Již mnohokrát jsem s kolegy z branže, ale také se zástupci uživatelů i se správci jejich informačních systémů, diskutoval na téma výhod a nevýhod branžových řešení specificky nastavených pro jeden obor činnosti na straně jedné a širokých implementačních možností obecných ERP na straně druhé. Ne vždy jsme si zcela rozuměli v elementárních pojmech a mnohdy se pak diskuze stávala poměrně složitá s obtížností učinit smysluplné závěry. Proto se nyní pokusím na tuto problematiku nahlédnout trochu strukturovaně.

Do hry vstupují 3 roviny pohledu:

• architektura IS/ERP a míra jeho „branžovosti“ nebo „implementovatelnosti“,
• cíl pořízení ERP,
• organizační aspekty (velikost firmy, rozsah podnikatelských aktivit…).

Jakousi čtvrtou rovinou jsou marketingová sdělení, která s pojmy manipulují ve svůj pospěch a tím zpětně deformují jejich podstatu a bohužel i jejich reprodukci nejen laickou, ale často i odbornou veřejností.

A. Architektura IS/ERP

Na architekturu ERP lze nahlížet různými způsoby, nicméně pro účely tohoto článku bude nejlepší následující pohled. ERP systémy se obvykle sestavují z několika modulů (komponent) a informačního centra, které zajišťuje jejich komunikaci (výměnu, transformaci či sdílení dat moduly). Informační centrum se také někdy nazývá jádrem informačního systému. Tato komunikace může být řešena řadou metod, které základním způsobem charakterizují daný ERP. Například procesní komunikace komponent, třebaže není v praxi zcela běžná, umožní minimalizaci nákladů na implementaci.

Jednotlivé moduly (ale i informační centrum) disponují svou klíčovou funkcionalitou a řadou dílčích funkcí. V případě ERP systémů je obvyklé, že funkce mají univerzální charakter a jejich provádění se řídí parametry. Mezi tyto parametry lze zahrnout také specifikace šablon pro výstupy, možnost vložení nového údaje apod.

A1. Implementovatelný systém

Pokud se nyní věnujeme ERP systému, tedy poměrně rozsáhlému komplexnímu informačnímu systému, který podporuje i poměrně složité činnosti podniku (řízení výroby, řízení projektů…), pak se zcela jistě nikdo neobejde bez jeho implementace neboli zavedení do praxe. Otázkou je spíše, jak velkými možnostmi přizpůsobení ERP systém disponuje a jak je „pohodlné“ ho přizpůsobit. Pokud se přidržíme výše zmíněné architektury ERP systému, pak se z hlediska míry implementace jedná o tyto možnosti:

• Vyvinout celý IS „na zakázku“ dle vlastní specifikace včetně komunikace modulů, což je v současnosti spíše výjimečné díky své nákladnosti a udržitelnosti provozu.
• Vyvinout nový modul, případně integrovat externí program jako modul a plnohodnotně, tj. jako vlastní modul, ho začlenit do ERP systému.
• Doplnit novou funkci a začlenit ji do nějakého modulu či informačního centra, případně obdobným způsobem integrovat externí funkci (např. kontrola spolehlivosti plátce DPH z webu).
• Nastavit parametry existujících funkcí; přičemž struktura, komplexnost a rozsah těchto parametrů může vytvářet ještě několik dílčích úrovní míry implementace.

Kromě otevřenosti architektury ERP systému k implementaci je velmi důležitým aspektem schopnost implementovat ho ze strany poskytovatele, resp. ze strany jeho pracovníků. Tedy schopnost poskytovatele identifikovat informační potřeby zákazníka a ERP systém přínosným způsobem nastavit. V případě, že poskytovatel má určitou znalost oboru, ve kterém působí zákazník, je pravděpodobné, že rychleji najdou společnou řeč. Anebo také ne, neboť ta znalost může fixovat obecné nepřínosné návyky.

A2. Branžové řešení

Jak vlastně rozumět pojmu „branžové řešení“? Pod tímto názvem se na trhu nabízí ERP systémy, které disponují určitým přednastavením, které má usnadnit jeho implementaci v určitém oboru. Lze říci, že určitá obecná znalost oboru je do něj zakomponována. Opět se přidržíme zmíněné architektury ERP a uvedeme si několik typů branžového řešení.

• Celý ERP systém je určen jen a pouze pro jediný obor – mám pocit, že v posledních letech se takto specializované systémy již nenabízejí příliš často. Pokud je dnes takto na trhu systém nabízen, tak se obvykle nejedná o komplexní ERP systém, ale jen o modul řešící klíčovou problematiku oboru (například autobazar, antikvariát, pila, výroba léků, nakladatelství apod.).
• ERP systém disponuje modulem, který je určen na podporu klíčové problematiky oboru. Ten obvykle komunikuje s jinými běžnými moduly, např. skladem, účetnictvím apod., jejichž funkce a parametry mohou být též přednastaveny pro daný obor (viz dále).
• ERP systém v určitých modulech disponuje funkcemi, které jsou specifické pro určitý obor (například elektronické prověření VIN auta nakupovaného autobazarem…), a dále může mít nastaveny parametry standardních funkcí pro daný obor.
• Parametry některých funkcí jsou přednastaveny pro určitý obor (například faktury prodejce hutních výrobků uvádějí množství v kilogramech i v kusech).

Je obvyklé, že i ERP systémy nabízené jako oborové řešení mají určité možnosti implementačních nastavení, takže v praxi se téměř vždy jedná o kombinaci oborového řešení plus implementačních možností.

B. Cíl pořízení ERP

Při úvahách, zda branžové řešení anebo silně implementovatelný systém vstupuje do hry jako další aspekt důvod pořízení ERP. Zcela jistě je k pořízení ERP řada důvodů, nicméně v určitém zjednodušení lze vidět dva základní:

• Touha získat konkurenční výhodu, tzn. dělat svůj business lépe než kolegové v oboru, a této konkurenční výhody dosáhnout prostřednictvím lepší práce s informacemi. Předpokladem je, že firma ví, jak na to – tedy svému oboru rozumí na špičkové úrovni, ví, jak organizovat svou práci a jak poskytovat co nejlepší služby, kde leží finanční rezervy atd. Informační systém pak má být nástrojem, který dosažení požadovaného stavu podpoří, případně umožní.
• Nutné zlo. Bez základní informační/informatické podpory se už asi dnes nikdo neobejde. Řada firem ale spatřuje potenciál své konkurenční výhody jinde než v informační převaze, a čas, úsilí a finance směruje raději do jiných oblastí. Informační systém je pak v pozici lepšího psacího stroje v té nejredukovanější formě a s co nejmenšími nároky na pořízení, implementaci a obsluhu. C. Organizační aspekty Před implementací nového ERP je potřeba zvážit organizační aspekty (organizační uspořádání, velikost firmy, rozsah podnikání apod.) a vzít v potaz, jak dalece je firma schopná a ochotná měnit své zavedené organizační postupy, uspořádání apod., a samozřejmě také uvážit, zda by taková změna byla z hlediska chodu firmy ku prospěchu či naopak krokem zpět.

Úroveň firemních procesů

Často je implementace ERP vhodnou příležitostí, jak firemní procesy od základu reorganizovat či alespoň mírně pozměnit. V řadě moderních firem však nacházíme dobře vyladěné a fungující procesy s odpovídajícím funkčním organizačním uspořádáním. Právě takové firmy právem od informačních systémů očekávají, že je v této oblasti podpoří, nikoli že se je budou snažit „napasovat“ do svých rámců.

Velikost firmy

U velkých firem je samozřejmě reorganizace procesů vždy velmi náročná na čas, erudici zaměstnanců a koneckonců i finance, zatímco v malých firmách není problém začít pracovat trochu jinak, než bylo dosud zvykem.

Rozsah podnikání – podnikatelské oblasti

Některé firmy jsou úzce zaměřené na jeden obor podnikání (například výrobce obuvi). Obvyklejší – a praktičtější – je však skutečnost, že firma podniká v několika oborech, které se mohou nebo nemusí doplňovat (výrobce obuvi, módního oblečení a kabelek) nebo se několika různých oblastí alespoň dotýká (výrobce provozující rovněž své značkové obchody doplněné komplementárním zbožím, například kosmetikou a doplňky).

Diskuze problematiky

Představme si, že výrobce obuvi si pořídí ERP systém zaměřený na obuvnický průmysl, který je velmi kvalitně a přesně nastaven pro daný obor, včetně nastavených škál velikostí, stačí nainstalovat a začít používat, prostě idylka. Ovšem v situaci, kdy se rozhodne vyrábět i oděvy, se zjistí, že nelze do ERP systému implementovat škály velikostí oděvů. Co teď? Založit novou firmu s novým ERP?

Z druhé strany: Autobazar by si pořídil obecný ERP systém, aby jej implementoval. Ovšem zjistí, že potřebuje pro vstup dat zcela specifické obrazovky se specifickými údaji odpovídající on line dialogu se zákazníky (tedy nastavení systému pro své procesy) a další specifické funkce. Pokud obecný ERP systém nemá nástroje pro rychlé nastavení (např. není procesně orientovaný), implementace se začne neúnosně protahovat, plánovaný termín nasazení se nezvládá. Co teď?

Anebo jeden reálný příklad z praxe: Vydavatel knih hledal ERP systém určený pro nakladatelství. Z diskuze jeho problematiky se ukázalo, že vydání knihy je vlastně projekt, přičemž předmět projektu (výsledek) má řadu strukturovaných parametrů. Nakonec se tedy implementoval obecný ERP s velmi kvalitním projektovým řízením, čímž zůstala otevřená cesta pro rozvoj firmy po více než 15 let.

Zcela jistě je nutné si klást mnoho dalších otázek při volbě mezi branžovým řešením a obecným ERP systémem s širokými implementačními možnostmi:

• Umožní nám branžové řešení podpořit naše know-how, abychom na trhu uspěli více než konkurenti? Nezprůměruje nás branžové řešení s ostatními? Nebyl by přínosnější obecný ERP systém implementovaný někým, kdo má zkušenosti z oboru? Je naše know-how opravdu tak dobré, že se bez něj neobejdeme?
• Dokážeme se přizpůsobit „branžovému řešení“? Nevyvolá to organizační změny, které budou nákladnější než implementace obecného ERP systému dle svých představ? Odpovídá nabízené branžové řešení skutečně našemu businessu, nejedná se jen o zavádějící hesla?
• Věnujeme se jen jediné podnikatelské oblasti, na kterou je zaměřeno „branžové řešení“? Plánujeme zůstat u jediné podnikatelské oblasti i do budoucna?
• Bude možné v obecném ERP systému realizovat specifická nastavení nezbytná pro náš obor? Nebudou ta nastavení příliš nákladná? Nebude realizace specifických nastavení trvat příliš dlouho?
• Pochopí dodavatel obecného ERP systému náš obor? Budeme schopni specifikovat všechna nastavení?

Odpovědi na uvedené otázky závisí na konkrétních podmínkách, zejména na důvodu pořízení a implementačních možnostech ERP systému, kvalitě branžového nastavení, časových požadavcích i na ceně. Pokusme se přesto alespoň trochu formulovat určitá obecná doporučení.

Máme-li v ohni několik podnikatelských želízek, tedy zasahuje-li naše podnikání do několika různorodých oborů, nebudeme patrně pořizovat pro každou oblast samostatný specializovaný informační systém. Pravděpodobně také využíváme synergických výhod jedné zastřešující firmy, tedy společného nákupu, účetnictví, správy majetku atd., k čemuž se bude lépe hodit obecný ERP s širokými možnostmi nastavení pro sledování nákladů a výnosů dle jednotlivých SBU.

Pokud plánujeme pomocí ERP systému získat konkurenční výhody, pak je zřejmé, že potřebujeme takový, který lze nastavit (implementovat) dle našich představ dnes, ale i v budoucím období, a to jinak než naši konkurenti. Zcela jistě je tedy potřebné, aby ERP systém umožňoval rychlé (pře)nastavení procesů přes libovolné moduly za minimálních nákladů – ideálně procesně orientovaný. Pokud se najde branžové řešení, které je současně možné rozvíjet a modifikovat implementačně, je určitě dobré se na ně podívat. Pokud by branžové řešení nemělo možnost implementačního rozvoje a specifického nastavení, pak je nutné se zajímat o obecný ERP systém.

Pokud je důvodem pořízení ERP systému nutné zlo, pak se zaměříme na minimální cenu. Lze očekávat, že branžové řešení může být levnější než implementace obecného ERP systému, takže zbývá jen prověřit, zda náš business skutečně odpovídá nabízenému branžovému řešení.

Ing. Jaroslav Janda Autor článku je ředitelem společnosti BM Servis s.r.o.