facebook
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
 

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
Partneři webu
CVIS Consulting
IT SYSTEMS 9/2014 , Cloud a virtualizace IT , Projektové řízení

Podpora řízení projektů jako služba aneb Být, či nebýt v cloudu?

IT pro podporu řízení projektů (1. díl)



Microsoft - IT pro podporu řízení projektůHostované aplikace jsou dnes v kurzu. Doby, kdy byly nástroje hračkou několika zapálených IT nadšenců, jsou dávno minulostí. Postupem času si cloudové služby nekompromisně ukrajují další a další agendy a přetváří koncept moderního pojetí IT. A nástroje pro podporu projektového řízení jsou aktuálně jedním ze žhavých kandidátů na opuštění vašich serveroven. První část miniseriálu se zaměří na rozřešení dilema kdy se pustit do cloudu a kdy zůstat on premise. V dalších dílech se pak dozvíte, jak se hostované nástroje implementují a co vám umí nabídnout pro zlepšení úrovně projektového řízení.

Alvao

Každá organizace dnes řeší různé projekty - realizuje akvizice, nebo se naopak dělí, udržuje a rozšiřuje své produktové portfolio, zefektivňuje interní procesy a zavádí nové informační systémy. Je nad slunce jasné, že takto významné projekty zkrátka neodřídíte pomocí Excelu a dokumentů roztroušených na počítačích jednotlivých podílníků projektu. Při obhlídce podpůrných nástrojů byste v první řadě měli zhodnotit, zda můžete podpůrný software pro projekty provozovat ve své vlastní organizaci, nebo zda je vhodnější vydat se cestou hostované aplikace. Při procesu rozhodování budete ovlivněni v zásadě dvojím typem faktorů. Obecnými předpoklady organizace a charakteristikami spjatými s projekty a úrovní projektového řízení.

Strategie, finance a IT

Mezi klíčové obecné faktory patří strategie organizace, dále koncept finančního řízení a kapacita interního IT oddělení. Tyto oblasti musíte bezpodmínečně zohlednit při rozhodování o jakékoliv hostované aplikaci, kterou se rozhodnete nasadit:

Je pochopitelné, že své rozhodování musíte v první řadě stavět na existující strategii své organizace. V praxi se dnes setkáte s různorodou směsicí přístupů ke cloudu, sahajících od extrému cloud jako modla až po vnímání cloudu jako jednoho velkého viru. Přitom neplatí pravidla jako například, že cloud je vhodný pro menší organizace, větším se vyplatí on premise apod. Zde vám tedy nezbyde nic jiného, než ověřit si realitu ve své organizaci individuálně.

Druhým z obecných aspektů je pak finanční řízení, kde narazíte na podobně pestrou směsici přístupů minimalizující investice do čehokoliv (software nevyjímaje), nebo naopak zefektivňující svůj provoz. Finanční strategie je zpravidla ovlivněna pozicí firmy na trhu a očekávaným vývojem. Silní hráči zpravidla více optimalizují, tedy snižují OPEX, slabší naopak více investují do svého rozvoje, aby posílili svou pozici. Pokud však organizace očekává útlum poptávky, nebo bude koupena, pak zpravidla redukuje investice a soustředí se na maximální efektivitu svého počínání. Tyto faktory pak determinují ochotu nakoupit nový software jako majetek, nebo za něj platit jako za službu.

V neposlední řadě byste neměli zapomínat ani na aktuální stav v oddělení IT. Ověřte si, že vaše interní oddělení IT je schopno poskytnout součinnost při zavádění a navazující podpoře nové aplikace. Zejména na oblast podpory si dejte velký pozor, protože ta se zpravidla přehlíží v kalkulacích návratností investic. Mějte na paměti, že tak jako v případě ostatní interní práce, ani čas vašich IT specialistů není zadarmo. Není tedy od věci zamyslet se nad tím, zda by přesun technické podpory na specialisty dodavatele hostované aplikace nebyl ve finále výhodnější, než ho zajišťovat interními silami.

Úroveň projektové organizace, typologie projektů a projektoví manažeři

Projektovými aspekty ovlivňujícími debatu o hostování aplikací pro podporu projektového řízení se v první řadě rozumí význam projektového řízení pro organizaci. Dále se při rozhodování zaměřte na rozlišení charakteristických znaků projektů, které realizujete. Jako např. jejich počet, velikost, míra zapojení externích zdrojů apod. A čas věnujte také projektovým manažerům a prozkoumejte úroveň jejich znalostí a schopností.

Obrázek 1: Kdy se vyplatí projektové řízení v cloudu?
Obrázek 1: Kdy se vyplatí projektové řízení v cloudu?

První z projektových aspektů rozhodování o cloudu představuje úroveň projektové orientace, kterou v organizaci disponujete. Malé projektové organizace, které realizují projekty zřídka, zpravidla disponují základní sadou požadavků na projekty – tedy získat ucelený pohled na projekty, umožnit vedoucím projektů sestavit plán pomocí standardních nástrojů (jako např. Ganttův diagram) a ukládat dokumenty do předdefinovaných projektových úložišť. Tyto požadavky vám cloud bez problémů pokryje. Naopak větší projektové organizace, kde realizace projektových aktivit představuje hlavní náplň činnosti, budou vyžadovat vyšší míru individualizace a integrace projektových nástrojů s ostatními používanými systémy.

Druhým z ryze projektových bodů promlouvajících do volby podpůrného nástroje představují samotné projekty, jejich četnost a naléhavost. V případech, kdy projekty realizujete jen občas, nedává moc smysl spravovat nástroj uvnitř organizace a platit si permanentní licenci. Obdobná úvaha se nabízí v případech, kdy řešíte projekty s využitím externích zdrojů, které se na projektu vyskytují pouze dočasně. Cloud je pak také velmi přínosný v okamžiku, kdy potřebujete podpořit své projekty v extrémně krátkém čase. Zatímco samotná instalace a konfigurace nakoupených programů zabere 3 - 5 dní, cloudové prostředí máte k dispozici během několika hodin a zbylý čas můžete investovat do adopce systému ze strany uživatelů. Už po 5 pracovních dnech tak máte připraveno řešení, které je možné naostro používat.

Konečně nesmíte zapomínat ani na projektové manažery a jejich schopnost absorbovat novou aplikaci. Při zavádění nových nástrojů se totiž nezřídka stane, že se ocitnete pod přímou palbou projektových manažerů, kteří začnou bojovat za svou nepostradatelnost. Je to jeden z velmi častých a paradoxních jevů, se kterými se v praxi setkáte. Spousta projektových manažerů, a nejen těch, si snaží ochránit svůj písek a volí pro to mnohdy dětinské metody. Mezi jejich arzenál patří buď absolutní odmítání nového nástroje, nebo naopak generování nesmyslného množství požadavků. V tomto ohledu se cloud profiluje jako vítaná pomoc. Nasadíte víceméně pouze základní sadu funkcí a na vývojové požadavky můžete minimálně pro první kolo zcela zapomenout. Navíc získáte centrální úložiště pro data projektových plánů i souvisejících dokumentů a uživatelům nabídnete komfort podobný aplikaci Excel.

Je z čeho vybírat

Pokud se zaměříte na hostované aplikace, které je možné použít na podporu řízení projektů, zjistíte, že je z čeho vybírat. Najdete jak aplikace specializující se na konkrétní agendy spojené s řízením projektů – např. soupisy požadavků a jejich validace, tak i robustní nástroje pro podporu chodu projektových kanceláří, které řídí portfolio projektů přes vyšší celky, jako jsou programy a aplikace.

Samotné pořízení hostované aplikace má bezesporu řadu výhod. Standardizovanou podporu projektového řízení nasadíte ve velmi krátkém čase a tím se rychle zbavíte obvyklých projektových zlozvyků. Nicméně při výběru je vhodné disponovat i určitou mírou ostražitosti. I na první pohled jasný „business case“ se může v čase měnit. Proto se při volbě hostované aplikace držte alespoň následujících základních pravidel:

Vybírejte jen takové řešení, které skutečně splní to, co očekáváte – první bod je velmi úzce spojen s projektovými faktory ovlivňujícími rozhodování o cloudu. Možná zní tato rada poněkud banálně, ale do výčtu jednoznačně patří. Nedejte na produktový leták. Korektní partner nabízející podporu projektového řízení jako službu vám zpravidla je schopen nabídnout bezplatné vyzkoušení, a to až na dobu několika měsíců. V průběhu testovacího období si sami na svých projektech můžete vyzkoušet, co daný nástroj skutečně dokáže a co budete muset řešit metodicky.

Důkladně se seznamte s podmínkami podpory – dalším znakem korektního poskytovatele hostované aplikace je transparentní podpora. Hledejte jednoznačně pouze takové partnery, kteří vám dokážou poskytnout lokalizovanou podporu buď zdarma, nebo za sazby obvyklé ve střední Evropě.

Nezapomeňte na budoucí rozvoj – v neposlední řadě se už v okamžiku pořízení hostované aplikace nezapomeňte podívat do budoucnosti. To, co se vám v současnosti může jevit jako postačující, může být za rok zcela jinak. Velcí hráči vám vedle čistého řešení v cloudu nebo on premise, dokáží nabídnout také hybridní scénáře. Díky nim snadno vytěžíte výhody obou přístupů. Specializované agendy, jako např. přenosy dat do ekonomického systému, řešíte ve svém vlastním prostředí a rutinní agendy typu vykazování odvedené práce pak realizujete v cloudu. V příštím díle této minisérie bude řeč o tom, jak vlastně vypadá konfigurace typového řešení pro podporu řízení projektů. Na praktickém příkladu se dozvíte, jak dlouho trvá zprovoznění celého řešení od podání požadavku až po přihlášení prvního uživatele.

Ing. Drahoslav Dvořák, Ph.D., Mainstream technologies Ing. Drahoslav Dvořák, Ph.D.
Autor článku, Ing. Drahoslav Dvořák, Ph.D., v současnosti řídí divizi Enterprise Project Management ve společnosti Mainstream Technologies, kde realizuje implementační projekty Projektových kanceláří a IT podpory projektového řízení. Dále přednáší Řízení projektů a Podnikovou informatiku na Vysoké škole Škody Auto v Mladé Boleslavi.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Září – měsíc bezpečnosti se Sophos Central

Nepropásněte sérii webinářů zaměřených na aktuální bezpečnostní trendy a jednotnou správu zabezpečení vaše IT – každé pondělí a zdarma.