Co ovlivňuje cenu při implementaci

• Počet uživatelů systému – zcela logicky zde platí přímá úměra čím více uživatelů, tím vyšší cena. Uživatelé se počítají buď jako tzv. konkurenční, což ovšem neznamená, že by si uživatelé navzájem konkurovali, je to poměrně nepřesný překlad anglického slova concurrent users (současní uživatelé) a znamená to, kolik uživatelů může být v systému přihlášeno najednou ve stejném okamžiku. V takovém případě může být uživateli systému v podstatě neomezený počet pracovníků firmy (například při směnném provozu se víc pracovníků střídá o jednu licenci), pouze v případě dosažení „současného“ limitu už do systému nebude další uživatel vpuštěn. Nebo se počítají tzv. pojmenovaní uživatelé, kdy má každý uživatel systému svou licenci a nezáleží na tom, kdy se do systému přihlásí a kdo další v systému pracuje.
Tip 1: Doporučujeme začít s nejnižším možným počtem uživatelů a v případě skutečné potřeby dokoupit další licence. Dokoupení licencí je velmi snadné, zatímco vrácení již zaplacených licencí v případě, že je podnik nevyužije, je také možné, avšak výrazně složitější.
Tip 2: Stalo se nám, že známý dodavatel informačního systému při prezentaci zákazníkovi načrtl velmi výhodnou cenu za licence, implementaci atd., a teprve na opakovaný dotaz, zda ta cena obsahuje opravdu vše, se jen tak zmínil, že další dva miliony budou stát tzv. přístupy do systému… Takže si u dodavatele ověřte, že nabízená cena obsahuje skutečně vše a že vás po podpisu smlouvy nečeká nemilé překvapení.
• Složitost podnikových procesů – opět přímá úměra: čím složitější firma, tím více práce s analýzou, konfigurací systému, programovými úpravami, … Zde se nabízí otázka, zda opravdu nemůžete provádět některé procesy jednodušeji. Přibližně každý druhý zákazník, se kterým se setkáme, začíná rozhovor slovy „víte, my jsme taková specifická firma“. Není skvělé mít v tak malé zemi tisíce specifických firem? Ale možná si tu specifičnost jen sami namlouváme a sami si komplikujeme život celou soustavou výjimek a nestandardů… Proto by každému projektu implementace informačního systému měla předcházet fáze analýzy procesů, jejímž výstupem musí být vyhledání neefektivních míst a návrh zlepšení, čímž se sníží složitost firemních procesů a tím i cena za implementaci systému.
• Nevhodná „velikost“ systému – často vidíme, jak se dodavatelé systémů primárně vytvořených pro velké podniky hlásí do výběrových řízení poměrně malých firem, naopak dodavatelé systémů pro menší firmy se pokoušejí probít i do segmentu větších firem. Zákazník by si měl však uvědomit následující. Pořídí-li si příliš „velký“ systém, pak bezesporu zaplatí dražší licence, dražší implementační služby, jakákoli úprava bude stát více peněz, systém bude složitější na obsluhu atd., na druhou stranu „velký“ systém určitě neomezí firmu v růstu, takže prožívá-li vaše firma rychlý růst nebo uvažujete o expanzi, určitě se snažte vybrat systém, který je o něco „větší“ než vaše firma. Příliš „malý“ systém bude lákavě levný v prvotní fázi nákupu, ale slabá funkcionalita bude nutit zákazníka k velkému množství programových úprav, k dokupování a propojování dalších systémů, povede k nespokojenosti uživatelů, že systém „nic neumí“, systém firmu spíš omezí, než že by jí pomáhal být efektivnější atd. To vše může způsobit, že levný systém může být v konečném součtu dražší než systém odpovídající velikosti.
• Nekvalitní přípravná (analytická) fáze – výše uvedené způsobí, že až v průběhu projektu se zjišťují další a další problémy a požadavky, které je třeba řešit a které mohly být postiženy už na počátku, přibývají požadavky na změny, úpravy systému atd. Stejně jako v jakémkoli jiném oboru i zde platí, že čím později se na chybu, změnu či požadavek přijde, tím dražší ta úprava bude. Změny v průběhu projektu se mohou velmi prodražit!
• Špatná součinnost pracovníků zákazníka – implementace informačního systému je společný projekt pracovníků dodavatele a zákazníka. Pokud za tým zákazníka nastoupí pasivní, nezkušení, na zachování stávajícího stavu lpící, nevhodně zvolení klíčoví uživatelé, nebo uživatelé kvalitní, ale díky přemíře jiných povinností nemající dostatek času na projekt implementace systému, čímž se projekt zdržuje a některé činnosti se musí provádět vícekrát (např. analytické schůzky, školení uživatelů, převod dat, …), bude cena zcela jistě vyšší, než zákazník očekává.
• Neochota se změnit a používat standardní procesy – velké množství programových úprav rovná se velké množství víceprací, a také vyšší cena. Víc není co dodat.
• Nedostatečně zkušení pracovníci dodavatele – nemusí být schopni navrhnout optimální řešení s největšími přínosy. Nenavrhují zákazníkovi nejvhodnější řešení na základě vlastních zkušeností a best practices v oboru, naopak přijdou na schůzku a zeptají se „tak jak to chcete nastavit...“. Před projektem je vhodné si vyžádat profesní životopisy vybraných konzultantů, sejít se s nimi, pohovořit o oblasti, pro kterou jsou určeni, a pak trvat na tom, že ti, kteří vám připadali schopní, na projektu skutečně budou pracovat.
• Programové úpravy – jakákoli úprava systému oproti standardu prodražuje projekt ve stadiu implementace i ve stadiu provozu, proto je nejvhodnější zvolit takový informační systém, který bude zákazníkovy procesy podporovat co nejlépe s minimem programových úprav. Seznam programových úprav by měl vyplynout z analytické fáze, i když košatost stromu života je taková, že až v průběhu projektu se obvykle přichází na další a další oblasti, které je nutné řešit programovou úpravou.
• Nedostatečné školení uživatelů – uživatelé jsou špatně vyškolení, tím pádem neumí pracovat se systémem, přínosy zavedení systému (zvýšení efektivity, lepší dostupnost informací, snížení nákladů, …) jsou proto malé nebo žádné a návratnost investice do informačního systému se prodlužuje.
• Školení koncových uživatelů nedostatečně vyškolenými klíčovými uživateli – klíčoví uživatelé obvykle nejsou schopni zvládnout celé školení koncových uživatelů (ve fázi školení ještě nemají dostatečné znalosti, nemají čas připravit školicí materiály, školicí data atd.), proto je nutná předem neplánovaná pomoc pracovníků dodavatele, což opět navyšuje cenu.
• Nutnost integrace ERP s jinými systémy – tvorba převodních můstků a jejich údržba mohou být časově i finančně nákladné záležitosti. Proč? Náklady na tvorbu můstků si asi každý dovede představit sám, ovšem představa, že se můstek jednou vytvoří a pak bude fungovat bez vnějšího zásahu na věčné časy, je obvykle zcela mylná. Většina systémů totiž prochází různě rozsáhlými upgrady a aktualizacemi, které mohou narušit chod rozhraní mezi dvěma či více systémy, při každém upgradu kteréhokoli ze systémů je tedy nutné zkontrolovat, případně upravit i můstek.
• Organizační a další změny během projektu, nejasná strategie firmy – informační systém se vybírá pro budoucnost, je tedy důležité znát směřování firmy, je nutné si položit otázky jako například: Roste firma? Stagnuje? Plánuje zahraniční expanzi? Chystá se prodej firmy zahraničnímu partnerovi? Plánuje expanzi do jiných oborů? Firma, která roste o třicet procent ročně, bude potřebovat jiný systém než firma stagnující. Jednou jsme organizovali výběr informačního systému pro zákazníka, který už v době výběru plánoval rozdělení a prodej firmy, což však byla tajná informace, kterou nám vedení nesdělilo. Vybrán byl tedy poměrně „velký“ systém, který dobře podporoval velkou firmu, ovšem pro několik menších firem už tak ideální nebyl, viz odstavec o příliš velkém nebo příliš malém systému.
• Objednání modulů či funkčností, které pak nebudou využity – souvisí s nedostatečnou analýzou, kdy předem není jasné, co vlastně podnik potřebuje. Tato situace je podobná člověku, který si bez rozmyslu nakoupí plnou lednici jídla a pak se mu polovina potravin zkazí…
• Posun termínu spuštění – posun spuštění informačního systému je časově a mnohdy i finančně dost náročná záležitost. Systémy se často spouští k 1. lednu. Posun spuštění na jiný termín si vyžádá nutnost mimořádných uzávěrek, převody rozpracované výroby (obvykle se přechází na nový systém v okamžiku, kdy je maximum zakázek ukončeno a rozpracovanost je minimální), převody pohybových dat (faktury, výdejky, …), která by se jinak nepřeváděla, opakování školení, delší provoz starého systému si vyžádá placení licencí atd.

Co ovlivňuje cenu systému při provozu?

• Absence správce systému – tato situace obvykle způsobí, že si koncoví uživatelé sami objednávají úpravy systému. Neexistuje-li styčný pracovník, který má na starosti styk uživatelů s dodavatelem systému a který je schopen působit jako tzv. hotline první úrovně přímo v podniku (poradí uživateli v případě problému, je schopen rozhodnout, zda je třeba další programová úprava, či zda je možné problém uživatele řešit standardními cestami atd.), nastává situace, kdy koncoví uživatelé využívají placený hotline dodavatele, kdykoliv mají sebemenší problém, sami objednávají další a další programové úpravy, a jak již bylo řečeno, každá úprava systému stojí další finance.
• Organizační a další změny – každá změna v podniku, která vyžaduje přenastavení systému, stojí v lepším případě čas (pokud jsou změny schopni realizovat pracovníci podniku), v horším případě peníze (pokud změny musí provést pracovníci dodavatele).
• Přechod na novou verzi systému – běžné aktualizace systému nebývají závažným problémem, protože změny v systému bývají jen drobné, nemění se základní struktury, názvy polí v databázi atd., ovšem přechod na novou verzi systému (upgrade) už může znamenat dost náročnou záležitost, obzvláště je-li v podniku instalováno větší množství programových úprav nebo můstků (napojení na jiné systémy apod.), protože všechny tyto nestandardní úpravy musí být zkontrolovány, případně upraveny pro novou verzi. Některé úpravy pravděpodobně zvládnou provést pracovníci podniku, ovšem většinu z nich budou muset provést externisté, pracovníci dodavatelů, a tam už může být finanční náročnost značná.
• Legislativní změny – součástí smlouvy o poskytování poimplementačních služeb (smlouva o údržbě systému, SLA atd.) je klauzule, že výrobce informačního systému je povinen udržovat jej v souladu s platnou legislativou. Máte-li systém bez programových úprav (kdo z vás to má?), neměl by být problém, ovšem pokud máte v systému úpravy, rozhraní na jiné systémy atd., tyto mohou vyžadovat další úpravy, a takové práce už bezplatné nejsou. U zahraničních systémů bývá navíc i dost dlouhá prodleva mezi vstoupením změny v platnost a aktualizací systému. ČR a SR jsou malé trhy, a tak výrobce systému logicky řeší nejdříve požadavky velkých trhů. Lokální dodavatel vám může nabídnout, že tu změnu provede sám ihned, ovšem za cenu běžné programové úpravy.

Jistě byste dokázali jmenovat dalších několik faktorů, které ovlivňují cenu informačního systému, výše jmenované jsou podle našich zkušeností ty nejběžnější.

Miroslav Benda

Převzato z bezplatného eBooku „Jak vybrat podnikový informační systém“ společnosti A.B. Andersson Czech.
www.abandersson.com