Už Albert Einstein ve své době podporoval agilitu, což dokazuje jedno z jeho moudrých vyjádření: „Learn from yesterday, live for today, hope for tomorrow. The important thing is not to stop questioning.“ Každá agilní organizace totiž musí neustále hledat způsob, jak se konstantně zlepšovat a hledat pro to cesty.

Scrum klade velký důraz na myšlení a kulturní posun k dosažení obchodní a organizační agility. Zároveň je založený na principu empiricismu, kde klade důraz na práci na faktech, na zkušenostech a na důkazech. V tomto případě je založen na třech pilířích, a to:

• Transparance
• Inspekce (kontrola)
• Adaptace

Scrum si klade za cíl být jednoduchý a srozumitelný, i proto využívá pouze tři role, které jsou pro fungování velmi důležité. Je jím vlastník produktu – nebo-li Product Owner, vývojový tým a poslední nepostradatelnou částí je pak Scrum Master. Jedním z hlavních cílů na úrovni týmu pak je, aby týmy byly samoorganizované a multifunkční, podporující sdílení znalostí.

• Product Owner má hlavní zodpovědnost za backlog a prioritizaci položek.
• Vývojový tým dodává přírůstek produktu na konci každého sprintu.
• Scrum Master je srdcem a duší každého týmu, odstraňující blockery na straně vývojářů.

A jak tento tým tedy pracuje? Využívá k tomu efektivní schůzky!

Denní StandUp meeting

Každý den se tým potká na 15 minut, aby prodiskutoval pokrok dosažený z předchozího dne, cíle pro dnešní den a jakékoli případné překážky blokující jejich cestu ke splnění cíle.

Na každém Stand Upu by tak mohly například zaznít tyto tři otázky:

• Co jsem dělal včera proto, abych pomohl splnit cíl sprintu?
• Co budu dělat dnes proto, abych pomohl splnit cíl sprintu?
• Blokuje mě něco anebo mám nějaké překážky k tomu, abych splnil cíl sprintu?

Dalším důležitým meetingem je Sprint Review meeting, nebo-li vyhodnocení sprintu, který se koná na konci každého sprintu. Během tohoto setkání tým Scrum ukazuje, čeho během sprintu dosáhl. Obvykle se jedná o ukázku nových funkcí.

Mezi další základní schůzky pak patří:

• Planning – na schůzce se stanovuje a plánuje, co bude týmem dodáno v následujícím sprintu.
• Retrospektiva – zhodnocení posledního sprintu s možnostmi na případné zlepšení.

Scrum se využívá hlavně u projektů, kde očekáváme dlouhodobý vývoj, vytváří se složitější řešení na míru anebo je například nutné rychle reagovat na změny či priority, které stanovuje zákazník. Proto, aby byl Scrum Scrumem, je důležité opravdu využívat všechny jeho dobré stránky. Scrum však nefunguje proto, že má tři role, pět událostí a tři artefakty, ale proto, že dodržuje základní agilní principy iteračního, hodnotově orientovaného přírůstkového doručování tím, že často shromažďuje zpětnou vazbu od zákazníků a přijímá změny. To má za následek rychlejší uvedení produktu na trh, lepší předvídatelnost dodávek, větší odezvu zákazníků, schopnost změnit směr řízení změnou priorit, vyšší kvalitu softwaru a lepší řízení rizik.

Scrum je bohužel pro spoustu organizací a lidí velmi těžké aplikovat. Část firem a korporací totiž jen svou větu „jsme inovativní“ vyměnila za „jsme agilní“. V první řadě je však dobré si uvědomit, že Scrum stojí na čtyřech hodnotách, které podporují právě změnu myšlení, přístupu a hodnot. Věřím však tomu, že pro řadu manažerů jsou tyto hodnoty stále ještě nepředstavitelnou součástí reálného výkonu zaměstnance. Hodnoty, na kterých agilita a Scrum stojí, jsou:

• lidé a jejich spolupráce před procesy a nástroji,
• fungující software před obsáhlou dokumentací,
• spolupráce se zákazníkem před sjednáváním smluv,
• reakce na změnu před dodržováním plánu.

Tyto hodnoty spolu s dvanácti principy, které tvoří pilíře Scrum metodologie, však nejsou žádnou zárukou, že vám tato agilní metodika bude fungovat. Níže popisuji doporučení, která vaší organizaci mohou posunout k vyšší efektivitě a porozumění:

1. Definujte jasné cíle

Členové týmu se většinou obávají neplánovaných schůzek a to obzvláště, pokud jim předem nebude sdělena agenda a co je cílem naplánované schůzky. Proto před naplánováním meetingu upřesněte typ a důvod schůzky, aby členové vašeho týmu byli připraveni a časová ztráta byla snížena na minimum.

2. Udělejte schůzky zábavné

Buďme k sobě upřímní. Častokrát je obtížné motivovat skupinu lidí, obzvlášť v podvečerech zimních měsíců. Proto je důležité zachovat v týmu dobrou náladu. A příště, až půjdou na meeting s vámi, si už budou pamatovat, že minule odtud odcházeli s úsměvem.

3. Nikdy nezavazujte tým k ničemu bez konzultace

Občas se může stát, že management firmy za vámi přijde a nějakým způsobem na vás bude tlačit, že v tomto sprintu je potřeba doručit ještě další práci navíc. I kdyby bylo pozdě večer a potřebovali to rozhodnutí udělat v ten moment, jako Scrum Master nemáte oprávnění přijímat žádosti o změnu (bez ohledu na to, jak malé) jménem týmu. I když jste si jistí, že tým může požadavek splnit, řekněte: „Musím to probrat s týmem, než řekneme ano.“

4. Mlč a poslouchej!

Dostanete se do situace, kdy se tým snaží na něčem dohodnout, ale každý člen týmu k tomu má svůj vlastní názor. Ano, je zcela standardní, že i vy k tomu budete mít svůj vlastní názor, který opravdu může být tím ideálním řešením. V některých případech je však lepší držet se hesla „mlč a poslouchej“ a nechat tým si s tím poradit a přijít s řešením. Pokud totiž problémy řešíte nebo navrhujete příliš často, členové týmu se naučí jen čekat, dokud nevyřešíte všechny problémy za ně a tím přichází o možnost se naučit řešit problémy po svém.

5. Buďte týmu oporou

Role Scrum Mastera je podobná roli turistického průvodce. Může vás vést na dlouhé cestě plné dobrodružství, ale neovládá vás.

6. Komunikace

Nejdůležitějším a stěžejním bodem je komunikace. Komunikace je složitá disciplína, obzvláště se vzdálenými týmy či členy týmu roztroušenými po zemi či kontinentu. Přes aplikace Instant Messengerů může také dojít k mnoha nedorozuměním a ztrátě důležitých informací. Chcete-li věci maximálně zjednodušit a zefektivnit, zkuste vypracovat komunikační pokyny, které zajistí, aby vzdálení členové týmu efektivně sdíleli důležité informace.

Na každý problém existuje vícero řešení a často je jich i více správných, než jen jedno. Jen nastavení ceremonií a dodržování pár pravidel z vás ještě Scrum Mastera ani agilní organizaci neudělá, na druhou stranu to může být dobrý začátek. Důležité je se neustále vzdělávat, být otevřen změnám, naslouchat a podporovat svůj tým.

Tomáš Zenkl Autor článku je agilní kouč, projektový manažer a scrum master s mnohaletou zkušeností s řízením velkých nadnárodních projektů. Působí jako Senior Delivery Manager ve společnosti Lundegaard.