facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přihlášení SystemNEWSPřehledy
 
Tematické seriály

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 
Nové!

RPA - automatizace procesů

Softwaroví roboti automatizují obchodní procesy.

články >>

 
Nové!

IoT – internet věcí

Internet věcí a jeho uplatnění napříč obory.

články >>

 
Nové!

VR – virtuální realita

Praktické využití virtuální reality ve službách i podnikových aplikacích.

články >>

 
Nové!

Bankovní identita (BankID)

K službám eGovernmentu přímo z internetového bankovnictví.

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
 
Partneři webu
IT SYSTEMS 12/2006 , DMS/ECM - Správa dokumentů

Zamyšlení o content managementu

Miroslav Tětek


Na stránkách IT Systems, ale i jiných časopisů se už na téma content management, document management, record management či workflow napsalo hodně. Co však mají všechna tato témata společné? Jak spolu souvisí? V tomto článku jsem se nad těmito pojmy snažil zamyslet i z trochu jiného pohledu, než na jaký jsme většinou zvyklí. Naleznete zde rovněž vysvětlení všech základních principů a souvislostí content managementu.


Rozvoj informačních technologií s sebou přináší mnoho výhod, ale také nárůst produkčních dat a informací. Pro mnoho společností je dostupnost a rychlý pohyb informací rozhodující, a někdy i životně důležitý. Zaměstnanci těchto společností se musí vypořádat s nepřeberným množstvím nejrůznějších informací, dokumentů, sestav, e-mailů atd. K tomu jim pomáhá řešení, které souhrnně nazýváme systémy pro správu a oběh dokumentů neboli content management. Než se pustím do bližšího vysvětlení tohoto pojmu, zastavme se u otázky:

Co je to „content“?

Pokud bychom se podívali do anglicko-českého slovníku a snažili se slovo content přeložit, dostaneme české ekvivalenty – obsah, objem, spokojenost, kapacita, … Napadne vás, proboha jak to spolu může souviset? Neděste se. Může. Kdysi jsem se v jednom článku zabýval otázkou, co je to informace. A proč je informace a informace v souvislostech, mnou definovaná jako vědomost, tak důležitá. V tom článku jsem napsal: „Abychom mohli definovat informace a vědomosti, potřebujeme velké množství dat, která spolu vzájemně propojujeme a hledáme souvislosti.“ Co jsou to ta mnou zmíněná „data“? Tato data nejsou nic jiného než náš hledaný content. Z mého pohledu tedy můžeme content definovat jako data s přesně definovanými charakteristikami (někdy je také nazýváme atributy nebo metadata) pro vyhledávání. Myslím, že se nic nestane, když řeknu, že content můžeme ztotožnit s něčím, co u nás nazýváme dokument. Přesněji – dokument můžeme definovat jako vlastní obsah dokumentu a příslušné atributy pro vyhledávání. Dokument samozřejmě není jen papír s určitým textem, ale také soubor v elektronické podobě v různých formátech. Nejčastěji se setkáváme se soubory ve formátu MS Office, ale dokument může být také e-mail, obrázek, zvukový nebo video záznam, výkres, fax atd.




Obr. 1: Dokument můžeme definovat jako vlastní obsah dokumentu a příslušné atributy pro vyhledávání


Pokud se vám zdá, že je to příliš povyku pro nic, tak se zkuste zamyslet nad tím, jak jsou pro nás důležité správné a relevantní informace, jejichž nositelem je dokument. Určitě se vám už někdy stalo, že jste třeba v novinách četli o nějakém zajímavém tématu. Věděli jste, že už jste o něm něco slyšeli, ale nebyli jste schopni říci kde a co. Systém, o kterém budeme dále hovořit, umožňuje vyhledání dokumentu na základě námi definovaných atributů. To znamená, že zadáme příslušné klíčové slovo, tj. co chceme vyhledat, a systém nám příslušné dokumenty zobrazí.



Content management systém je sestaven z celé řady nástrojů a technologií.
Ing. Petr Maule, finanční ředitel ELFETEXu


Content management systém

Z předchozího odstavce, by mohlo vyplývat, že content management systém (CMS) umožňuje jen vyhledání na základě zadaní klíčových slov. Ale opak je pravdou, content management systémy mají celou řadu funkcí. Pro přesnější definici si dovoluji citovat z materiálů firmy iXtent, na jejichž webu jsem tuto definici našel a považuji ji za plně vystihující podstatu content managementu: „Content management můžeme definovat jako soubor nástrojů a technologií, které slouží k tvorbě, ukládání, zpracování, sdílení, distribuci a publikování informací bez ohledu na jejich formát.“ Pokud se podíváme na tuto definici pozorně, vidíme, že obsahuje všechny základní stavební kameny CMS. Z čeho se tedy content management systém skládá a jaké jsou jeho základní komponenty?

Základní komponenty CMS

Content management systém je sestaven z celé řady nástrojů a technologií. Veškeré části, které zde budou popsány, ale neodpovídají žádnému komerčně dostupnému řešení content managementu. Popis jednotlivých komponent těchto systémů vychází z metodiky organizace AIIM (www.aiim.org), která zastřešuje oblast content managementu a snaží se zde vytvářet standardy a metodiky pro implementaci těchto systémů. V praxi je pak běžné, že při implementaci si vyberete základní CMS, který vám pokryje 80 až 90 % vašich požadavků. Zbylé požadavky jsou pak realizovány jiným komerčním řešením. Většinou jsou požadavky na správu a oběh dokumentů řešeny jedním systémem, to je těch 80 až 90 % řešení. Zbylých 10 až 20 % řešení je například oblast převodu papírových dokumentů do elektronické podoby, tzv. skenování. To je řešeno jiným komerčním systémem, ale tento systém je přímo integrován do hlavního systému.


Obr. 2: Základní komponenty content management systému


Vraťme se ale k jednotlivým komponentům CMS. Jak můžeme content management systém rozdělit? Z obrázku 2 vyplývá, že tyto systémy dělíme do ucelených bloků, ve kterých dochází z hlediska životního cyklu dokumentu k přechodu do určitých fází:
  • capture neboli získávání,
  • manage neboli řízení,
  • collaboration neboli spolupráce,
  • storage neboli ukládání,
  • preserve neboli zabezpečení,
  • delivery neboli doručení,
  • business process management a workflow,
  • security neboli bezpečnost.
To jsou základní komponenty content management systému. Podívejme se na ně nyní podrobněji. Nekladu si za cíl jednotlivé oblasti vysvětlit do naprostého detailu. Takové vysvětlení je na napsání knihy, ale určitě se nevejde do rozsahu tohoto článku.

Capture

Capture je oblast, která se zabývá tzv. získáváním dokumentů a můžeme ji podle způsobu zpracování vstupního dokumentu rozdělit do těchto částí:

Content a document
Dokumenty, které mají být zpracovávány v CMS, vstupují do IT infrastruktury společnosti různými cestami a jsou různého typu. Na základě toho je určen i jejich životní cyklus v CMS. Rozdělujeme tak dokumenty na tři základní typy:
  1. Elektronické nestrukturované dokumenty – do této kategorie řadíme e-mail, texty, zprávy, tabulky atd. Tyto dokumenty jsou v elektronické podobě a je možné je velice dobře zpracovávat. Jejich životní cyklus, jak vyplývá ze schématu, pak pokračuje jejich kategorizací a indexací.
  2. Elektronické formuláře – elektronický formulář je považován za strukturovanou informaci, kdy jsou známy veškeré elementy tohoto formuláře a většinou jsou využívány předdefinované šablony. Tím je usnadněno jejich zpracování. Životní cyklus elektronických formulářů se liší v tom, že před kategorizací a indexací je nutné nejprve takový formulář rozpoznat. Do životního cyklu tak vstupuje rozpoznávání a zpracování formuláře – form processing a recognition.
  3. Papírové dokumenty a formuláře – jsou typickým příkladem nestrukturovaných dokumentů. Je potřeba si uvědomit, že je to také nejpočetnější kategorie, ale zároveň také kategorie s nejsložitějším životním cyklem zpracování. Papírový dokument je potřeba nejprve převést do elektronické podoby (scanning), následně elektronickou podobu upravit a zpracovat tak, aby byla co nejlépe čitelná a zároveň co nejjednodušeji zpracovatelná. Tomuto procesu říkáme document imaging. Poté už životní cyklus pokračuje stejně jako u dvou předchozích typu. Papírový dokument byl převeden na elektronický nestrukturovaný dokument a následuje jeho rozpoznání, kategorizace a indexace. Papírový formulář je převeden na elektronický formulář a následuje jeho rozpoznání a zpracování, kategorizace a indexace.
Tímto jsem rozdělil dokumenty podle typu do základních skupin a můžeme se podívat na další části, kterými budou procházet v rámci svého životního cyklu.

Scanning neboli skenování dokumentů
Proces, při kterém se papírový dokument převádí do elektronické podoby. Skenování se z hlediska systémů content managementu provádí na produkčních skenerech, jejichž denní výkony se pohybují v řádech tisíců zpracovaných dokumentů. Při skenování je třeba vyřešit celou řadu otázek – přes výběr vhodného skeneru přes volbu, zda skenovat černobíle, barevně, nebo barevně i černobíle, až po rozhodnutí, do jakého formátu vlastně skenovaný dokument uložit. Otázek, které je pro správné skenování třeba vyřešit, je celá řada a není účelem tohoto článku je všechny postihnout. Určitě se však na stránkách IT Systems k této problematice ještě vrátím.

Document imaging
Softwarové nástroje, které zlepšují kvalitu skenovaných papírových dokumentů. Cílem je, aby skenovaný elektronický dokument měl stejné kvality jako papírový originál. Mnohdy je při zobrazení dosahována vyšší kvalita zobrazovaného skenovaného dokumentu než původního papírového originálu. Mezi funkce document imagingu, zlepšující kvalitu skenovaného dokumentu, řadíme:
  • prahování (thresholding) – určuje převod jednotlivých pixlů na černou a bílou,
  • vyrovnání (deskew) – při skenovaní dojde k natočení dokumentu, tento algoritmus automaticky vyrovná daný dokument,
  • odstranění černých okrajů (black border removal) – bílé pixely nahrazují černé pixely pozadí,
  • odstranění stínů (deshade) – odstranění nechtěných stínů na obrazu,
  • odstranění skvrn a teček (despeckle) – odstranění nechtěných teček a skvrn (kopírování),
  • scale-to-gray – algoritmus používaný pro zkvalitnění prohlížení dokumentů.
Forms processing
Oblast zabývající se rozpoznáváním formulářů. Papírové formuláře považujeme za zvláštní skupinu nestrukturovaných dokumentů. Dokumenty naskenujeme a aplikujeme na ně systémy form processingu, které jsou schopny rozpoznat na základě definovaných vzorů daný formulář a vyčíst definované položky ve formuláři. V systémech form processingu můžeme definovat i kontroly na příslušné položky a tím zvýšit spolehlivost zpracování.

Recognition
Rozpoznávání je technologie umožňující převod informací obsažených na papírovém dokumentu do elektronického souboru bez manuálního přepisování dat. Rozpoznávací technologie dnes zahrnují celou škálu systémů pro optického rozpoznávání písma (OCR) až po inteligentní rozpoznávání písma (ICR). Tyto technologie jsou důležité pro konvertování velkého množství formulářů nebo nestrukturovaných dat, které obsahují využitelné informace v CMS.

Categorization/taxonomy
Kategorizace a systematizace provádí formální strukturování informací, založené na individuálních potřebách společnosti. Kategorizační nástroje automaticky zařazují dokumenty do CMS pro budoucí využití. Kategorizaci lze provádět i manuálně uživatelem CMS, ale zde je nebezpečí, že dokument nebude uložen správně.

Indexing
Indexace je nezbytným krokem v procesu získávání informací. Vytvářejí se atributy neboli metadata pro skenované dokumenty. Indexace se provádí buď definováním klíčových slov nebo automaticky pomocí fulltextu.

Tím bychom měli vysvětlenu část „capture“. Máme dokumenty v systému. Každý dokument má svojí obsahovou část a má i definována metadata. Takže každý dokument je jednoznačně identifikován. Jak jsou dokumenty v CMS spravovány?

Manage

Správa dokumentů v CMS je realizována prostřednictvím jednoho nebo kombinací následujících řešení. Tato řešení vybíráme podle toho, jaké požadavky jsou na budoucí content management systém kladeny. Jaká řešení je možné v rámci content managementu realizovat:

Document management
Tyto technologie pomáhají společnostem lépe řídit vytváření, úpravu, schvalování a používání elektronických dokumentů. Dokument management systémy se vyznačují základními vlastnostmi, jako jsou: vytváření knihoven dokumentů, profilování dokumentů, vyhledávání dokumentů, funkce check in/out, řízení verzí a revizí dokumentu a definování přístupových práv k dokumentu.

Record management
Dokumenty, které mají z dlouhodobého hlediska velký obchodní význam, jsou považovány za záznamy a ty jsou podle plánu zadržovány do té doby, než je stanoveno, jak dlouho bude záznam uchováván buď na základě externích nařízení nebo na základě vnitřních obchodních pravidel. Pro snadnější použití může být dokument rozdělen do částí, které jsou pak označeny jako record.

E-mail management
E-mail je v dnešní době považován za standard v obchodní komunikaci mezi firmami. E-mail management technologie umožňují vyjmutí e-mailu z mail serveru a jeho uložení do úložiště CMS. E-mail ukládaný do CMS musí být klasifikovaný a uložený podle používané obchodní logiky společnosti, aby jej bylo možné v případě potřeby snadno nalézt.

Digital asset management
Tyto systémy mají podobnou funkcionalitu jako document management systémy. Jsou zaměřeny na ukládání, sledování a používání „mediálních dokumentů“, jako je video záznam, fotografie, logo atd.

Web content management
Technologie zaměřena na vytváření, revizi, schvalování a publikační proces web dokumentů. Klíčovou vlastností těchto systémů jsou nástroje pro vytváření, autorizaci a integraci dokumentů. Mezi další klíčové vlastnosti patří možnost využití prezentačních šablon nebo dynamického generování webových stránek.

Dokumenty máme v content management systému. Řešení, které jsme vybrali, plně odpovídá našim požadavkům. Ale přece nebudeme vytvářet „izolovaný“ systém, který bude využíván jen hrstkou uživatelů. Tím se dostáváme k dalšímu bodu – spolupráce.

E-mail ukládaný do CMS musí být klasifikovaný a uložený podle používané obchodní logiky společnosti.
Ing. Petr Maule, finanční ředitel ELFETEXu


Collaboration

Collaboration neboli spolupráce je z hlediska content management systémů velice důležitá. Většina CMS umožňuje, s využitím tzv. collaboration technologií, uživatelům, zaměstnancům společností nebo jejich obchodním partnerům snadno vytvářet a podporovat projektové týmy, které využívají společné dokumenty. Nezáleží na tom, že členové těchto týmů pracují v geograficky odlišných lokalitách – všichni pracují se stejnými dokumenty.
Stále se bavíme o dokumentech, ale je potřeba si uvědomit, že tyto dokumenty musíme někde ukládat. Musíme mít infrastrukturu, do které je možné dokumenty uložit. A jsem u další důležité oblasti našeho content management systému.

Storage

Ukládání dokumentů v rámci CMS vypadá jednoduše. Dokument prostě uložíme na filesystém diskového pole. Ale tak jednoduché to zase nebude. Neříkám, že by takto daný požadavek nebylo možné řešit, ale nebylo by to příliš efektivní. Pokud pracujete řádově s tisíci dokumenty, dá se to zvládnou. Ale pokud dokumentů máte milion a víc, není toto řešení vhodné. Většina dnešních CMS využívá „dvouvrstvou“ technologii. První vrstvou je tzv. repository (sklad), nebo častěji používaný výraz archiv. To znamená, že v se rámci CMS definují různé „archivy“, do kterých ukládáme dokumenty stejného typu. Například faktury ukládáme do jednoho archivu, objednávky do druhého atd. V rámci této definice ale neříkáme, kde dané dokumenty budou fyzicky uloženy. Budou uloženy ve filesystému na diskovém poli, přímo na DVD, CD, WORM, pásku, nebo je uložíme na filmové médium? Touto otázkou jsme se dostali k druhé vrstvě naší architektury. V ní propojíme vrstvu „archivu“ s fyzickou vrstvou „storage“. To znamená, že propojíme námi definované archivy s konkrétním fyzickým úložištěm (storage). Výsledkem je, že dokument typu faktura je ukládán na DVD, objednávky jsou uloženy na filesystému diskového pole. Jistě jste poznali výhody dvouvrstvé architektury. Archiv je stále tentýž, ale fyzické úložiště se může měnit podle aktuálních potřeb a požadavků.

Preserve

Preserve neboli zabezpečení. Nejedná se o zabezpečení dokumentů před jejich zneužitím nebo neoprávněným přístupem. Jedná se o takové zabezpečení, které nám poskytne jistotu toho, že dokumenty budeme mít stále k dispozici a stále je budeme moci v rámci našeho CMS systému zobrazit a používat. Možná si řeknete, že je to banalita, ale uvedu jednu vlastní zkušenost. Před deseti lety jsem navrhoval archivní systém pro jeden slovenský státní úřad. Dokumenty byly uloženy na média typu MO o velikosti 650 MB a jejich metadata spravovala na míru napsaná aplikace. Aplikace byla využívána, ale nikdo si nelámal hlavu s jejím „upgradováním“ na aktuální technologie. Vývoj šel mílovými kroky vpřed. MO média 650 MB byla nahrazena médii 1,3 GB, pak následovaly 2,6 GB a pak 5,2 GB. Zpětná kompatibilita jednotlivých MO zařízení je většinou o dvě úrovně zpět. Tušíte správně, co se stalo. Jinak spolehlivý systém, který bez závad pracoval skoro osm let, jednoho dne zkolaboval. Systém, ve kterém bylo zhruba padesát tisíc smluv, nefungoval. V jeden okamžik současně odešel jak počítač, na kterém aplikace běžela, tak ale i MO jukebox, ve kterém byly uloženy všechny naskenované smlouvy. Disk se podařilo zrekonstruovat a data z něj přečíst, ale co s MO jukeboxem? Dodat nový 5,2GB? Ten média MO 650 MB přečíst neumí. Začalo největší pátrání. Od dodavatele MO jukeboxu, byly vytipovány firmy, které by mohly mít MO jukebox nebo MO driver, který by byl schopen média přečíst. Naštěstí se jedno takové zařízení našlo, ale skoro až po měsíci intenzivního hledání a ještě jen díky tomu, že jej technik zapomněl poslat jako nepotřebné a odepsané zařízení k likvidaci. Dokumenty byly přečteny a systém „upgradován“ a opět funguje. Jaké z toho plyne ponaučení? Při zavádění CMS se musíme zamyslet na třemi následujícími požadavky:
  • Long-term archival – dlouhodobá archivace. Existují dokumenty takové povahy, že potřebují dlouhodobé uložení. V tomto případě navrhuji veškeré dokumenty uložit na filmové médium. V době diskových polí film? Proč? Film je médium, které má dlouhodobou trvanlivost, a hlavně je čitelné jen při obyčejném světle. Není tajemstvím, že třeba lékařské dokumenty jsou stále uchovávány na filmovém pásku.
  • Migration – již při implementaci CMS systému byste měli mít zpracovaný tzv. migrační plán. Nadefinujete si v něm, kdy budou vaše stará média nahrazena aktuální technologií, která jednak zaručí přístup k jednotlivým dokumentům, jednak bude ze strany dodavatelů podporována.
  • Backup/recovery – zálohování patří mezi neustále opakovaná témata. Ale nezálohovat pro společnost životně důležitá data je čiré bláznovství. Každý CMS systém by měl mít stanoven svoji zálohovací strategii a ta by měla být stoprocentně dodržována.


Každý CMS systém by měl mít stanoven svoji zálohovací strategii a ta by měla být stoprocentně dodržována.
Ing. Petr Maule, finanční ředitel ELFETEXu


Integration

V bodě „Collaboration“ jsem se zmínil o tzv. izolovaném systému. Systému, který bude využíván jen omezenou skupinou uživatelů. Izolovanost systému můžeme chápat i jiným způsobem. Každý informační systém, který je ve společnosti implementován, by měl mít vazby – integrace – i do ostatních informačních systému a mělo by docházet ke vzájemnému propojení informací. V čemu je mi ERP systém, ve kterém vidím zaúčtovanou fakturu, ale když si chci zobrazit naskenovaný originál, musím si napsat číslo a najít si tuto fakturu v CMS a zde si ji také zobrazit. Neměl bych si z ERP systému zaúčtovanou fakturu zobrazit? Měl. A to je cíl integrace. Tj. pokud mám nějaké informace v elektronické podobě, tak je maximálně vzájemně využít. V této kapitole nemůžu říci, co je v rámci CMS systému standard. Tady prostě standard neexistuje. Existují jen realizovaná řešení, ale pro svojí společnost si standard musíte vytvořit sami, podle vašich požadavků a potřeb.

Každý informační systém by měl mít vazby do ostatních systémů v podniku.
Ing. Petr Maule, finanční ředitel ELFETEXu


Delivery

Dostali jsme se k poslední bodu z hlediska životního cyklu dokumentu, ale ne k poslední oblasti řešené v CMS. Oblast delivery – můžeme to nazvat doručení. Mně by se spíše líbil termín využití. Pokud si zopakujeme jednotlivé životní fáze dokumentu, už jsme prošli fází, kdy byl dokument vytvořen, a fází, kdy byl přijat do CMS. Následně byl spravován, uložen v příslušném archivu a bylo zabezpečeno, abychom o tento dokument, jako o cenný zdroj informací, nepřišli. Dostáváme se k poslední fázi. Každý dokument se musí nějakým způsobem v CMS systému najít a zobrazit, případně použít (search/retrieval). Takto nalezený dokument můžeme zpracovat několika různými způsoby:
  • Syndication – dokument uložený v našem CMS je upraven tak, aby jej bylo možné integrovat do jiného CMS systému.
  • Personalization – dokument uložený v našem CMS je upraven tak, jak to je vyžadováno pro jednotlivé uživatele nebo skupiny uživatelů.
  • Localization – dokument uložený v našem CMS je upraven tak, aby odpovídal požadavkům v jednotlivých zemí. To znamená, že výsledný používaný dokument splňuje legislativní a kulturní požadavky konkrétní země, kde je používán.
Nyní máme dokument tak, jak požadujeme nebo jak je požadováno, a je před námi finální krok životního cyklu dokumentu – publikování nebo také zpřístupnění. Každý CMS by měl umožňovat publikovaní nalezeného a připraveného dokumentu. Jak můžeme vlastně dokument publikovat? Máme dva druhy publikování dokumentů:
  • papírově – klasicky vytiskneme dokument na tiskárně a pošleme nebo předáme konkrétnímu uživateli, který dokument požadoval,
  • elektronicky – v tomto případě je daný dokument zaslán e-mailem nebo faxem konkrétnímu uživateli, případně je jako webový dokument publikován v rámci firemního portálu nebo webové prezentace.
Tím jsme ukončili životní proces dokumentu. Dokument se dostal ke konkrétnímu uživateli, ale z hlediska CMS jsem ještě nevysvětlil dvě poslední oblasti. Jedná se o „business process management / workflow“ a oblast „security“.

Business process management / workflow

Co je business process management a workflow? Proč je tato oblast pro content Management systém tak důležitá? Musíme konstatovat, že žádná jednoznačná, univerzální, plně vystihující a popisující definice workflow procesu neexistuje. Pro workflow proces existuje velké množství popisů a definic, které se liší podle zpracovávané problematiky a použité technologie řešení. Definice workflow procesu jsou od svého počátku spojeny s různými softwarovými kategoriemi. Cíl každé nové definice bychom mohli charakterizovat jako neustálou snahu o rozšiřování již tak elastických hranic definice tohoto termínu. Workflow proces můžeme velice obecně charakterizovat jako nástroj, který umožňuje automatizovat obchodní procesy (business process automation) a procesy řízení (business process control), které jsou součástí business process managementu.
Jako obchodní procesy můžeme chápat například platby faktur, schvalování hypoték, zpracování pojistných pohledávek, vyčíslení růstu nákladů firmy, vývoj plánu obratu, přípravu produktové literatury nového produktu. Předtím, než byly do obchodních procesů zapojeny počítače, byl tento proces dokonalou kombinací zpracování různých informací, které byly distribuovány na různých médiích. Ať už to byly dopisy, formuláře, fotografie, poznámky, objednávky či faktury, byly uloženy na různých místech, v různých šanonech. Jako transportní médium bylo používáno buď ruční předání uživatelům nebo zaslání poštou. Rychlost získání potřebných informací tak byla přímo závislá na spolehlivosti odpovědného pracovníka. Workflow se podobnému modelu snaží zabránit. Workflow využívá současných komunikačních prostředků pro přenos potřebných informací a zvyšuje tak efektivnost celého procesu. Workflow a business process management zajišťují tzv. dohledatelnost. Jsme schopni kdykoliv dohledat, v jaké fázi životního cyklu se dokument nachází, kdo daný dokument vytvořil, kdo jej revidoval a kdo jej schválil. Workflow zajišťuje, že své dokumenty máme neustále pod kontrolou. Zbývají nám poslední otázky. Mám vůbec oprávnění pracovat s těmito dokumenty? Nebo můžu s těmito dokumenty provádět dané operace?

Workflow zajišťuje, že své dokumenty máme neustále pod kontrolou.
Ing. Petr Maule, finanční ředitel ELFETEXu


Security

Na tyto otázky vám je schopen odpovědět modul zabývající se správou přístupových práv uživatelů k dokumentům. V rámci content managementu jsou definovány dva základní principy ochrany dokumentů. Zabezpečení na základě definování oprávnění pro určité uživatelské role v CMS a definování oprávnění pro jednotlivé dokumenty. V rámci oprávnění pro role v CMS je bezpečnostní strategie definována pro jednotlivé role, které mají uživatelé nebo skupiny uživatelů při používání CMS. To znamená, že administrátor CMS nadefinuje uživatele nebo skupinu uživatelů, kterým přísluší role „creator“. Tito mají pak oprávnění dokument v rámci CMS vytvořit a následně jej v rámci CMS zpracovat. Ale nemají už právo zobrazit si daný dokument, případně jej nějakým způsobem revidovat. To už odpovídá jiné roli.
Druhou bezpečnostní strategií – oprávnění pro dokumenty – je to, že pro daný dokument nebo archiv definujeme přístupová práva pro konkrétní uživatele nebo skupinu uživatelů. Většina dnešních CMS umí tyto dvě strategie kombinovat a tím dosáhnout požadovaného zabezpečení.

Co říci závěrem?

Soudě podle vývoje posledních let, množství informací a dokumentů generovaných společnostmi bude nadále stoupat. Může se tak stát, že CMS systémy přestanou být pro společnosti jenom konkurenční výhodou, ale stanou se nutností, která jim umožní na trhu přežít. Své může vykonat i legislativní tlak na standardy uchovávání a zpracovávání dat, který doposud není v České republice tak velký jako v jiných zemích (například zákon Sarbanes-Oaxley v USA). Dá se očekávat, že tento tlak bude v rámci přibližování České republiky vyspělým státům dále sílit.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Lepší je být bohatý a zdravý...

IT Systems 11/2022Aktuální vydání IT Systems vás zavede do světa peněz, které necinkají, ale přesouvají se mezi účty díky novým metodám placení. Je to další proces, který lze díky chytrým digitálním technologiím zefektivnit. Modernizace platebních metod a souvisejících služeb zajímá firmy v oblasti e-commerce, ale i klasický retail a další obory.