Pokud se podíváme na dostupné informační zdroje, lze projekt definovat jako „zpracovaný záměr, rozvrh nebo plán nějaké budoucí činnosti nebo jejího výsledku“ či jako „časově ohraničené úsilí, směřující k vytvoření unikátního produktu nebo služby“ (Wikipedia.org). Vedle toho řízení projektu nebo také project management představuje způsob rozplánování a realizaci složitých, zpravidla jednorázových či specifických akcí, které je potřeba uskutečnit v požadovaném termínu a s plánovanými náklady tak, aby se dosáhlo stanovených cílů.

Pokud se nad výše uvedenými definicemi zamyslíme, dojdeme logicky k závěru, že principy projektu, respektive projektového řízení lze nasadit prakticky na jakýkoliv výrobní, obchodní, montážní, vzdělávací či jiný program. Jeho výhody pak spočívají zejména v možnosti definovat a sledovat seznam činností, které vedou k cíli projektu, určovat jejich časové náročnosti vzhledem k použití vhodných zdrojů, případně stanovovat jejich pořadí, souběhy a návaznosti.

Hlavní výhody

Hlavním přínosem správně nadefinovaného projektu je pak sdílení společných zdrojů pro více projektů mezi sebou. Díky přidělování zdrojů na konkrétní činnosti s definicí časové náročnosti daného kroku totiž rovnou na pozadí zabíráme danému zdroji čas v jeho osobním kalendáři. Tento princip se týká osob, strojů, subdodávek a jakýchkoliv dalších prostředků, které opakovaně využíváme pro účely projektu, u nichž však zároveň platí, že je jejich kapacita jakýmkoliv způsobem omezena.

Na základě správného použití metodik projektového řízení můžeme zase již při vytváření projektu minimalizovat potenciální rizika vyplývající z realizace projektu. Díky tomuto faktu lze reálně zvýšit ziskovost zakázky vedené projektovými metodikami, neboť již při jednání o ceně jsme schopni podpořit nabízenou cenu za zakázku relevantními postupy použitými k dosažení cíle zakázky, respektive projektu. Na straně realizační se potom při správné komunikaci šetří finance projektu, neboť každý ví, co je cílem daného projektu a jaký je dílčí úkol každého jednotlivce. Obecným povědomím členů projektového týmu se navíc minimalizuje riziko výskytu konfliktů, prodlev či mimořádných událostí, což znamená, že spolu s ubývajícím množstvím vzniku těchto situací se zároveň šetří mimořádné náklady, které by byly třeba na nápravu realizace projektu vynaložit.

Které zakázky řídit projektově?

Projektové řízení je vhodné vždy v případech, kdy se jedná o unikátní či specifickou posloupnost činností vedoucí k naplnění cíle. Z toho vyplývá, že není efektivní nasazovat klasické projektové řízení v situacích, kdy se jedná o neustálé opakování stejné posloupnosti, například v případě určitých výrobních postupů. V případě neustále se měnících podmínek, postupů, zdrojů či cílů je naopak vhodné metodu projektového řízení nasadit ve sto procentech výskytů.

Detail činnosti

V praxi se lze s využitím projektového řízení setkat například při realizaci klasických projektů typu stavba montovaných rodinných domů nebo při zemních, stavebních či montážních pracích, stejně jako třeba při hodnocení podnikatelského záměru, kdy je definován cíl, termín a určené finanční prostředky pro jeho realizaci. Na základě těchto tří faktorů je pak na projektovém manažerovi, aby naplánoval, získal a využíval potřebné zdroje v takovém množství, aby dokázaly naplnit cíle projektu v požadovaném termínu a zároveň co nejefektivněji.

Projektové řízení je dále možné využít třeba ve školicím středisku ke sledování vypisovaných školicích kurzů. Vlastním projektem je v tomto případě konání či soubor konání určitých kurzů. Zdroji projektového řízení jsou lektoři a školicí místnosti, aby byly jednoduše sledovatelné kapacity jednotlivých typů zdrojů. Součástí každého projektu či činnosti projektu je prezenční listina se zájemci o kurz.

Mimo výše uvedené oblasti si lze velmi jednoduše představit i projektově řízené marketingové či obchodní procesy, neboť na základě vhodně zvolených postupů je možné tyto procesy lépe analyzovat, hodnotit a řídit.

Lze pracovat efektivně bez podpůrných aplikací?

Během roku 2006 a 2007 jsem se podílel na vedení projektu v IT. Cílem projektu bylo připravit nový produkt, u něhož byla dostatečně dobře známa cesta realizace. Proto jsem zahájil přípravu podkladů o cílech projektu a mimo jiné jsem začal plánovat organizaci celého vývojového týmu. Pro vlastní úspěch celého projektu bylo jasné, že vzhledem k omezenému počtu osob v týmu a pevně stanovenému období bude stěžejní správně rozplánovat dílčí úkoly členů týmu s termíny prací na projektu. V té době jsem se ještě domníval, že bude lepší, když celý projekt naplánuji a budu řídit na „čistém papíru“ (resp. měl jsem k dispozici office aplikace), proto jsem si vytvořil přehlednou tabulku, do níž jsem zanesl veškeré etapy, činnosti, účastníky, jejich dílčí termíny, kapacity, kontrolní body, stěžejní kompilace a distribuce verzí, průběžné porady, prezentace projektu navenek týmu a několik dalších operativních náležitostí v projektu. Celé plánování všech výše uvedených náležitostí pro tým o přibližně dvaceti lidech bylo poměrně časově náročné, ale sliboval jsem si od toho, že se s plněním prací na projektu celá příprava v ruce vyplatí.

Opak se stal pravdou, neboť veškeré drobné posuny úkolů, překážky z vývoje, operativní přesouvání prací apod. bylo nad možnosti tabulkového procesoru, nehledě na to, že nebylo ani v nejmenším možné sledovat počty volných versus vytížených kapacit členů týmu, s nimiž bylo možné v dané situaci počítat. Postupně se z přehledné tabulky začala stávat změť pestrobarevných popisků se jmény a s opravovanými termíny a já jsem si začal uvědomovat problém (nemluvě o faktu, že díky nepřehlednému přehledu nad projektem by nebyl nikdo jiný schopen vedení projektu převzít v případě mé pracovní neschopnosti).

Náklady a výnosy

Výše uvedený příklad použití čistého papíru pro řízení projektu se týká více či méně každého projektového manažera, proto si dovolím tvrdit, že ruční forma není vhodná pro dlouhodobé, rozsáhlé, komplikované či neustále se měnící projekty.

Každý z projektových manažerů se však může rozhodnout i pro jiné varianty řízení projektů. Proto jako druhou variantu vidím v použití specializované aplikace, která s sebou již přináší oproti předchozí formě velké množství výhod, jako například komfortnější zobrazení stavu projektu ve více diagramech či z více pohledů, detailněji zpracované sledování a řízení konfliktů mezi zdroji apod.

Poslední možnou variantou je využití projektového řízení jako modulu v rámci ERP produktu. Tato možnost vychází z faktu, že firma ERP produkt běžně používá k dosahování podnikatelského záměru a zároveň daný ERP produkt projektové řízení podporuje.

Projektové řízení jako součást ERP

Základní vlastnosti a přednosti řešení projektového řízení jako modulu v ERP systému vychází z faktu, že toto řešení bude plně integrováno do celého ERP, a proto umožní práci s výstupy projektu i v dalších jeho oblastech.

Projektovému manažerovi se tak například automaticky aktualizuje průběžný stav práce na projektu, kontrolu mu usnadňují automatické běhy, které za něho dohlížejí na dodržování termínů plnění jednotlivých úkolů, a navíc může sledovat finanční ukazatele, a to jak na straně nákladů, tak i výnosů. Reálná čísla pak může snadno srovnávat s původním plánem.

Finanční ukazatele dále navazují na ostatní moduly, jako zakázky, informace nebo obchodní případy atd., takže informační systém pak dokáže evidovat všechno, co v rámci konkrétního projektu proběhlo, například kolik přišlo faktur, jaký je pohyb zboží ve skladu, poskytuje přehled o objednávkách, korespondenci, účetnictví apod. Provázání s řešením data management system poskytuje další nástroje pro správu dokumentů (autorizace, verzování atd.). Díky modulu business intelligence lze zase analyzovat projektová data a získat tak nejrůznější pohledy pro hodnocení celého projektu či zainteresovaných pracovníků.

Z výše uvedených vlastností jasně vyplývá, že s rostoucím rozsahem nároků na projektové řízení rostou také nároky na nástroj, s nímž musí projektový manažer pracovat. Forma čistého papíru je vhodná pouze pro jednoduché, téměř intuitivní, a zejména ojedinělé projekty. Specializovanou aplikaci bych volil pouze v případě, že budu pracovat v prostředí, v němž se podmínky vývoje mění natolik, že budu potřebovat nástroje k automatickému přeplánování za běhu bez zásahu lidského faktoru. Poslední formu projektového řízení coby součásti ERP produktu vidím jako nejefektivnější variantu pro všechny ostatní typy projektů, neboť tato varianta skýtá výhody spojené s komplexní informovaností napříč ERP produktem (s podporou politiky přístupových práv), a tedy i napříč celou společností.

Vlastimil Fousek