oprávněni vidět, odpadá obíhání papírů po organizaci, operativně lze řešit zastupování, kontrolovat opožděné procesy, informovat zainteresované pracovníky e-mailem o průběhu procesů, snadno dostupné jsou aktuální procesy ke schválení i účelové přehledy. U větších organizací je důležitá i prokazatelnost činností díky protokolování procesů. Význam intranetového přístupu všech pracovníků organizace k potřebným datům a funkčnostem dnes již není třeba zdůrazňovat, stal se samozřejmou součástí pracovního života. Lze jen dodat, že obzvláště u činností, kterých se účastní všichni pracovníci v organizaci, je tato technologie nepostradatelná.
 

Efektivní využití času začíná plánováním přítomnosti pracovníků na pracovištích – naplánování pracovních dnů či směn, pracovních cest, dovolených, čerpání sociálního, zdravotního či jiného volna. Poté jsou plány konfrontovány se skutečností – evidence v docházkovém systému a srovnání skutečných přítomností s naplánovanými. Následuje převzetí údajů dalšími agendami, které informace o tom, co pracovník v pracovním, náhradním či obdobném čase dělal, dále zpracovávají – vyúčtování a rozúčtování cestovních příkazů, rozúčtování pracovní doby na zakázky či projekty, podklady pro nároky na stravenky s případnými výstupy do benefičního systému a výstupy do mezd.

Plánování dovolené a dalších druhů nepřítomnosti

Tato webová aplikace jednoduše a intuitivně řeší pořízení i změny ročních i průběžných plánů dovolených, jejich zpracování dle individuálních schvalovacích procesů v organizaci, administraci žádanek o nástup na dovolenou, plánování zdravotního, sociálního či jiného typu volna. Kontroluje a informuje o legislativních či nastavených pravidlech – nároky na dovolenou i různé druhy volna, dosavadní čerpání, nedostatky v plánování apod. Vedoucí pracovníci mají k dispozici všechny potřebné informace i o svých podřízených, probíhajících schvalovacích procesech, mohou si nastavit zástupce po dobu své nepřítomnosti a využívat řadu dalších praktických funkcí.

Docházka

Automatická evidence docházky slouží nejen k aktuálním i dlouhodobým informacím o přítomnosti pracovníků na pracovištích a dodržování pracovní doby, ale rovněž usnadňuje automatizaci některých nutných procesů v organizaci, jako jsou zejména legislativní pravidla a zpracování mezd, nebo rozúčtování pracovního fondu, podklady pro nároky na stravenky apod. Každodenním přínosem pro každého pracovníka je přehledná intranetová docházková karta. Údaje o docházce se mohou do systému dostat prostřednictvím docházkových terminálů (načtením např. z čipové karty), umístěných obvykle u vstupů do budov, ale také pomocí virtuálních terminálů na počítači každého pracovníka v těch organizacích, kde je z různých důvodů vhodnější tento režim. Pro oba případy umíme dodat kompletní a propracované řešení včetně technického vybavení pro různé typy organizací a jejich specifických potřeb – docházkový systém může být velmi jednoduchý i velmi sofistikovaný. Pro uživatele je však vždy uživatelsky přívětivý.

Cestovní příkazy

Další z typicky webových aplikací, kterou potřebuje každý zaměstnanec i vedoucí pracovníci, komplexně řeší celou agendu tuzemských i zahraničních pracovních cest od plánování a schvalování přes zálohy, měny, vyúčtování, výstupy do účetnictví a mezd a další související funkčnosti, vždy v souladu s aktuální legislativou. Rovněž využívá pro zpracování schvalovacích procesů nástroje Workflow a přirozeně spolupracuje s ostatními aplikacemi. Eliminuje papírování, vše probíhá v elektronické podobě se zachováním prvků bezpečnosti a prokazatelnosti. Systém je maximálně variabilní s ohledem na specifika konkrétní organizace.

Stravenky

Nová aplikace, která navazuje na výstupy z time managementu. Řeší celou agendu kolem nákupu a výdeje stravenek spolu s výstupy do spolupracujících aplikací. Umožňuje evidovat nákup stravenek za různé ceny, vypočítávat nároky na stravenky a srovnávat je se skutečnými výdeji a s údaji z docházkového, resp. stravovacího systému, pracuje i s finančním pohledem na stravenky a zpracovává výstupy do mezd či do benefitního systému.

Dagmar Hrušková
Autorka článku je vedoucím analytikem ekonomiky a logistiky společnosti Vema, a. s.