Od vize paper-less k realitě paper-light

O tom, o jak složitý proces se v případě zavedení plně digitálního workflow jedná, svědčí například dnes již notoricky známy pětistupňový model IDC Document Workflow MaturityScape (viz obrázek 1).

Obr. 1: Digital Transformation (DX) MaturityScape; přehled jednotlivých fází vyspělosti digitálního workflow. Zdroj: IDC.

Pokud se podíváte na současný stav většiny dnešních firem, zjistíte, že se nachází buď ve druhé (Opportunistic) nebo třetí (Repeatable) fázi. Paperless koncept tak v jejich případě připomíná bájného jednorožce než reálnou možnost. Mnohem výhodnější proto pro ně je snažit se dosáhnout stavu, který lze označit jako paper-light. Ten se nedefinuje množstvím odstraněného papíru, ale mírou automatizace procesů spojených s papírovými dokumenty a následným nárůstem produktivity.

Důvod je ten, že i když firma jako taková může přejít do plně digitálního prostředí, její okolí, s nímž je v kontaktu, s nejvyšší pravděpodobností ne. Obchodní partneři, státní úřady a další organizace mohou být na papírových dokumentech stále závislí. Například ve většině zemích je řada právních dokumentů validována fyzickým podpisem na papírovém dokumentu.

Většina firem naopak již investovala, nebo se dokonce chystá investovat do MFD (multifunkčních tiskových zařízení pro tisk, kopírování a skenování), která jsou vybavena všemi technologiemi potřebnými pro budování paper-light prostředí.

Cesta vede přes automatizovaná workflows

Jádro paper-light konceptu spočívá v automatizovaných workflows. Abychom si vysvětlili, srovnejme dva způsoby řešení identické situace – jeden typický pro řadu dnešních firem, druhý postavený na automatizovaném workflow.

Představme si firmu, kde zaměstnanci každý rok absolvují školení BOZP. Na každou oblast školení se vztahuje samostatný papírový certifikát, který lze získat od třetí strany po ukončení školení. Digitální kopie certifikátu jsou archivovány ve firemním digitálním repositáři zaměstnaneckých složek, a to na předepsanou dobu 10 let. Předpokládejme, že měsíčně se zpracuje 25 certifikátů.

Řešení 1: Skenování do e-mailu

Manažer odpovědného oddělení obdrží papírový certifikát od zaměstnanců a ověří jejich podpis. Jednou za měsíc tento manažer naskenuje 25 certifikátů na jednom MFD a odešle je jako přílohu samostatných e-mailů. Manažer poté uloží všech 25 příloh na svou pracovní stanici. Každé PDF otevře, aby zkontroloval kvalitu skenu a změní jméno souboru, aby obsahovalo unikátní číselné ID zaměstnance, které je v záhlaví dokumentu, a datum dokončení certifikátu. Poté se přihlásí do firemního archivního systému a každé PDF nahraje do složky daného zaměstnance a podsložky, která odpovídá danému typu certifikátu.

Řešení 2 - Automatizovaná workflow

Manažer odpovědného oddělení obdrží papírový certifikát od zaměstnanců a ověří jejich podpis. Každý vydaný certifikát nyní obsahuje čárový kód, který obsahuje informace o ID zaměstnance, typu certifikátu a datu dokončení školení. Jednou za měsíc provede manažer dávkový sken všech 25 certifikátů pomocí workflow, které je předdefinované přímo pro zpracování certifikátů a lze jej zvolit v uživatelském rozhraní MFD.

V rámci definovaného workflow jsou soubory automaticky pojmenovány a v názvu mají ID zaměstnance i datum dokončení školení (informace obsažené v čárovém kódu). Poté se nahrají do odpovídajících zaměstnaneckých záznamů a složek přiřazených k danému typu certifikátu. Relevantní zaměstnanci obdrží automatickou e-mailovou notifikaci o nových dokumentech.

I na takto jednoduchém příkladu, lze poměrně jasně rozeznat hlavní výhody automatizovaných workflows:

• Nárůst produktivity – Odstraněním značné části opakujících se manuálních kroků z celého procesu se zásadně podporuje produktivita zaměstnanců. Digitální dokumentová workflow slouží jako funkční sada instrukcí, které efektivně zautomatizují opakované skenování, zpracování a distribuci digitálních dokumentů.
• Přesnost a konzistence – Eliminací některých manuálních kroků (výběr cílové složky, pojmenování souboru) se výrazně snižuje riziko chyby způsobené lidským faktorem při digitalizaci dokumentů. Automatizované pojmenování souborů a distribuce zajistí konzistenci a zvýší předvídatelnost při vyhledávání.
• Flexibilita – Některé z manuálních kroků lze automatizovat ještě více do hloubky. Dokumentová workflow je možné časem upravovat a podrobně nastavovat podle dodatečných požadavků organizace.

Jak na dokumentová workflow

Samotný koncept paper-less kanceláře, ani digitální workflow jako taková ale nestačí k úspěšné digitalizační strategii. Nezapomínejme, že cílem automatizace není odstranit papír, nýbrž zlepšovat efektivitu. Proto stejně důležitou roli hraje, jakým způsobem se workflow nastavují, implementují, řídí a používají.

Pochopte kompletní životní cyklus dokumentu

Nárůstu produktivity se nedočkáte, pokud do tvorby digitálních workflow nezapojíte samotné zaměstnance. Poskytovatel workflow by měl nejdříve s manažery odpovědnými za digitální strategie analyzovat stávající situaci, aby plně porozuměl kompletnímu životnímu cyklu dokumentových typů. Teprve pak dává smysl proces automatizovat.

V jednoduchosti je síla

Správné digitální workflow vždy klade před uživatele minimum překážek, aby šlo snadno pochopit a používat. To platí nejen z pohledu koncových uživatelů workflow, ale i jejich administrátorů.

V prvním případě je důležité, aby celá zkušenost z digitalizací byla intuitivní a povědomá, a to od přihlášení ke skenovacímu zařízení přes výběr daného workflow po skenování dokumentu. Skenovací funkce by měly být dostupné z terminálu multifunkčního zařízení a poskytnout uživatelské prostředí konzistentní s ostatními funkcemi MFD.

Z pohledu administrátora je klíčové mít možnost workflow předdefinovat a udělovat práva uživatelům a jejich skupinám. Dále by měl mít možnost nastavit workflow co nejméně závislé na vstupech koncového uživatele. Ideální proto je, když workflow řešení obsahuje i centralizované administrační rozhraní.

Zabezpečte svá workflow

Při zavádění workflow řešení je třeba mít na paměti i to, zda je schopné automatizovaný digitální proces zabezpečit, a to minimálně na následujících úrovních:

• Úroveň a role uživatele – Schopnost autorizovat a autentizovat uživatele je klíčová pro správné fungování dokumentových workflow. Autentizace musí proběhnout ještě před tím, než se papírová verze dokumentu zdigitalizuje. Uživatel má pak na základě své role zpřístupněna všechna relevantní workflow. Pomocí workflow se mohou automaticky udělit digitálnímu dokumentu i přístupová práva, aby s ním mohli nakládat jen odpovědní zaměstnanci.
• Hlídání digitálních dokumentů a dat – Naskenovaný dokument i metadata dokumentu musí být z MFD odeslána na server, na němž workflow běží, přes zabezpečený kanál. To samé platí pro fázi, v níž se dokument doručuje z workflow serveru na úložiště (které může být i externí). Kromě zabezpečení „dat v pohybu“ je potřeba myslet i zabezpečení „dat na místě“. Například v momentě, kdy workflow server zpracovává úlohu, veškeré dočasné kopie by měly být zašifrované. V případě dokumentů s vysoce citlivým obsahem je žádoucí šifrování dat i při ukládání dokumentu do cílové destinace.
• Trackování historie a audity – Workflow řešení by mělo nabídnout možnost jednoduše generovat základní přehled o digitalizační historii a připravovat ad-hoc i pravidelné reporty. Důležité je zajistit i přístup k podrobným záznamům o digitalizačních aktivitách a v případě potřeby je exportovat.

Integrace s dokumentovými úložišti

Organizace, které chtějí opustit stav, v němž zaměstnanci používají e-mail jako hlavní nástroj kolaborace a pro sdílení dokumentů, by měly investovat do řešení integrovaného s DMS a ECM systémy. Z pohledu koncového uživatele se jedná o plnohodnotnou integraci teprve tehdy, když o ní nemusí vědět. Například, pokud skenuje dokument, který automatizované workflow odešle do DMS, nemusí se do něj pokaždé přihlásit. Nebo má k dispozici funkcionality DMS systému, ovšem v rámci důvěrně známého uživatelského rozhraní MFD. Z pohledu administrátora správná integrace předpokládá minimum kroků k nastavení propojení workflow s externími systémy. Nastavení by nemělo vyžadovat žádné konfigurační nástroje třetích stran, pokud to daný systém vysloveně nevyžaduje.

Wouter Koelewijn Autor článku je CPO společnosti Y Soft a Managing Director divize Y Soft Scanning. Před příchodem do Y Soft působil ve společnosti X-Solutions, kterou založil v roce 2002 a kterou v roce 2009 koupila společnost Nuance. V letech 1994—2002 pracoval na pozici CTO v nizozemském obchodním zastoupení pro Xerox, které rovněž spoluzaložil.