Evidence výpočetní techniky a softwarových licencí, sledování aktivity, monitoring pracovních stanic a shromažďování požadavků a úkolů. Všechny tyto činnosti nadělají vrásky na čele nejednomu IT manažerovi. Zvláště má-li na starosti počítačovou síť s několika desítkami nebo stovkami počítačů. Tady už žádné tabulky a textové editory nepomohou.


Jedním z řešení, které mohou s problémy okolo evidence výpočetní techniky pomoci, je softwarový balíček MISPA od firmy Micos Software. Tento balíček se skládá ze tří programů – Správce IT, Aktivity a HelpDesk. Každý z nich pokrývá specifickou oblast (evidence, sledování aktivity, monitoring stanic, …), je schopný nasazení zcela samostatně a jeho činnost není závislá na ostatních. Přesto ale společné nasazení přináší uživatelům některé výhody, jako například propojení softwarového a personálního auditu a zjišťování efektivity nasazeného hardwarového a softwarového vybavení.


Obr. 1: Veškerý software bez licence se správci zobrazí v tabulce

Hardwarový a softwarový audit

Program Správce IT je určen pro inventuru počítačů, nainstalovaného softwaru a ostatní výpočetní techniky. Program umí zjistit hardwarovou a softwarovou konfiguraci jednotlivých počítačů a síťových prvků (tiskárny, switche), a to za pomoci automatického nebo ručního skenování. Skenovat lze také pomocí vzdálené správy, která umožňuje provádět individuální nebo skupinové prohledávání počítačů. Prohledávání počítačů lze provádět pro operační systémy Windows 95/98/NT/2000/XP/2003, MS-DOS a Linux. Naskenované údaje se ukládají do textových souborů, které jsou poté ručně nebo pomocí servisního modulu načteny do tabulek databáze. Protože se ne všechny potřebné údaje dají získat automatizovaně, lze je pomocí editace do tabulek doplnit. Jedná se například o inventární číslo, odpovědnou osobu a podobně. Doložit lze také daňové doklady nebo elektronickou dokumentaci.
V programu IT Správce lze provádět také evidenci a správu softwarových licencí. Evidovat lze všechny typy licencí (OEM, Upgrade, ...) včetně jejich časového nebo jiného omezení. Mezi výstupy softwarového skenu patří například seznamy licencí, nelegálního softwaru a softwaru, který nevyžaduje licenci. Stejně jako u hardwaru i zde je možné sledovat i další údaje, například typy licencí, ekonomické údaje, rozšíření již evidovaných licencí, historii licence a podobně. Mezi velmi užitečné funkce pak patří bilance použití softwaru – počty volných licencí, vyčerpané licence a nelegální instalace.


Obr. 2: Nalezená konfigurace počítače i s názvy výrobců
K zajímavým funkcím programu patří také automatické zjištění hardwarové konfigurace počítačů. Program sleduje historii a všechny změny, které proběhly od posledního skenu. Program také umožňuje evidovat sítové prvky (ručně nebo skenováním za pomoci zadaného rozsahu IP adres).
Kromě evidencí, které lze získat pomocí ručního nebo automatického skenování, umožňuje program vést evidenci daňových dokumentů, a to i v elektronické podobě. Jako elektronické dokumenty se mohou použít všechny běžné formáty souborů (DOC, XLS, TXT, ...) a obrázků (JPG, GIF, TIFF, ...). Daňové dokumenty lze v programu přiřadit k jednotlivým počítačům, licencím a ostatnímu evidovanému majetku.
Vzhledem k poměrně rozsáhlým možnostem evidence majetku a tvorby nejrůznějších tiskových sestav v programu IT Správce je škoda, že zatím neumožňuje tisk štítků s čárovým kódem, který je v některých organizacích (zejména větších podnicích a institucích) používaný k fyzické evidenci majetku. Určitě by se tímto propojením elektronické a fyzické evidence správa majetku zjednodušila a zpřesnila.


Obr. 3: Aktivity zobrazí všechny detaily operačního systému

Monitorování aktivit zaměstnanců

Dalším programem Systému pro podporu a audit je řešení Aktivity, které propojuje softwarový a personální audit. Program pomáhá zjišťovat efektivitu využívání softwarového a hardwarového vybavení a fondu pracovní doby monitorováním aktivity jednotlivých pracovních stanic. Na každém počítači je nainstalován klient, který v pravidelných intervalech odesílá sledovaná data na síťový disk nebo FTP server.
Program monitoruje využívání nainstalovaných aplikací, síťových a e-mailových služeb, přístup na internet, vytížení počítačů a operační systém. U aplikací program zjišťuje četnost a délku používání spuštěné aplikace, celkovou dobu spuštění v porovnání ke skutečné aktivitě programu. Zaznamenává také, jestli jsou aplikace licencované, nebo volně k použití a monitoruje neefektivně spouštěné aplikace, jako například hry, hudbu a video. Dále program monitoruje odeslanou a přijatou poštu a seznam otevřených textových, tabulkových a PDF dokumentů. Pokud je program Aktivity napojen na program Správce IT, lze například zjistit, jestli jsou používané aplikace legální. Bohužel zatím chybí funkce pro sledování nebezpečných a zakázaných aplikací, jejíž využití se při monitorování aplikací přímo nabízí.


Obr. 4: Monitoring spouštěných aplikací je opravdu podrobný
Protože pro IT manažery a správce je klíčovou oblastí bezpečnost počítačové sítě, sleduje program také veškeré aktivity na podnikovém intranetu a na internetu. Jedná se především o navštívené stránky včetně URL a nadpisu otevřeného okna, čas strávený na jednotlivých stránkách, typ komunikačního programu (ICQ, ...), seznam komunikujících osob a délku komunikace.
Kromě monitorování aplikací a aktivit jednotlivých uživatelů jsou zaznamenávány také údaje o vytíženosti počítačů, skutečná doba jejich používání, zapnutí a vypnutí počítače. Monitorován je také operační systém včetně spouštění potencionálně nebezpečných programů a zásahů do registru. Co se pak týká sledování a monitoringu zatížení sítě a sledování využití periferií, doufejme, že se jich dočkáme v některé z příštích programových verzí.
Monitorovaná a zaznamenaná data lze poté využít pro analýzu stavu a vytváření statistik a tiskových sestav, jako jsou například seznamy spuštěných aplikací a jejich denní, měsíční a roční využití za počítač nebo uživatele. Samozřejmě lze zjistit i uživatele, který je největším „hráčem“ či návštěvníkem internetových stránek.


Obr. 5: Detailní přehled všech zadaných požadavků

Správa požadavků a dotazů

Posledním programem ze softwarového balíčku MISPA je program HelpDesk. Tento program je určen pro jednoduchou správu dotazů, požadavků, problémových situací a úkolů. Je to webová aplikace běžící na podnikovém serveru, ke které uživatelé přistupují pomocí běžného internetového prohlížeče. Přesto, že se tento program vymyká zaměření předchozích dvou aplikací (Správce IT a Aktivity), je možné jeho propojení s programem Správce IT. Toto propojení umožňuje evidovat zásahy do výpočetní techniky přímo u uživatelů v reálném čase a tím zajistit aktualizaci jejich evidence.
Kromě propojení s programem Správce IT aplikace přináší všechny funkce běžné pro podnikový HelpDesk. Jsou to především správa požadavků a úkolů, sestavy, statistiky a znalostní báze. Jako u všech programů stejného zaměření i zde je klíčové vytvoření pravidel pro jednotný způsob řešení procesů v organizaci a lokalizace problémových oblastí. Nastavení pravidel se provádí v administraci, která slouží k nastavení vzhledu a chování aplikace, k zavedení organizačních jednotek, kategorií požadavků a úkolů, správě uživatelů a k nastavení jejich práv.


Obr. 6: Seznam uživatelů HelpDesku se základními informacemi
Základní funkcí programu je správa požadavků. Požadavek může zadat každý uživatel, bez ohledu na jeho oprávnění. Požadavek potom automaticky obdrží nebo převezme řešitel, který jej sám nebo s pomocí ostatních vyřeší. O průběhu řešení jsou informováni všechny zainteresované osoby e-mailem, zobrazením zprávy přímo v aplikaci nebo formou SMS. Vyřešené požadavky lze reklamovat a vrátit jako nové nebo k jejich doplnění. Požadavky, které nelze řešit ihned (například nákup techniky, softwaru apod.), umožňuje aplikace HelpDesk pozastavit do té doby, dokud je neschválí odpovědná osoba. Stejně jako požadavky funguje i další funkce programu HelpDesk – úkoly. Jediný rozdíl je, jak už z povahy úkolů vyplývá, absence procesu schvalování.
Důležitou součástí aplikace jsou také sestavy a statistiky. Pomocí nich mají vedoucí pracovníci k dispozici přehled o aktuálních stavech všech požadavků a úkolů. Umožňují vytvářet přehledy a jejich vyhodnocením zjišťovat problémové oblasti.
Zajímavou a užitečnou funkcí programu je i Znalostní báze. Vzhledem k tomu, že se některé požadavky mohou opakovat, a není tedy nutné jejich opětovné řešení, je vhodné zavést je právě do této znalostní báze, kde jsou potom k dispozici i ostatním uživatelům. Záznamy lze vkládat ručně nebo lze vložit již vyřešený požadavek. K záznamům mají přístup uživatelé podle nastaveného oprávnění.

Aktuální evidence nad zlato

Softwarový balíček MISPA – Micos systém pro podporu uživatelů a audit IT – je především určený pro pracovníky a správce výpočetní techniky. Není to tedy informační systém, který je potřebný k hladkému chodu podniku a k jeho řízení. Přesto by si měli podnikoví manažeři uvědomit, že aktuální evidence výpočetní techniky a programového vybavení může být pro jejich firmu klíčová. Nejde přitom jen o to, zamezit používání pirátského softwaru. Pomocí hardwarového a softwarového auditu lze totiž snížit náklady na výpočetní techniku a zvýšit její využití.