facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přihlášení SystemNEWSPřehledy
 
Tematické seriály

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 
Nové!

RPA - automatizace procesů

Softwaroví roboti automatizují obchodní procesy.

články >>

 
Nové!

IoT – internet věcí

Internet věcí a jeho uplatnění napříč obory.

články >>

 
Nové!

VR – virtuální realita

Praktické využití virtuální reality ve službách i podnikových aplikacích.

články >>

 
Nové!

Bankovní identita (BankID)

K službám eGovernmentu přímo z internetového bankovnictví.

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
 
Partneři webu
IT SYSTEMS 6/2015 , DMS/ECM - Správa dokumentů

Zpracování faktur je agenda s vysokým potenciálem pro zefektivnění



Konica MinoltaAdministrativní zpracování dokumentů je pro mnoho společností často zdrojem vysokých finančních nákladů, chybovosti či neadekvátního časového vytížení zaměstnanců. Důvodem je velice detailní, avšak rutinní práce s velkým množstvím dokumentů a nespočtem údajů, které je třeba přepsat, zaevidovat či jinak zpracovat. Řešením může být digitalizace dokumentů a navazující automatizované řízení procesů.


Kde lze hledat úspory?

Jedním z nejčastějších firemních dokumentů je bezpochyby faktura. Elektronické zpracování faktur a jejich evidence patří proto k nejběžnějším dokumentovým procesům, které přináší významné zjednodušení podnikové administrativy. Stále více firem proto v poslední době převádí zpracování faktur do digitální a automatizované podoby. Získávají tak možnost sledovat průběh vyřízení, snížit chybovost a prodlevy ve vyřízení faktur a celkově zkrátit časovou náročnost tohoto procesu.

Prvním vhodným krokem před samotným zavedením jakéhokoli řízeného dokumentového procesu je vždy analýza aktuálního stavu. Ta pomůže odhalit jak potenciální chyby v dřívějším nastavení, tak poslouží i jako základ pro implementaci řešení. Právě správným nastavením těchto procesů lze nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.

Jak to přesně funguje?

Původní proces přijetí faktury často vypadá následovně: Zaměstnanec převezme příchozí fakturu, předá ji odpovědnému pracovníkovi, ten ji ověří a postoupí ke schválení nadřízenému. Nakonec faktura skončí v účetním oddělení, kde je ručně přepsána do systému a založena do některého z všudypřítomných šanonů. Během tohoto procesu se však nesmí dokument nikde ztratit či poškodit a všechny zainteresované osoby musí hlídat jeho včasné vyřízení a zpracování.

Výhody řízení firemních procesů

  • snížení finančních nákladů
  • celkové zrychlení procesů
  • přehled a kontrola
  • standardizace a optimalizace procesů
  • snížení chybovosti
  • automatizace a ochrana

Základem kvalitního zpracování elektronické faktury je funkce pro vytěžení informací, tedy elektronické zpracování předem definovaných údajů na faktuře, a jejich následný import do dalších podnikových systémů. Možnost zpracování obsažených informací, jako je jméno dodavatele, částka, předmět faktury atd., vede k celkovému automatickému rozpoznání dokumentu a následnému zahájení příslušného procesu. Tím může být odeslání ke schválení odpovědné osobně, předání dat do účetního systému a podobně.

Stejný proces v elektronické podobě pak vypadá mnohem jednodušeji: Papírová faktura je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy a připraveny pro další využití v automaticky řízeném procesu. Systém pro řízení oběhu dokumentů sám pozná, o jakou fakturu jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k proplacení. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finálního proplacení. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data z faktury jsou rovněž automaticky přenesena do účetního nebo ERP systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem.

Jak může vypadat konkrétní řešení?

Jedním ze způsobů zavedení evidence elektronických faktur v praxi je řešení vystavěné na platformě K2 Blackpearl a Microsoft SharePoint, která slouží jako primární úložiště dokumentů. Samotné vytěžování faktur pak zajišťuje samostatný modul.

Konica Minolta

Konica Minolta, která patří mezi největší dodavatele dokumentových řešení, jež zahrnují i systémy na zpracování faktur, dokázala takto postaveným řešením snížit časovou náročnost při zpracování faktur u konkrétního zákazníka až o 68 %.

Řešení dokáže rychle a spolehlivě vytěžit data z faktury a ověřit je oproti ekonomickému systému. Zvládne rovněž řídit schvalovací proces a finální export do ERP systému. Uživatelé mohou navíc velice rychle zjistit, v jaké fázi procesu se dokument nachází, jednoduše zobrazit historii jeho zpracování, stejně jako údaje o času a původci provedených úprav.

Na co dbát při výběru?

Hlavní kritéria, na která byste se měli při výběru systému pro správu dokumentů zaměřit, jsou široké využití při zpracování více typů dokumentů a různých workflow, rychlá implementace a jednoduchost. Vzhledem k tomu, že v rámci firemních procesů hrají významnou roli také elektronické dokumenty, je dobré hledat jednoho dodavatele jak pro zajištění digitalizačních služeb, tak pro systém řízení procesů a správu dokumentů, informací a dat. V ideálním případě by vám takový dodavatel měl poskytnout potřebný hardware, kompatibilní software, zajistit komplexní implementaci, dohlížet na následné fungování a poskytovat jednotný servis.

Michal Grepl

Autor článku je produktovým manažerem společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.