Co a koho musí organizace mít, pokud má přijít změna?

Před finálním výběrem konkrétního řešení by měla proběhnout diskuze o faktorech, které mohou do určité míry limitovat výběr. Nejde pouze o zdroje finanční, ale také lidské, technické a časové. V praxi se setkávám s těmito limitujícími faktory.

Vize a chuť

Lidé pověření výběrem musí mít vizi, jak bude nové řešení vypadat. Musí vědět, proč vybírají nové řešení, kdo jej bude používat a k čemu má sloužit. Součástí vize je i další růst, rozvoj a integrace takového řešení s jinými systémy. Velice vítaným prvkem při jednání je takový člověk, který vizi dokáže přenést do odborné terminologie. To Vám umožní srovnávat rozličná řešení a výběr má konkrétní obrysy. Zaměstnanci byli po celé roky zvyklí používat starý systém a téměř vždy se projeví určitá skepse vůči novému řešení. Pozvěte vaše kolegy a podřízené na předvádění softwaru. Zdůrazněte jim výhody a přínosy, které z nového řešení plynou a nechte jim prostor pro dotazy a vyjádření. Vybíráte přece řešení i pro ně.

Technické (hardwarové) vybavení

Pokud se budeme zabývat komplexním řešením pro celou firmu nebo jedno její oddělení, bude základem řešení architektura klient-server. Na server je nainstalována aplikace, která bude obsahovat vše potřebné pro chod reportingového nástroje. Výkon serveru by měl odpovídat počtu uživatelů přistupujících k serveru, počtu a velikosti reportů. Uživatelům postačí počítač s internetovým prohlížečem připojený do sítě.

Datová základna a datový sklad

Datovým zdrojem mohou být jednotlivé datové soubory, datový sklad nebo transakční databáze. Jednotlivé soubory jsou napojeny přes ODBC, databázové zdroje přes implementované ovladače poskytovatelů databází. Samostatnou kapitolou je datový sklad. Ten není nutnou podmínkou pro správné fungování systému. Na druhou stranu je nutné zvážit, jak kvalitní jsou vaše data v produkční databázi (z pohledu reportování) a zda počet dotazů z aplikace nepřinese problémy v jejím používání.

Programové (softwarové) vybavení

Opět začneme serverem. Na tom není potřeba prakticky žádný dodatečný software, pouze základní operační systém. Spolu s aplikací se nainstaluje obslužná databáze, ve které jsou uložena data pro aplikaci. Uživatelům napojeným přes síť stačí webový prohlížeč. Uživatel je tedy schopen velice rychle a jednoduše začít pracovat s nástrojem bez nutnosti hromadné instalace aplikace na klientské počítače.

IT oddělení

V každé firmě je reporting řešen trochu odlišně. Někde IT zajišťuje pouze přístup k datům. Jinde připravuje IT pro uživatele data a někde přímo tvoří reporty. Role odborníků z IT je klíčová v počátcích implementace. Nikdo jiný nemá v organizaci takové znalosti o struktuře uživatelů, zabezpečení a dalších systémech. Pokud je aplikace nainstalovaná, zdroje dat připojeny a práva uživatelů nastavena, role IT se přesouvá do modu údržby.

Čas

Po určitou dobu bude nový systém existovat vedle starého. Doba implementace vychází z počtu uživatelů, systému ukládání dat, komplexnosti datových zdrojů, kvalitě dat a počtu reportů. Při stanovování termínů mějte na paměti, že implementace je prováděna pouze jednou a je klíčové ji udělat precizně. Pomůže Vám dodavatelská firma při implementaci nebo Vás odkáže na manuály? Best practice a know how lidí, kteří se systémem pracují, se nedá nahradit a Vám to pomůže v plynulejším nasazení.

Jak budou reportingové procesy vypadat v praxi?

Pokud jste se dostali až sem, můžete si na několika příkladech představit, jak takový komplexní reportingový nástroj funguje v praxi. Porovnejte váš současný stav s moderními možnostmi a získejte náměty na zlepšení, o kterých je možné v organizaci diskutovat.

Data jako zdroj pravdy

Data necháme uložena v databázi nebo v datovém skladu. Nad nimi je vytvořena metadatová vrstva. Jejím hlavním úkolem je spojení dat z více datových zdrojů, kontrola spojení mezi tabulkami, výběr proměnných, úprava jejich vlastností, definování filtrů, nové výpočty atd. Skrze tuto vrstvu umožníte uživatelům optimalizovaný a kontrolovaný přístup k primárním datům, která budou ošetřena pro jejich použití. Vrstvu vytvoříte pouze jednou. Pokud bude více uživatelů tvořit report nad stejnou vrstvou, nemůže se jim stát, že získají různé výsledky. Report je prázdnou nádobou, která čeká, až do ní nalijeme data. V samotném reportu už jsou vidět pouze data agregovaná. Export nebo rozesílání takových reportů je bezpečné a jednoduché.

Aktualizace dat

Data jsou uložena na jednom místě, metadatová vrstva je napojena na datové zdroje a reporty jsou tvořeny nad metadatovou vrstvou. Takto spojený řetěz zajistí, že vždy když bude report otevřen, načtou se z datového zdroje aktuální data. Není nutné nic manuálně upravovat, reporty obíhající v organizaci budou vždy vytvořeny nad aktuálními daty. Není problém si automaticky ukládat různé verze reportů, u kterých bude jasně uvedeno, kdy byly vytvořeny. Zaručí Vám to kontrolu nad vším, co se v datech stane.

Tvorba reportů

Určitě máte v organizaci různě šikovné uživatele při práci s počítačem. Mnozí by se správným nástrojem dokázali víc. Ostatní ovládají pouze základní funkce. Tuto počítačovou gramotnost nelze podceňovat. Není samozřejmostí u všech uživatelů a reporting není možné omezit pouze na ty, kteří umějí důmyslně pracovat s počítačem. Řešení pro reporting by mělo obsahovat více nástrojů, ve kterých je možné reporty tvořit. Nástroj komplexní, ve kterém se konstruují rozsáhlé a dlouhodobé reporty ale i nástroj jednoduchý, který umožní uživateli bez delšího nastavování vytvořit potřebný report. Určitě není od věci ani vzájemná přenositelnost mezi těmito nástroji. Síla jednoduššího nástroje se projeví ve chvíli, kdy vy nebo vaši kolegové budete potřebovat vytvořit ad-hoc analýzu určitého jevu. Pokud máte zpřístupněnou metadatovou vrstvu, stačí během několika minut vytvořit jednorázový report odpovídající na konkrétní otázku.

Obr 1: Dashboard je složen z objektů, které jsou umístěny v jiných reportech.

Zabezpečení

Už máte v organizaci vytvořeny uživatelské účty? Není nic jednoduššího než aplikaci na stávající účty napojit. A když je uživatelských účtů příliš nebo nic nechcete nastavovat? Aplikace disponuje vlastními uživatelskými účty. Samostatnou kapitolou je pak funkční nastavení uživatelů. Ti mohou být omezeni metadatovými vrstvami, přístupem do reportů nebo celých složek, případně i výběrem nástrojů se kterými mohou pracovat.

Distribuce výstupů a export v různých formátech

Vyberte si, zda mají konzumenti reportů do aplikace přístup nebo pouze obdrží email s aktuálním reportem. Rozesílání je plně automatizované na základě vložených podmínek o času odeslání. Pro komplexní použití je možné nastavit trigger z databáze. Distribuce mimo organizaci probíhá stejným způsobem, je pouze na Vás jestli přes přihlašování nebo emailem. Pokud používáte mobilní zařízení, můžete si reporty otevřít přímo v něm. Uživatelé s přístupem do aplikace, kteří nechtějí report každou hodinu kontrolovat, si mohou nastavit upozorňování na nové verze prostřednictvím emailu. Reporty jsou tvořeny prostřednictvím webových prohlížečů, což z nich dělá prakticky webové stránky obsahující XML kód. Pokud je potřeba s daty ještě dále pracovat, nabízí se export do formátu MS Excel nebo csv. Pro prezentaci v tištěné formě je možný export do formátu pdf. Zajímavou možností je propojení reportovacího řešení s nástroji MS Office a aktualizace dat přímo v powerpointové prezentaci.

Obr. 2: Spojením reportovacího nástroje a powerpointu obohatíte vaše jednání.

Vizualizace čísel

Točit se v kruhu stále stejných tabulek a koláčových grafů začne po čase nudit každého. Proč nedodat reportům atraktivní vzhled. Místo tabulky s měsíčními výkazy se mohou zobrazit ciferníky, na kterých bude jasně vidět, na jaké úrovni plánu jste. Vizualizace prostřednictvím aktivních prvků nebo animací už nejsou nedostupné. Divili byste se, co s lidským vnímáním dokáže udělat několik hezkých animací. I špatná čísla mohou vypadat hezky. Když to navíc bude prezentováno na mobilních zařízeních, hodnota takových reportů stoupá v ceně.

Shrnutí

Rozhodnout se pro vhodné reportingové řešení není jednoduché. Organizace je živý organismus a nástroj tohoto typu ovlivní zaběhnuté zvyky. Automatizace reportovacích procesů ušetří spoustu času, přinese nezkreslené a aktuální informace všem, kterým jsou určeny. Interaktivní reporty začnou být atraktivní i pro ty, kteří si žádné reporty nikdy neotevřeli. Nemusíte pracovat ve velké mezinárodní společnosti, abyste si tyto výhody vyzkoušeli v praxi. Vše je dnes dostupné i malým a středním organizacím. Nebojte si představit, jak by to mohlo vypadat u Vás. V posledním díle minisérie si ukážeme sílu spojení reportingu a analytických výsledků.

Ing. Michal Kadlec Autor článku je certifikovaným analytikem a konzultantem pro reporting, data mining a statistickou analýzu ve společnosti ACREA CR.