Jste zavaleni reporty?

V organizacích se často stává, že počet i objem reportů pomalu ale jistě narůstá. První vlaštovkou jsou reporty základní, provozní. Z nich je vidět, že lze čísla zobrazit pomocí tabulek a grafů. Vedení, případně zaměstnanci si přirozeně řeknou: „Proč bychom nezobrazili tato čísla za jiný časový úsek, nebo v jiném geografickém rozložení? Proč bychom vlastně nemohli reportovat další čísla, která nám doplní tuto prvotní informaci? A co kdyby mělo každé oddělení vlastní report? Ten by se mohl skládat z dílčích reportů jednotlivých pracovníků.“ To vše je samozřejmě možné, ale z jednoho základního reportu se stane komplex velkých, vzájemně provázaných listů, jejichž strukturu a hierarchii lze rozplést velice těžko nebo vůbec. Ve výsledku takových reportů existuje několik, v různých verzích a s různými listy podle toho, pro koho je report určený.

Časté a pravidelné aktualizace existujících reportů

S narůstajícím počtem reportů se zvyšuje i časová náročnost pro jakoukoli aktualizaci dat. Navíc se zvyšuje i frekvence odevzdávání reportů. Proč? Protože se zvyšuje potřeba častěji rozhodovat a tím odpovídat na turbulentní a konkurenční prostředí, ve kterém žijeme. Aktualizace nejsou o přepsání jednoho čísla v buňce. Jde o pečlivou práci, při které je nutné změnit vše na správných místech. Postupem času se z toho stává práce nevděčná a časově náročná. Jakákoli chyba pak negativně dopadá na rozhodování o budoucnosti a zpětně i na autora reportu. Je nutné nasadit další úroveň kontroly, abychom se na správnost reportů mohli spolehnout.

Komplikovaný přístup k datům a jejich dohledávání v databázi

„Píšu požadavek na IT, aby mi vytáhli tuto tabulku. Nechceš od nich taky něco? Než to zpracují, to bude zase doba.“ Ve stejném duchu se podobné věty linou organizacemi napříč všemi sektory. Zaměstnanci bez přístupu k primárním datům jsou odkázáni na někoho, kdo bude jejich požadavky vyřizovat. Ten někdo má ale obvykle na práci ještě další úkoly a tak dochází k frustraci na obou stranách. Méně obvyklá, ale o to nebezpečnější, je věta: „Zkontroluješ prosím tě tento dotaz? Minule jsem shodil celou databázi, protože jsem ho měl špatně“. V případě, že mají zaměstnanci přístup do databáze a mohou si data extrahovat přes různé nástroje sami, je organizace vystavena riziku, že bude zdroj dat přehlcen zbytečnými nebo chybnými dotazy. To zapříčiní zpomalení nebo dokonce pád celého systému.

Velký objem reportů a dva zdroje pravdy

Reporty jsou tvořeny nad daty, která jsou různými cestami exportována z databáze. Data se stávají součástí reportů vytvořených v tabulkovém procesoru nebo jiném nástroji. Co se stane, když je objem dat příliš velký? První problém je v rychlosti práce se souborem. Někteří zaměstnanci to řeší tak, že si zapnou report a než se celý načte, zajdou si udělat kávu nebo čaj. Čas strávený přípravou nápoje je dlouhý tak akorát na to, aby jejich počítač dokázal vše načíst. Druhým problémem je distribuce. Soubory přesahující určitou velikost nelze posílat emailem. Uživatelé tedy sdílejí soubor prostřednictvím společného úložiště. Jaký je ale objem takového úložiště? Jak vypadá po roce používání? Stačí si kontrolně zadat název nějakého souboru a budete překvapeni, kde všude je umístěn. Tento způsob sdílení a přeposílání reportů s daty vede k pochybnostem nad jejich pravdivostí a aktuálností. Nezřídka se stává, že reporty vytvořeny nad stejnými daty mají různé výsledky, což může být úsměvné pro třetí stranu, nikoli pro autory reportů.

Distribuce reportů

Ve většině organizací je distribuce typicky prováděna emailem nebo přes sdílené úložiště. Tímto způsobem je ale velice obtížné kontrolovat, kdo k reportům přistupuje. Možností je tvorba rozsáhlé a časově náročné politiky práv. To vede k tomu, že zaměstnanci mající přístup tam, kam by neměli, mlčí. A zaměstnanci, kteří nemají přístup tam, kam potřebují, křičí. Distribuce mimo organizaci je ještě složitější. Není vhodné posílat ven podkladová data, takže se objekty kopírují nebo se tvoří printscreeny. Vše se vkládá do prezentací a dalších souborů. Důsledkem takto rozesílaných reportů je jejich nekontrolovatelné rozšíření i k lidem, kteří nemají oprávnění takový report vidět. Dovedete si představit, jak probíhá aktualizace?
 

Obrázek 1: Distribuci reportů lze v komplexních nástrojích pro reportování řídit velice jednoduše.

Ad-hoc reporty

Předchozí odstavce byly věnovány reportům dlouhodobým, které v organizaci obíhají delší dobu. Jednotliví pracovníci ale řeší dílčí, jednorázové úkoly. Ty vyžadují v úvodu řešení krátkou ad-hoc analýzu, která je uvede do aktuálního stavu problematiky. Nejjednodušším řešením jsou opět tabulky a grafy. K tomu jsou zapotřebí data. Opět se dostáváme do kolečka nekonečného hledání v databázi a zkoušení různých možností. To je ale obtížné, pokud je zaměstnanec odkázán na někoho, kdo nedává úkolu stejnou prioritu. Ad-hoc reporty by měly být zpracovány rychle a měly by poskytnout aktuální informaci tomu, kdo si ji vyžádá. Takže i hodinové zpoždění může mít negativní důsledky.

Záplava informací

Proč se tvoří reporty? Protože potřebujeme data převést na informaci. Report pomáhá informaci v datech zobrazit a pochopit. Na základě informace lze vybudovat znalost a dospět k jednoznačnému a správnému rozhodnutí. Některé reporty trpí absencí informace, jiné trpí záplavou informací. To vede k nespokojenosti na straně uživatele reportu. Data musí být zobrazována jasně, výstižně a v požadovaném rozsahu. Máte u vás reporty, ve kterých se ztrácíte, nebo kterým chybí smysluplná informace?

Obrázek 2: Geografickou informaci lze nejlépe zobrazit pomocí mapy v různé úrovni detailu.

Lidé v organizaci

Existují tři základní výrobní faktory – práce, půda a kapitál. V současnosti je důraz kladen na práci, kterou přinášejí do organizace její zaměstnanci. Jejich úroveň je měřena přidanou hodnotou. Zaměstnanec, který analyzuje data a zkoumá závislosti, příčinné vztahy nebo vzorce chování zákazníků dává organizaci větší přidanou hodnotu než zaměstnanec kopírující data z jedné tabulky do druhé v pravidelně se opakujících cyklech. Je absurdní, když vyjde najevo, že organizace a její schopnost reportovat data a výsledky je závislá na několika jednotlivcích. Ti představují veškeré know-how reportovacích procesů a jeho předání na někoho dalšího představuje zbytečné náklady a čas.

Mobilní svět

Mobilní zařízení připojená k internetu jsou hitem. Vzrůstající počet smartphonů a zvyšování dostupnosti mobilního připojení dává unikátní možnost mít online informace vždy u sebe. Většina lidí se ale omezí pouze na příjem emailů. Jistě by bylo zajímavé mít zabezpečený přístup k reportům přes mobilní telefon nebo tablet. Podklady pro jednání by se pak nemusely tisknout ani přenášet v notebooku, protože by byly pořád s vámi.

Shrnutí

Zdá se vám něco z výše uvedeného směšné? Možná, pokud těmito symptomy netrpí zrovna vaše organizace. Přišlo vám něco povědomé? Není třeba zoufat. Některé z výše uvedených příznaků pocítí po čase každá organizace. Důležité je přiznat si, že není vše růžové. Pokud si to uvědomíte, je čas na výběr vhodného reportingového nástroje. Jak si správně vybrat reportovací nástroj a na co při tom nezapomenout si povíme příště.

Ing. Michal Kadlec