facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Hlavní strana -> -> Elektronická podatelna/výpravna

Elektronická podatelna/výpravna

Řešení pokrývá veškerou písemnou a elektronickou komunikaci organizace s vnějším prostředím (písemná korespondence, datová schránka, důležité e-maily apod.). Umožňuje centrální zpracování všech zásilek, jejich kontrolu, přidělení konkrétnímu zaměstnanci k vyřízení (včetně kontroly dodržení lhůt), a zároveň odesílání dokumentů a jejich archivaci včetně doručenek.


Elektronická podatelna pokrývá splňuje všechny požadavky kladené legislativou na spisové služby. Podporuje také konverzi dokumentů v prostředí CzechPOINT@office nebo konverzi dokumentů neautorizovaným původcem.

SKonKo
SKonKo


Činnosti mohou být řešeny manuálně nebo automatizovaně. Elektronická podatelna /výpravna může být take integrována do informačních systemů zákazníka.

Klíčové funkce:

  • Převzetí dokumentu, jeho uložení, vytvoření záznamu o převzetí, odeslání automatické odpovědi atd. Datové zprávy jsou ukládány včetně „obálky“ s elektronickým podpisem a časovým razítkem
  • Kontrola pravosti elektronického dokumentu (ověření platnosti připojeného elektronického podpisu, časového razítka, vyhodnocení údajů atd.)
  • Konverze dokumentu z listinné do elektronické podoby a naopak, a to tak, aby zůstal zachován právní účinek dokumentu
  • Automatické třídění dokumentů a jejich přidělení konkrétnímu zaměstnanci nebo pracovišti
  • Přijetí, postoupení nebo odmítnutí dokumentu (včetně kontroly dodržení lhůt pro zpracování)
  • Vyhledání kontaktních údajů adresáta v seznamu datových schránek, zákaznické databázi nebo jiné evidenci
  • Odeslání dokumentu elektronickou cestou nebo jeho tisk
  • Archivace odeslaných dokumentů včetně doručenek

 

Schéma zpracování dokumentu při převzetí
Schéma zpracování dokumentu při převzetí

 

Schéma zpracování dokumentu při odesílání
Schéma zpracování dokumentu při odesílání

 

Software602, a.s.
Hornokrčská 15, 140 00 Praha 4
tel: +420 222 011 602
info@602.cz
www.602.cz

 


 

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.


Inzerce

Modernizace IS je příležitost přehodnotit způsob práce

IT Systems 4/2025V aktuálním vydání IT Systems bych chtěl upozornit především na přílohu věnovanou kybernetické bezpečnosti. Jde o problematiku, které se věnujeme prakticky v každém vydání. Neustále se totiž vyvíjí a rozšiřuje. Tematická příloha Cyber Security je příležitostí podívat se podrobněji, jakým kybernetickým hrozbám dnes musíme čelit a jak se před nimi můžeme chránit. Kromě kybernetické bezpečnosti jsme se zaměřili také na digitalizaci průmyslu.