Volba vhodného nástroje pro řízení projektů je pro většinu společností oříškem. Na trhu existuje spousta softwarů i aplikací, obvykle se ale jedná o nástroje, které nemají vazby na podnikový informační systém. A právě to může být kámen úrazu. Velkou nevýhodou je například potřeba duplicitního vkládání dat, která výrazně snižuje efektivnost těchto nástrojů. Které další atributy by měla sledovat firma toužící po digitální podpoře projektů?

Projekt pod kontrolou

Plynulému chodu společnosti nepřispívá změť různých softwarů. Řešení složené z jednoho nástroje na procesy, druhého na projekty, třetího na ekonomiku, čtvrtého na výrobu a pátého na řízení rizik v denní praxi neobstojí. Nevítaným vedlejším účinkem je chaos a plýtvání finančními i lidskými zdroji na propojení každé dílčí aplikace. Proto dnes firmy stále častěji hledají nástroj pro podporu projektového řízení integrovaný přímo v ERP systému, který by mohly využít jak pro řízení zakázek v rámci hlavní činnosti společnosti, tak pro realizaci rozsáhlejších interních změn. Mezi významné výhody takovéto integrace patří datová provázanost s ostatními aplikacemi informačního systému. Díky tomu je možné projekt průběžně vyhodnocovat, hlídat jeho rozpočet, vyčíslit cash-flow nebo sledovat využití strojů či vytížení zaměstnanců aniž by bylo nutné pořizovat do systému duplicitní data. Všechna potřebná data jsou k dispozici v reálném čase v rámci ostatních aplikací.

Vše v jednom

Aby ERP systém pomohl firmě obstát na poli konkurence, měl by mít zabudované jak projektové, tak procesní řízení. Díky tomu je firmu možné vést z jediného počítače – všechna data jsou propojena a společnost může lépe a rychleji reagovat na nenadálé situace. Efektivita výsledku ale závisí na zapojení obou způsobů řízení do správného kontextu. Projektově je vhodné řídit jednorázové aktivity s časovým ohraničením, jasně daným rozpočtem a cíli. Oproti tomu opakující se aktivity je lépe vést procesně. Některé firmy tyto dva přístupy kombinují. Příkladem může být společnost, která vyrábí a dodává elektrické rozvodny. Zakázka na dodávku rozvodny je jako celek řízena projektově, v jejím rámci ale probíhá výroba potřebných komponent, které firma produkuje za pomoci zaběhlých procesů. Řízení lidí v rámci procesů výrazně usnadní zabudovaná podpora workflow řešená jako nadstavba procesů. Umožňuje automaticky zadávat úkoly přesně podle určených podmínek. Informace jsou předány ve správném čase a pořadí konkrétním realizátorům.

Implementace jako výzva

Dobrou zprávou je, že zavádění komplexních řešení není pro většinu společností časově ani finančně náročné. Rychlost implementace se odvíjí od stávající úrovně řízení dané firmy. Pokud je společnost zvyklá s procesy i projekty pracovat již před zavedením informačního systému, nepředstavuje implementace žádný problém, navíc ji lze vnímat jako výzvu – během procesní analýzy se totiž často objeví činnosti, které se dělají už víceméně pouze ze zvyku. Implementace nového systému se tak stává jedinečnou příležitostí, která dokáže firmu od procesního balastu očistit. Návratnost investice do potřebných funkcí je v těchto případech prakticky okamžitá. Složitější situace nastává, pokud není ve společnosti procesní ani projektové řízení zavedeno. Ani sebelepší nástroj totiž neumí vyřešit zásadní otázky fungování firmy.

Martin Bubeníček Autor článku je obchodním ředitelem společnosti DC Concept a. s., která vyvíjí informační systém QI.