Informační systémy a informační pyramida

Pojem informační systém (IS) je velice široký a někde není úplně jednoduché se v této problematice orientovat. Jako příklad mohu uvést jednoduchou příhodu s pojmem informační systém. Oslovil mě zákazník, že by potřeboval informační systém pro svůj podnik, který je celkem rozsáhlý a chybí mu v něm orientace. Chvilku jsme diskutovali o konkrétních potřebách, ale zdálo se mi, že jeho požadavky míří někam jinam. Proto jsem se zeptal, co přesně potřebuje a odpověď byla následující: „No přece ty tabulky pro označení budov a kanceláří, orientační šipky a plán podniku.“ Ano i toto je informační systém.

Informační systémy tak, jak je budeme chápat my, tedy systémy pro podporu činností, organizace a řízení stavební firmy, mají svoji strukturu a odlišnosti. Jako nejrozšířenější model struktury IS je používána informační pyramida, která popisuje jednotlivé úrovně IS:

• EIS – executive information systems (systémy vrcholového managementu) jsou systémy, které zpracovávají informace pro potřeby strategického rozhodování prováděného vrcholovým managementem společností.
• DSS – decision support systems (systémy pro podporu rozhodování) jsou systémy, které mají řadu vlastností obdobných jako EIS, jen jsou určeny pro vyšší a střední management. Mnohdy není tato skupina samostatně zmiňována a tyto systémy jsou zařazovány do skupiny MIS.
• MIS – management information systems (manažerské informační systémy) představují aplikace orientované na řízení podniku na operačně taktické úrovni zejména v ekonomických, finančních a obchodních oblastech.
• TPS – transaction processing systems (provozní IS) reprezentují aplikace určené pro podporu provozu v rámci dané organizace. Jinak řečeno, jedná se o podporu hlavní činnosti podniku na operativní úrovni.

Výše uvedené členění IS je důležité zejména z hlediska, co lze od kterého IS očekávat. Těžko lze od TPS (provozního systému) požadovat, aby byl prvotně určen pro manažery a jejich potřeby analýz. Naopak EIS a MIS nám neumožní pořizovat základní doklady systému, jako jsou faktury, příjmy na sklad, …

Obr. 1: Informační pyramida popisuje jednotlivé úrovně IS

Manažerské nástroje v rámci IS

Jak plyne z výše uvedeného MIS (potažmo DSS a EIS) jsou nástroje, které manažerům poskytnou potřebné informace a umožní jim na základě těchto informací a jejich analýz přijímat rozhodnutí. Důležité je, že MIS není z uživatelského hlediska nástroj na získávání informací, ale na „práci“ s informacemi. MIS představují aplikace orientované na řízení podniku na operačně taktické úrovni zejména v ekonomických, finančních a obchodních oblastech. Základní motto by mohlo znít takto: není naším cílem informace získat, ale s informacemi pracovat a analyzovat je.

Controlling a business intelligence

Hlavní oblastí použití manažerských nástrojů je oblast controllingu. Nemáme prostor se příliš pouštět do rozboru pojmu controlling, takže jen krátce. Controlling je systém podpory podnikového řízení prostřednictvím stanovených cílů a cest k dosažení těchto cílů. Controlling není pouze kontrola, se kterou je někdy zaměňován, ale controlling je proces řízení. Obsahuje postupy, principy a nástroje pro definování cílů (plánování) a sledování dosažení těchto cílů (skutečnost).

Právě postupy, principy a nástroje controllingu musí mít podstatnou oporu v oblasti MIS a EIS. Zmiňme zde ještě druhý pojem z nadpisu. Jak praví Wikipedie: „Business intelligence (BI) jsou dovednosti, znalosti, technologie, aplikace, kvalita, rizika, bezpečnostní otázky a postupy používané v podnikání pro získání lepšího pochopení chování na trhu a obchodních souvislostí. Za tímto účelem provádí sběr, integraci, analýzu, interpretaci a prezentaci obchodních informací.“

Jak vidíme, controlling i business intelligence vyžadují informace a jejich analýzu, interpretaci a prezentaci. Toto je právě účelem MIS.

ERP systémy a datové sklady

Z předchozího plyne, že základem MIS jsou informace, které je nutné získat. Základním zdrojem informací jsou TPS systémy. Nelze samozřejmě použít celou databázi TPS jako zdroj informací. MIS je založen na výběru důležitých, potřebných informací. Schematicky je tento postup znázorněn na obrázku 2. Datový sklad je vlastně samostatnou databází, do které jsou informace „zkopírovány“ v rámci procesu transformace. Proto datový sklad vytváří kromě zdroje dat a informací také archiv informací bez ohledu na to, zda informace byly v původním systému archivovány nebo mazány. Sama problematika datových skladů, jejich návrhu a tvorby je velmi rozsáhlá.

Obr. 2: Zjednodušené schéma vazby manažerského systému, datového skladu a transakčních systémů

Možnosti analýz informací

Pojďme se nyní krátce podívat na problematiku MIS prakticky – co by nám měl jako manažerům přinést. Základem analýz je pohled na informace z různých hledisek, které zpřesňují konkrétní informaci. Vezměme například dotaz: Jaká je hodnota tržeb? Na takovýto dotaz není jednoduše možné odpovědět, ale dotaz musí být upřesněn, například: Jaká je hodnota tržeb v letošním roce za všechny produkty a všechny zákazníky? Jaká je hodnota tržeb v uplynulém měsíci za skupinu produktů a všechny zákazníky? Jaká je hodnota tržeb v letošním roce za všechny produkty a zákazníka XY? Na každý dotaz dostaneme odpověď, odpovědi jsou různé, ale v kontextu dotazu správné.
 

Obr. 3: Ukázka analýzy stavebních zakázek/projektů ve vazbě na náklady a zisk

A právě možnost klást dotazy a získávat na ně adekvátní a správné informace je základem analýz. Samozřejmě analýzy musí umožnit rozklad syntetických (souhrnných) informací do informací dílčích, a tím poskytovat východiska pro vznik informací. V krátkosti se podívejme na možnosti analýz informací v MIS:

• náklady a zisk – analýza stavebních zakázek/projektů ve vazbě na náklady a zisk, porovnání plánu a skutečnosti, výběr největších zakázek dle nákladů,
• cash flow – hodnocení příjmů a výdajů, cash flow pro firmu, její organizační jednotky či konkrétní zakázky,
• obchodní potenciál – hodnocení tržeb dle zakázek, zákazníků, území,
• využití kapacit – využití výrobních kapacit, například stavební mechanizace.

Časté chyby v oblasti business intelligence

Pojďme se na závěr podívat na časté chyby a problémy, které se v oblasti business intelligence objevují.

O prvním problému jsme se již zmínili v první kapitole. Jedná se o situaci, kdy se analýzy a manažerské pohledy vytvářejí v systému, který k tomu není primárně určen (tedy v TPS). Jak jsme se zmínili, TPS systém má samozřejmě dané informace k dispozici, vždyť je primárním zdrojem těchto informací. Problém však spočívá v tom, že TPS systém nemá primárně nástroje pro analýzu informací. Hlavní možností jsou tedy většinou statické reporty. Jejich největší nevýhoda spočívá v tom, že uživatel není schopen výstupy modifikovat dle svých potřeb (které se samozřejmě mění dle nastalé situace). Toto pak vede k nutnosti buď si nechat dodavatelsky (a samozřejmě za finanční prostředky) reporty upravit, nebo systém použít pouze jako zdroj informací a ty poté převést jinam, kde by se mohly analyzovat (např. MS Excel).

Ale i pokud máme MIS, který nám poskytuje možnost analýz, ještě nemáme vyhráno. Velkým problémem bývá četnost a vhodnost informací. MIS jako nástroj nám většinou umožní jednoduše a rychle pracovat s celou škálou informací. Mnohdy však možnosti MIS vedou své uživatele k práci s přemírou informací, které se stávají nepřehledné a nelze je v daném rozsahu rozumně analyzovat.

Také s omezením počtu informací může být paradoxně problém, musíme řešit jejich vhodnost. To může být kardinální problém, protože pro řešení různých situací jsou obecně potřebné různé informace. Zde docházíme k požadavku, aby byl MIS uživatelsky co nejotevřenější a umožňoval uživatelům volby různých informací pro analýzy.
 

Obr. 4: Ukázka analýzy cash flow

Obr. 5: Analýza obchodního potenciálu – hodnocení tržeb dle zakázek, zákazníků, území

Pavel Hajn