Uvedené komplikace při práci s dokumenty a mnoho dalších může vyřešit správně zvolený systém pro správu dokumentů (DMS), který bude propojen s informačním systémem (ERP). Nasazení takového řešení vnímá mnoho firem jako technologicky a provozně náročné, ovšem po překonání počátečních obav rychle poznávají výhody, které takové řešení přináší.

Obecně o DMS

Systémy pro správu dokumentů poskytují mnoho pokročilých, uživatelsky komfortních funkcí. Mezi ně patří vzdálená spolupráce uživatelů v dokumentu v reálném čase, rezervování vybrané části dokumentu pro úpravy, automatické ukládání předchozích verzí, vyhledávání dokumentů podle jejich vlastností či fulltextu, vazba dokumentů k informacím v ERP systému a mnoho dalších. DMS uchovává informace, kdo a kdy konkrétní změny na dokumentu provedl, což zvyšuje přehled o celkovém procesu zpracování. Samozřejmou součástí je workflow nástroj pro automatizaci procesů či schvalování dokumentů, který respektuje nastavení rolí uživatelů.

Odstraněním opakujících se neefektivních manuálních kroků při práci s dokumenty zásadně zvýšíte produktivitu svých zaměstnanců. Správným nastavením automatického elektronického oběhu dokumentů zrychlíte celkový chod firemních procesů a docílíte významných časových a finančních úspor. Ty mohou v závislosti na velikosti firmy a rozsahu agend, které jej využívají, dosáhnout až několika set tisíc korun ročně. A to už rozhodně stojí za úvahu.

Od file serveru k plné automatizaci

Dle způsobu práce s dokumenty a míry integrace se stávajícím ERP můžeme pro názornost rozdělit firemní strategie do čtyř skupin.

Ukládání dokumentů na file server

Nejběžnější, ale nejméně efektivní řešení. Tyto firmy své procesy řídí v některém z dostupných ERP systémů, ovšem správa dokumentů v těchto společnostech zpravidla končí ukládáním dokumentů na sdílené úložiště (v horším případě na lokálních discích zaměstnanců). Dříve či později jakákoli snaha o systematičnost narazí na velký počet složek, podsložek a verzí dokumentů, bez možnosti kontroly zachování homogennosti jejich názvů a třídění.

ERP jako „úložiště“

Pokročilejším řešením je takový ERP systém, který mimo tradiční agendy, jako jsou finance, nákup a prodej atd., umí jednoduchou správu dokumentů. Ta má omezené množství funkčností a v praxi představuje „pouhé“ úložiště dokumentů, avšak alespoň s vazbou na položky v ERP.

Pokročilá DMS řešení

Jakmile nároky na firemní procesy narostou, je třeba stávající ERP systém podpořit samostatným pokročilým řešením pro správu dokumentů. Jeho pořízení znamená vyšší počáteční investici, ovšem tu v krátkém čase vykompenzují přínosy uvedené na začátku článku.

Nevýhodou je práce ve dvou odlišných uživatelských prostředích, což snižuje jejich komfort a zvyšuje dobu potřebnou k zapracování ve více aplikacích. Zároveň má firma vyšší náklady na administrátory, kteří musí zvládat správu obou systémů. To může často znamenat i zaměstnání dalšího pracovníka.

Cesta budoucnosti v integraci ERP a DMS

Nedostatky poslední uvedené kategorie mohou být postupně eliminovány nasazením sofistikovaného řešení pro integraci ERP a DMS systémů. Tato řešení poskytují celou řadu pokročilých funkčností a jsou méně závislá na upgradech uvedených systémů. Zpravidla se jedná o hotová řešení, která jsou snadno implementovatelná do stávajícího systému bez potřeby dalšího vývoje.

Přínosy specializovaných řešení

Specializovaná řešení pro integraci ERP a DMS systémů posouvají práci s dokumenty na doposud neviděnou úroveň. Umožňují automatizované pojmenování souborů a přiřazení vlastností dokumentu (metadat). V praxi to znamená, že pokud jste dosud při vkládání dokumentu do DMS vyplňovali například kód zákazníka, projektu, středisko, typ dokumentu atd., nyní se tato data doplňují automaticky. Eliminací manuálních činností, jako jsou výběr cílové složky, pojmenování souboru nebo název verze, se dále snižuje riziko chybovosti způsobené lidským faktorem.

Nedocenitelným přínosem těchto aplikací je možnost pracovat pouze v jednom prostředí – v prostředí ERP. Z něho si integrační modul načítá data, se kterými dále pracuje a přenáší je do DMS. Automaticky unifikuje třídění dokumentů bez potřeby lidského zásahu. Uživatel vkládá dokument do ERP, jednoduše pomocí drag&drop, a na pozadí běží proces zpracování, schválení a uložení do DMS systému. Integrační software na základě metadat a nastavených rolí uživatelů ERP poskytne informace, kdo má daný dokument schválit, a upozorní schvalovatele na úkol. Uživatel může v reálném čase sledovat stav schvalování.

V ERP systému je možné zobrazovat a prohlížet veškeré přidružené dokumenty (např. k danému zákazníkovi) stejně, jako kdyby uživatel pracoval v DMS.

Integrační moduly dokážou tvořit strukturu uložených dokumentů (složky, knihovny, a dokonce i celé weby) v prostředí DMS automaticky. To vše za použití dat, která jsou uložená v ERP, a podle místa v ERP, ve kterém uživatel s dokumentem pracuje. Firma díky tomu nemusí zaměstnávat administrátora DMS systému a samotní uživatelé nemusí ovládat technologie platformy pro správu dokumentů.

Praktická ukázka procesu vyřízení objednávky

Firma X vytváří nákupní požadavky v elektronické podobě v ERP. Ovšem jejich schvalování probíhá výhradně v papírové formě a je podřízeno složité matici odpovědností. V praxi to znamená, že jeden fyzický dokument musí být podepsán mnoha schvalovateli, což trvá dlouho a nelze zjistit, v jakém stavu se požadavek nachází. Na schválený požadavek se váže ruční vytvoření nákupní objednávky, následná fyzická evidence a manuální zaplacení přijaté faktury.

Nyní si představme, že firma X nasadila DMS do stávajícího ERP a mezi těmito platformami funguje integrační software.

Oprávnění vytvářet nákupní požadavek má nyní širší skupina uživatelů v souladu s jejich rolemi. Přehledný seznam požadavků dává možnost pokročilého filtrování a zároveň respektuje přístupová práva uživatele (běžný uživatel, vedoucí oddělení, ředitel, atd.). Schvalovací řízení požadavků může být libovolně komplikované, mít více úrovní a být provázáno se zakázkou či projektem.

Uživatel po založení požadavku spouští schvalovací workflow, které automaticky dle nastavených pravidel, schvalovatelů a podmínek zajistí schválení požadavku. Vše proběhne v elektronické podobě a schvalovatelé jsou na svůj úkol upozorněni (e-mail, mobilní aplikace, notifikace v ERP). Po schválení požadavku se díky integračnímu modulu automaticky založí nákupní objednávka v ERP, která je navázaná na nákupní požadavek. Přímo na kartě objednávky v ERP jsou dostupné všechny přílohy (např. specifikace) uložené v DMS. U objednávky je automaticky kontrolováno splnění finančních limitů.

Faktura je po přijetí podatelnou vložena pomocí drag&drop do ERP systému a zahájí se automatizované elektronické zpracování. Schvalování probíhá v prostředí DMS a po něm se faktura přenáší do ERP k zaúčtování. Systém automaticky hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finálního zaplacení.

Od vzniku nákupního požadavku až po zaplacení faktury proběhl proces s minimem manuálních činností. Bez ohledu na to, zda se účastníci procesu nacházeli v kanceláři, nebo v terénu. Kompletní digitalizace oběhu dokumentů a jejich správná evidence významně snížila náklady a čas na jejich zpracování a předešla administrativním pochybením, jako je například nedodržení termínů splatnosti nebo nedodržení finančního rámce.

Ing. Kateřina Tillingerová Autor článku je manažerkou marketingu společnosti NAVISYS, s. r. o.