Merlin

Merlin je software německé společnosti ProjectWizards sloužící k plánování a řízení projektu. Autoři tohoto nástroje tvrdí, že jej vyvíjí projektoví manažeři pro projektové manažery. Po roce používání musím dát tomuto tvrzení za pravdu. Aplikace Merlin se prodává s několika rozšířeními. Rozšíření pro publikování projektových plánů na webu a klientský webový přístup, Merlin Server (podobně jako je tomu u řešení Microsoft Project Server) a v neposlední řadě rozšíření pro iPhone. Ceny základního softwaru a možných rozšíření zde nebudu zmiňovat, pokud máte zájem, najdete je na webových stránkách výrobce www.projectwizards.net.

V následujících řádcích si vždy nejdříve vysvětlíme část funkčnosti a pak prakticky ukážeme, jak s Merlinem pracovat. Můžete postupovat krok za krokem se mnou.

Založení projektu

Merlin nabízí tři základní způsoby založení nového projektu. Můžete začít s prázdným souborem, použít šablonu nebo otevřít, tedy spíše importovat projekt z jiného formátu. U importu je na výběr celkem devět formátů. Osobně ovšem používám pouze dva. A to import z Microsoft Project a myšlenkové mapy FreeMind.
Po spuštění aplikace uvidíte modální okno, kde si můžete vybrat další akci. Na obrázku jsou vidět všechny možnosti zahájení práce s projektovým plánem. Pokud zvolíte možnost vytvořit projektový plán ze šablony, v nabídce kromě prázdného plánu najdete několik šablon připravených pro různé situace. Ať už jde o plán vytvoření a dodávky webu nebo nábor nových zaměstnanců. Nové šablony si můžete vytvářet sami z již vytvořených projektů.
Nejčastěji používám prázdný projekt nebo volím import pomocí volby otevření již existujícího projektu. V případě importu vyhrává myšlenková mapa. Je to výborný způsob, jak projekt založit. Pomocí myšlenkové mapy velmi efektivně vytvoříte základní strukturu projektu, kterou pak Merlin respektuje a jednotlivé aktivity (jak se zde říká úkolům a fázím) podle ní seskupí.
Druhou a pro interakci důležitější možností je importovat plán ve formátu Microsoft Project. Zde je ovšem třeba upozornit, že Merlin nerespektuje všechna nastavení plánu z formátu MS Project. Pokud budete mít v projektovém plánu zadány rozpočty, base line, rozdělené aktivity, WBS kódy, uživatelská pole, prolinkované projekty či vyvážení zdrojů, nebudou tyto hodnoty importovány. Z aktuálních hodnot projektu se do importu dostanou pouze aktuální datum zahájení a dokončení a procento rozpracovanosti. Z toho plyne, že použití importu je vhodné pouze v případě, kdy projekt výše uvedené hodnoty neobsahuje nebo jste schopni ztrátu těchto dat obětovat. Osobně mi tato omezení nevadí, protože jsem autorem všech plánů, které v aplikaci Merlin spravuji.

Vytvoření projektu

Jako ilustraci jsem si založil projekt s názvem Stavba rodinného domu. Na jednoduchém příkladu několika málo aktivit, zdrojů, rozpočtu a parametrů se zde pokusím demonstrovat, jak se s tímto nástrojem pracuje.

Nejprve jsem zadal všechny aktivity projektu a seskupil je do skupin tak, jak plánuji jejich realizaci. Prosím, nehleďte na faktickou správnost jednotlivých aktivit, nejsem stavař. Jsem si jistý, že podle tohoto plánu byste dům nepostavili.
Základní obrazovka vypadá poměrně jednoduše a na první pohled se zdá, že program je až příliš jednoduchý pro profesionální použití. Zdání ovšem klame. Kromě obligátního síťového grafu, správy zdrojů a jejich vytížení můžete spravovat rozpočet projektu, připojovat dokumentaci, seznamy akcí (checklist), evidovat a řídit rizika a problémy. Velmi užitečnou se jeví knihovna aktivit a fází, která ctí metodiku RUP.

Doplnění detailů aktivit a jejich vazeb

Detaily k jednotlivým aktivitám je možné doplnit přímo do sloupce s údajem o pracnosti a doby trvání. Pohodlnější je ovšem aktivovat okno Inspector a údaje doplnit tam. Inspector je okno se všemi parametry, které lze u aktivity nastavit. Obsah okna se mění podle toho, kterou ze záložek máte právě aktivní.
Doplnit můžete údaje týkající se plánování úkolu, jako je čas zahájení, dokončení, doba trvání, časová omezení, priorita, typ kalendáře atd. Na druhé záložce nastavíte vazby mezi předchůdci a následovníky. Třetí záložka obsahuje všechna nastavení týkající se rozpočtu – očekávaných i skutečných nákladů ve vztahu ke konkrétní aktivitě. Za pomoci čtvrté záložky můžete průběžně monitorovat plnění úkolů. Najdete zde detailní informace o datech dokončení či množství zbývající práce. Pátá záložka slouží k definici uživatelských polí. Veškeré poznámky k aktivitám můžete zapsat do pole na šesté záložce.

Nyní tedy můžeme doplnit dobu trvání a pracnost jednotlivých aktivit v polích Work a Duration.
Vzájemné závislosti aktivit je možné doplnit několika způsoby. Nejvíce se nabízí označit dvě a více aktivit a volbou ikony nástroje zřetězení vytvořit vazbu. Pro vytvoření vazby právě mezi dvěma aktivitami volíme možnost tažení jedné aktivity na jinou. Nebo aktivujeme okno Inspector a na záložce závislostí vazby vytvoříme vkládáním identifikátorů aktivit do polí Predecessor a Successor. Typ vazby je možné měnit právě s využitím služeb okna Inspector. Stejnou funkčnost jako okno Inspector nabízí přímo sloupce Predecessor a Successor v hlavním okně aplikace. Osobně se mi nejvíce osvědčil první způsob, kdy mohu vazby vytvářet hromadně a velmi efektivně. Ostatní uvedené varianty používám pouze při jednotlivé změně závislostí.
Nyní tedy do našeho příkladu projektového plánu doplníme vazby mezi aktivitami.

Lidské a materiální zdroje

Zdroje, ať už lidské, nebo materiální, jsou základním kamenem projektu. Výrobce aplikace Merlin věnuje práci se zdroji dost velký prostor. Správu zdrojů provádíme v okně Resources. Můžeme vytvářet skupiny zdrojů, importovat je z adresáře, doplnit údaje, jako je role, sazba, maximální možná utilizace, individuální kalendář a mnoho dalších.
Proveďme tedy další krok. Do seznamu zdrojů si přidáme několik skupin, jako jsou investoři Novákovi, stavební firma, stavební dozor, pokrývači apod. Fantazii se meze nekladou. Do vytvořených skupin přidáme konkrétní osoby a materiál. Pokrývači budou dva. Ještě chci upozornit, že jména a názvy firem jsou smyšlená a shoda s reálnými jmény je čistě náhodná.

Jakmile máme zdroje v projektu definovány, můžeme přistoupit k jejich přiřazení k aktivitám. Přiřazovat lze jednoho či více pracovníků nebo také celé skupiny k aktivitě nebo více aktivitám najednou.
Jak přiřadit zdroj k aktivitě? Máme tři možnosti. Tažením a upuštěním na aktivitu, přičemž jednotlivé pracovníky čerpáme z knihovny zdrojů (napříč všemi projekty), Adresáře Mac OS X nebo MS Exchange (Outlook/Entourage) a konečně z předem vytvořeného seznamu zdrojů (jak jsme provedli výše). Dále můžeme přímo editovat aktivitu a zdroj doplnit ručně označením aktivity a přes menu Edit nebo kontextovou nabídku přiřadit. Poslední možností je přímý zápis do sloupce Assigned Resources.
Osobně mám nejraději první možnost, kdy tažením názvu zdroje ze zásobníku vpravo dole přesunu položku na aktivitu, které chci zdroj přiřadit. Ovšem za maximálně efektivní považuji možnost označit více aktivit a pak jeden či více zdrojů přetáhnout nad tyto aktivity a přiřadit je tak hromadně.
Jakmile máme zdroje přiřazeny, je třeba zkontrolovat jejich vytížení. K tomu slouží okno Utilization, ve kterém Merlin barevně indikuje, zda je zdroj vytížen dostatečně (zelená), málo (žlutá) nebo přetížen (červená). V případě přetížení zdrojů můžeme využít funkci Resource Leveling, která nám pomůže harmonogram upravit tak, abychom se přetížení zdrojů vyhnuli.
Máme definovány úkoly, termíny, milníky, lidi i materiál, takže bychom se mohli pustit do realizace projektu. Ano, mohli. Jenže Merlin toho nabízí mnohem víc. Příště si ukážeme, jaké další možnosti tento software pro plánování projektu nabízí, jak jej můžeme publikovat a sdílet s týmem či zákazníkem a také jak můžeme projekt řídit na denní bázi.

Pavel Dvořák
Autor působí jako senior project manager společnosti Cleverlance Enterprise Solutions.