V minulém díle této mini série (v IT Systems 05/2018) jsme hovořili o předávacích protokolech. Podívejme se na další proces, který se dotýká nejen IT, ale hlavně finančního oddělení. Neustále se hovoří o digitální revoluci, ale v praxi ani IT oddělení není často digitalizováno. Nikoliv, že by nechtělo, ale protože se nechá odradit. Neustále slyší stovky důvodů, proč nemá smysl věci měnit. Je lepší držet status quo a do toho, co „nějak“ funguje, nezasahovat. Ale to také může znamenat nechat si ujet vlak. Fundamentální otázka zní: dokáže se samo IT oddělení digitalizovat? Ukáže ostatním oddělením cestu? Pojďme se podívat na proces z oblasti, která se netýká pouze IT a může být ukázkovou vlaštovkou, jak zefektivnit procesy. Pokud se podaří digitalizovat tuto jednoduchou agendu, může to být dobrý příklad pro další postup jak pro IT z pohledu sebevědomí, tak pro celou organizaci z pohledu modelového vzoru.

Než se podíváme na to, jak digitalizovat proces inventury, měli bychom se zamyslet nad tím, proč to celé děláme. Jak už asi tušíte, jde o finanční proces, který je daný zákonem o účetnictví. Jeho cílem je zjistit skutečný stav majetku společnosti a porovnat jej s účetnictvím. Provádí se minimálně jednou za účetní období, což znamená obvykle jednou ročně. Přesným účelem inventarizace je zajistit věcnou správnost účetnictví a v případě rozdílu tento stav upravit, a také porovnat reálnou hodnotu majetku a závazků s hodnotami vedenými v účetnictví. Nesprávně provedená inventura může ovlivnit hospodářský výsledek společnosti, a proto jde o velmi citlivé téma. Určitě se nedá doporučit ji provádět „jen jako“. Nepochybně i z tohoto důvodu jsou společnosti podle zákona povinny prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení.

Řada lidí nejen v IT vnímá inventuru jako nepříjemný každoroční úkol, který z jejich pohledu nepřináší žádnou hodnotu. Celý proces obvykle startuje finanční oddělení. Sestavuje se inventární komise a dělí se seznam zařízení na logické celky. IT tým obvykle provádí inventuru IT zařízení a ostatní týmy pak řeší stroje, budovy, nábytek a další majetek společnosti. Pokud se podíváme na IT část, tak zkontrolovat serverovny a sklady je sice náročné, ale mnohem komplikovanější je zkontrolovat všechna pracoviště. Obzvláště pokud společnost má pobočky v několika lokalitách, které jsou v různých městech nebo zemích. Další komplikací je stále častější mobilita zařízení, která znamená, že majetek společnosti najdete někdy až doma u zaměstnanců. Často se vyžaduje, aby zaměstnanci donesli zařízení na svá pracoviště k provedení inventarizace. To z inventury dělá obzvláště komplikovaný proces, který obvykle trvá i několik měsíců. Za několik měsíců se ale aktuální stav majetku může i výrazně změnit, což narušuje hlavní smysl inventury. Naším cílem tedy nebude tento proces zcela eliminovat, ale měli bychom jej co nejvíce zjednodušit, zrychlit a zlevnit.

Není divu, že na trhu se objevují společnosti, které nabízí provádění inventury jako službu. To určitě stojí za zvážení, ale je potřeba si uvědomit, že vlastní problém se tím nezjednoduší. Samozřejmě to pomůže v situacích, kdy inventura probíhá efektivně, ale nemáte na její realizaci dostatek interních zdrojů. Pokud ale inventura probíhá neefektivně, dojde pouze přesunutí nákladů mimo společnost, což z ní nakonec může udělat ještě větší problém. Management toto řešení stěží bude považovat za pragmatické. Ať již inventuru provádíte s interními nebo externími zdroji, vždy to znamená určitou ztrátu financí a hlavně energie. Pojďme se podívat jak celou inventuru co nejvíce zjednodušit.

Pořádek v evidenci majetku je základ

Než se zaměříme na efektivní dohledání všech zařízení a majetku společnosti, zamysleme se ještě nad nejčastějšími komplikacemi při provádění inventury. Pokud se při provádění objeví nesrovnalost, celý proces inventury to zkomplikuje. Budete totiž muset dohledat kde dané zařízení je. Následně opravit stav v evidenci majetku a případně změny potvrdit předávacími protokoly, aby vše bylo v pořádku. Pokud byl majetek ztracen, bude se muset opět situace řešit a často s tím také škodní událost a další protokoly. To vše je způsobeno tím, že není v evidenci majetku pořádek. To není problém provádění inventury, ale opět problém procesu přidělování majetku a toho, zda efektivně funguje anebo je komplikovaný a ve skutečnosti se obchází, jak jen to jde. Zde opět připomenu předchozí díl, kdy jsme tuto problematiku podrobně probírali. Pořádek je určitě základ pro rychlou a efektivní inventuru majetku.

Mobilní inventura majetku

Možná pro vás bude překvapení, ale realitou dnešní doby stále je provádění inventury na základě papírových seznamů majetku, které se ručně odškrtávají. Důvodem pravděpodobně je, že celý proces probíhá pouze jednou ročně a proto není tolik optimalizován a investice do čteček čárových kódů má pomalou nebo dokonce žádnou návratnost. Samozřejmě je možné místo nákladných jednoúčelových čteček využít tablety s přídavným modulem pro čtení kódů. To vyjde levněji a tablety je možné využít v průběhu roku i k jiným účelům. Pokud ale potřebujete skutečně pouze provést dohledání majetku, je to možné vyřešit již dříve zmíněnou nakoupenou službou anebo je možné si čtečky čárových kódů zapůjčit, což výrazně zlepší návratnost vynaložených financí. Bohužel je nutné si přiznat, že čtečky čárových kódů výrazně nezmění systém vlastní inventury, který i nadále bude vyžadovat, aby někdo obešel všechny zaměstnance a zkontroloval, zda mají svěřený majetek. Nutno podoktnout, že pro zaměstnance, kteří provádějí inventuru jednou ročně, může paradoxně být papírová verze dokonce nejsnadnější způsob práce.

Automatizované metody udržování pořádku

Moderní technologie nám dnes mohou poskytnout nástroje pro pravidelnou nenáročnou kontrolu toho, zda je evidence IT majetku aktuální. IT tým dnes často využívá nástroje na detekci IT zařízení po síti. Na takové systémy se můžeme dívat jako na instantní inventuru majetku. Tyto systémy nejen že výrazně pomáhají při inventuře hmotného, ale dokonce i nehmotného majetku v podobě softwarových licencí. Nehmotný majetek je sám o sobě velmi komplikovaný, protože co není vidět, se těžko inventarizuje. Je vůbec otázkou zda je možné ji zvládnout bez sofistikovaného systému. Dnešní systémy vám v krátkém čase dokáží zjistit, kde je jaký software nainstalovaný a jaké licence jsou potřeba. Výsledky pak sám porovná s evidencí licencí. Nejmodernější systémy dokonce dokáží zapojit do inventury všechny dotčené zaměstnance a komunikovat s nimi automatizovaně přímo skrze e-mail o tom, které aplikace mají nelegálně a vést je k nápravě. Další možností, která může pomoci průběžně sledovat, co se děje s majetkem společnosti jsou RFID kódy. Pomocí nich je možné sledovat, jaký majetek opouští budovu a kdy se vrací. Ve vazbě na docházkový systém to může být opět velmi dobré vodítko při zjišťování, u koho se zařízení právě nachází. RFID také mohou pomoci v situacích, kdy se dané zařízení hledá v rámci budovy. Podobně se dají využít i další RTLS systémy pro lokalizaci majetku.

Crowdsourcing aneb zcela nové přístupy k provádění inventury majetku

Zcela novým trendem pak je do inventury zapojit zaměstnance, kteří majetek mají v užívání. Jde o myšlenku, které pravděpodobně přichází z právě zmíněné oblasti kontroly licenční čistoty. Tento koncept se snaží do administrativně nejnáročnější část inventury, týkající se právě jednotlivých zaměstnanců, zapojit přímo tyto zaměstnance. Ostatní majetek by se pak inventarizoval pomocí čteček nebo ručně. Majetek svěřený konkrétním zaměstnancům by se inventarizoval elektronicky skrze intranet a e-mail. Toto je použitelné typicky u zaměstnanců v kancelářích, kterým přijde e-mail s odkazem na seznam zařízení, která jim byla svěřena. Zaměstnanec pak sám zkontroluje, zda jednotlivé zařízení má, a potvrdí jejich inventuru na intranetu. Takový přístup umožňuje zaměstnanci provést inventuru majetku, který má v kanceláři a následně ji dokončit doma nebo kdekoliv jinde, kde se jemu svěřený majetek nachází.

Obr. 1: Obrázek: Zaměstnanec provádí inventuru svého svěřeného majetku skrze webové rozhraní.

Jak už jsme se zmínili, tak různé přístupy bude v praxi nutné kombinovat. Například velké sklady pravděpodobně nebude efektivní inventarizovat skrze web. Také technologie, které jsou umístěné mimo pracoviště zaměstnanců. Což mohou být stroje, ale v IT oblasti to jsou zařízení v serverovnách nebo v technologických místnostech. Obvykle se postupuje tak, že současně během webové inventury probíhá inventura pomocí čárových kódů. Následně se řeší zaměstnanci, kteří po opakované výzvě nejsou schopni dokončit osobní inventuru. U nich se inventura opět dokončí pomocí čárových kódů nebo ručně. Ukazuje se, že celá inventura i v rozsáhlé mezinárodní společnosti může být otázkou několika týdnů.

Jde o zcela inovativní přístup, který dnes již začínají některé moderní společnosti zkoušet v praxi. Objevuje se i v České republice, kde tento přístup již vyzkoušeli společnosti, které jsou kótované na světové burze a pravidelně auditované renomovanými auditory. To vyvrací názory některých skeptiků o průkaznosti takového způsobu inventury. Ať už se ale při provádění inventury rozhodnete pro jakékoliv řešení, nezapomínejte, že cílem je zvyšovat hodnotu majetku společnosti. Osobní zodpovědnost zaměstnance za dané zařízení je nejlepší cestou k tomu být dobrým hospodářem. Proto je lepší, když se o zařízení stará jeden zaměstnance, který následně dostane možnost si dané zařízení odkoupit za zbytkovou hodnotu. Tento přístup i sníží problémy se ztrácením zařízení nebo jeho častým poškozováním.

Ing. Aleš Studený Autor článku je ředitelem služeb ve společnosti ALVAO. Jeho tým konzultantů zlepšuje IT v českých i zahraničních firmách. Je aktivní v publikaci odborných článků na téma řízení IT (ITSM) a tuto problematiku přednáší na vysokých školách.