Data – informace – znalosti

Trojice hodně frekventovaných slov. Naši jistě čtenáři vnímají rozdíl mezi pojmy „data“, „informace“ a „znalosti“, ale protože jsou v běžné komunikaci někdy zaměňována, připomeňme si jejich definici, jak ji sepsal již americký ekonom a filozof managementu Petr Drucker: "Data reprezentují specifické vlastnosti objektů (entit a událostí v reálném světě). Data jsou množinou popisující objekt bez kontextu. Data se stávají informacemi, když je vhodně zpracujeme (strukturujeme) a dodáme za určitým účelem. Data v kontextu jsou informacemi a informace, které jsou použity, jsou znalostí, tzn., že zkušenosti transformují informace do znalosti."

Manažerský informační systém

Po prvotním omámení množstvím zpracovávaných dat si manažeři začínají uvědomovat, že kouzlo není v jejich množství, ale v jejich relevantnosti a v rychlé a přesné cestě k potřebným informacím. Tato cesta má jméno MIS.

Manažerský informační systém (MIS) je nadstavba nad standardním informačním systémem, která zpracovává údaje z databází podle potřeb uživatele. Výstupy jsou ve formě grafů, tabulek nebo reportů. Účelem je poskytnout informace potřebné pro efektivní řízení organizace a to rychle a v uživatelsky přívětivé formě. Věcné požadavky na MIS obvykle zahrnují:

• sledování hodnot klíčových ukazovatelů (monitoring KPI), jejich vývoje a odchylek v čase
• analýzy dat dle různých parametrů
• analýzy agregovaných dat s prostupem k detailům
• analýzy trendů
• hledání závislostí
• simulace a modelování

Nejčastějšími nástroji MIS jsou:

• multidimenzionální náhledy
• ad-hoc analýzy
• hierarchie
• časové řady
• kalkulace
• tabulky
• grafy

Obr. 1: Technologicky je MIS postaven na prostředcích business intelligence.

Jak funguje MIS ve veřejné správě

Manažeři z privátní sféry již pár let jednoznačně uznávají, že je zbytečné hrabat se v celém systému, když mají MIS. Jaké je ale využití MIS ve veřejné správě? Dá se shrnout do tří základních oblastí:

• Manažerské řízení v organizaci - chod a procesy úřadu
• Ekonomické řízení organizace a zřizovaných organizací
• Strategické řízení spádové oblasti - využití agregovaných podkladů pro kraj, region nebo mikroregion pověřeného území

A jaké informační výstupy pro strategické rozhodování může veřejné správě MIS nabídnout?

Jde především o:

• Různé pohledy na rozpočet, jeho změny, plnění, čerpání, financování
• Simulaci a modelování různých variant rozpočtu
• Sledování dopadu rozpočtových opatření
• Stav a vývoj pohledávek a závazků
• Informace o hospodaření zřizovatele i zřizovaných organizací
• Analýzy příjmů a výdajů podle hierarchie organizační struktury a rozpočtové skladby
• Analýzy majetku
• Demografii

Účel využití rozpočtových a finančních dat je jasný, demografické výstupy mohou být cenným podkladem pro rozhodování o budování občanské vybavenosti v konkrétních lokalitách. V soukromém sektoru MIS už dávno není pěkná hračka pro vrcholové manažery. Je to každodenní nástroj umožňující efektivní fungování jim svěřených firem. Jeho využití ve veřejné správě ovšem zatím není běžné. Panují obavy z finanční náročnosti takového řešení. Je pravdou, že pořizovací náklady některých komerčních komponent Business Intelligence jsou pro menší úřady vysoké.

Na trhu ovšem existují řešení manažerského informačního systému vyvinutá tradičními dodavateli veřejné správy nejenom na placených platformách, ale i na open source komponentách. Zkušenosti jejich autorů zaručují, že tato řešení jsou „na míru“ veřejného sektoru a díky opakovanému nasazování jsou cenově dostupná. Každý kvalitní dodavatel navíc musí budoucímu uživateli poskytnout možnost si aplikaci předem vyzkoušet. V rámci testu by měl dbát na intuitivnost aplikace, její snadnou obsluhu a v neposlední řadě na výstupy a jejich variabilitu. Tak proč to nezkusit?

Propojením vajíček, mouky, cukru a krému pořídíme dort s daleko vyšší hodnotou než suroviny, ze kterých byl vytvořen. Propojením dat na základě určitého kontextu získáme informaci mnohem cennější než primární data, ze kterých vznikla.

Třešnička na dortu efektivity – Portál manažera

MIS poskytuje statistiky, přehledy a dává odpověď na řadu finančních otázek. Manažer ale potřebuje řešit denně další záležitosti procesního charakteru – dokumenty, které musí vyřídit, úkoly své i podřízených, dovolené atd. Podklady k nim jsou obsaženy v různých specializovaných systémech či aplikacích a málokterý software je dokáže integrovat, tedy zobrazit jejich výstupy na jednom místě. Na trhu se nedávno objevilo zajímavé řešení pomocí, kterého lze tohoto výsledku dosáhnout a umocnit jeho efekt personalizací, kterou si může provádět sám uživatel. Docílí tím rychlý přístup k nejdůležitějším informacím a efektivní vstup přímo do souvisejících aplikací.

Obr. 2: Portál manažera dokáže přehledně integrovat na jednom místě informace z různých specializovaných systémů.

A co dál? Znalosti!

Na data mohou manažeři v současnosti zapomenout. Díky softwaru získávají rovnou mocnou zbraň - informace. Je na nich, zda se s tím spokojí, anebo budou sledovat vývoj v informačních technologiích ještě dále – ke znalostem. Protože, jak uvedl Jonas Ridderstrale (prominentní švédský myslitel v oblasti managementu, autor bestselleru Funky Business): „Moc v dnešním světě se přesouvá od lidí, kteří dříve kontrolovali informace k lidem, kteří kontrolují poznání.“

Ing. Adam Kožina