Mnohem zajímavější situace je tam, kde existuje elektronický originál dokumentu a kde se nejedná o obrázek, nýbrž strukturovaný dokument, při jehož vytváření vzniká i datová věta. To znamená, že data vyplněná do tohoto dokumentu mohou být přenášena do různých informačních systémů. V České republice tomu již za pár měsíců bude tak, že většina dokumentů, které budou podniky dostávat od veřejné správy, budou elektronické – vyúčtování sociálního pojištění, stavební povolení či cokoliv jiného už nepřijde jako doporučený dopis, ale jako soubor do datové schránky.
Na jedné straně to znamená spoustu starostí (kdo dnes může říci, že umí správně a efektivně zacházet s elektronickými originály?), na druhé straně příležitost k úsporám. A nejde jen o papír, barvu do tiskárny či poštovné, ale především o tisíce člověkohodin věnovaných činnostem s minimální přidanou hodnotou. Můžeme to ilustrovat i na rychle rostoucím zájmu o naše semináře „Zkuste to bez papíru“, na které se v posledních měsících přihlásily stovky zaměstnanců podniků snad ze všech sektorů trhu. Většinou zatím nepřemýšlí o elektronické komunikaci s veřejnou správou, ale vnímají, že se potřebují zbavit zdlouhavého vytváření výkazů nebo vyplňování všemožných dotazníků a žádanek, kdy musí uživatel pokaždé znovu zadávat data typu jméno, datum narození, číslo rozpočtového střediska či v šanonech hledat čísla projektů, objednávek apod.

Konec nudných rutin

Zavádění strukturovaných elektronických dokumentů, kterým se v České republice často říká inteligentní formuláře, skutečně znamená zmizení, nebo alespoň radikální omezení činností jako vyhledávání v archivech, přepisování či kopírování údajů, dohledávání informací, hledání dokumentů na stolech a podobně. Pro pracovníky účtáren, oddělení lidských zdrojů a úřadů všech typů to zase znamená, že budou dostávat podání s minimem chyb a nebudou trávit čas pokusy znovu kontaktovat uživatele a přimět jej, aby dokument opravil či doplnil.
Tuto změnu lze dobře ukázat na příkladu Stavební spořitelny České spořitelny (Buřinka) a způsobu vytváření výkazů pro finanční úřady a exekutory. Do loňského roku vše vypadalo tak, že pokud finanční úřad uvažoval o tom, že by vám obstavil účet, poslal doporučený dopis do spořitelny, tam dohledali potřebné informace, napsali dopis a poslali jej doporučeně na finanční úřad (to je povinnost daná zákonem). V současné době je proces řešen tak, že na finančním úřadu vyplní inteligentní elektronický formulář, podepíší digitálním podpisem a pošlou do spořitelny. Tam jsou data automaticky přenesena do informačního systému, následuje vytvoření elektronické odpovědi ve formátu PDF, podpis digitálním certifikátem a její odeslání na finanční úřad. „Z provozních útvarů tato agenda úplně zmizela. Jde vlastně jen o to, že informatici večer spouští nějaké úlohy,“ popsal to ředitel IT Robert Drozda ve vyjádření pro portál www.bezpapiru.cz

V kanceláři, ve výrobě i v terénu

Z hlediska podniků to znamená efektivnější využití pracovního času zaměstnanců a urychlení některých procesů (zvláště těch, které obsahují komplikovanější schvalování), pro zaměstnance to zase znamená odbourání podstatné části úmorných nudných činností a naději, že mnohem větší část pracovní doby budeme trávit něčím zajímavějším.
Nemusí se jednat jen o administrativní útvary. Třeba dominantní český výrobce taxametrů Torola Electronic umístil pracovní stanice i do výrobních prostor, čímž umožnil i zaměstnancům ve výrobě vyhnout se práci s tiskopisy.
K tomu, aby nasazení inteligentních formulářů skutečně transformovalo činnost organizace, musí technologie splňovat řadu podmínek, z nichž uvádíme jen ty klíčové:

Podpora elektronického podpisu

Pokud má zmizet nutnost udržovat paralelně archiv listin dokumentujících, kdo co schválil nebo odeslal, musí být průkaznost schvalování silnější, než jaké poskytuje prosté nalogování do informačního systému. Prakticky jediné řešení, které i z pohledu úřadů a auditorů garantuje, že od schválení dokumentu nedošlo ke změně, je elektronický podpis. To nemusí nutně znamenat hromadný nákup podpisových certifikátů od externí certifikační autority, může stačit interní certifikační autorita, která je standardní verzí operačního systému Microsoft Windows Server. Podstatná je ovšem možnost postupného podepisování dokumentu, tzv. parciální podpis. Tedy možnost, že uživatel elektronickým podpisem „zamkne“ část dokumentu a pošle soubor kolegovi, který může přidat další poznámky, podepsat svou část a předat jej do dalšího oběhu.

Volba správného formátu

Pokud má být elektronický dokument opravdu rovnocennou náhradou papírové listiny, musí být zajištěna univerzální čitelnost, a to i po delší době. Je zapotřebí zaručit, že dokument bude možné zcela správně zobrazit i ve všech budoucích verzích softwaru. Jediným formátem, který v současné době tuto podmínku splňuje, je archivační verze PDF, tedy PDF/A, definovaná normou ISO 19005:2005.

Snadné vytváření dokumentu

Má-li být splněna podmínka úspory práce při vytváření dokumentu, je zapotřebí, aby se vzor choval skutečně inteligentně, a tedy poskytoval funkce jako automatické kalkulace, kontextová nápověda, kontrola logické správnosti a import údajů z různých databází a aplikací.
Tím se dostáváme k otázce integrace. Inteligentní dokument musí být připraven tak, aby data do něj vyplněná bylo možné velmi snadno přenášet do prakticky jakéhokoliv informačního systému a aby do něj bylo možné importovat data prakticky z jakéhokoliv zdroje. Což opět vede k otevřeným formátům.

Oběh dokumentu

Jedna věc je dokument vytvořit a druhá je zajistit jeho oběh, přičemž posílání prostřednictvím e-mailu se dlouhodobě ukazuje jako nevyhovující. Mimo jiné proto, že v elektronické poště se ztratí ještě snadněji než papír na stole. Inteligentní formulář či dokument by měl v ideálním případě obsahovat i pravidla pro oběh a měl by být součástí nějakého řešení schopného oběh zajistit. Nebo alespoň být tak otevřený, aby bylo snadné jej s nějakým standardním řešením spojit. Pokud bychom předpokládali, že oběh zajistí aplikace vyvíjené na míru v jednotlivých podnicích (takové pokusy také občas probíhají), jsme zase u starého problému s tradičními informačními systémy a jejich omezenou schopností přizpůsobit se.

Vytváření vzorů dokumentů

Velice snadné vytváření dalších vzorů dokumentů a možnost vytváření i změn pravidel jsou naprosto klíčovou podmínkou úspěchu. Jak jsme již zmínili, právě obtížné a nákladné provádění změn v informačních systémech je důvodem, proč podniky raději nechávají řadu procesů na papírech. Pokud má inteligentní formulář nahradit papír, nemůže být vytvoření vzoru dalšího dokumentu významně složitější než vytvoření vzoru v odpovídajícím kancelářském programu. Výhody této flexibility můžeme ukázat třeba na příkladu Severočeských vodovodů a kanalizací, kde jednotlivé procesy pokrývají bez důkladnější analýzy. Formuláře a jejich tok pak upravují až na základě reálné zkušenosti s fungováním procesu. Pochopitelně bez podpory vnějšího dodavatele. Zkuste si představit informační systém, který by něco takového umožnil!
Pokud máte technologii, která tyto požadavky splňuje, a jasnou představu, jak ji nasadit, můžete počítat se stovkami a tisíci ušetřených hodin a nadšením uživatelů, často hned v prvních dnech rozběhu nového řešení. S další vlnou zvýšení efektivity práce můžete počítat po 1. červenci, kdy vstoupí v platnost zákon o e-governmentu.

Autor je obchodním ředitelem společnosti Software602.