facebook LinkedIN LinkedIN - follow
IT SYSTEMS 7-8/2014 , DMS/ECM - Správa dokumentů

Rozhovor s Jiřím Lacigou, ředitelem CCA Group



CCAElektronický oběh dokumentů už více či méně proniká také do českých firem, díky silné pozici „papíru“ však rozhodně nemá na růžích ustláno. „Přestože dnes téměř 100 % všech dokumentů vzniká na počítači, nakonec je skoro každý dokument vytištěn,“ upozorňuje Jiří Laciga, jeden ze zakladatelů české společnosti CCA Group, který se v oblasti IT řešení pro správu dokumentů pohybuje od roku 1991. V krátkém rozhovoru jsme se jej zeptali na důvody tohoto stavu a faktory, které vedou firmy k zavádění DMS a bezpapírového workflow.


Elektronická výměna dokumentů je v médiích a na oborových konferencích poměrně frekventované téma. Jaká je situace „v praxi“?
Je skutečností, že prakticky 100 % dokumentů vzniká elektronicky. V praxi už jen opravdu zřídka narazíte na ručně psaný dokument, formulář nebo účtenku. Nakonec je ale skoro vždy dokument vytištěn. Důležité dokumenty, které se mají uchovat, se ručně podepíší, orazítkují a odešlou poštou nebo založí do šanonu. V progresivních firmách pak takové papírové dokumenty skenují, vytěžují a pak opět elektronicky ukládají do DMS systémů.


V oblasti elektronické výměny dokumentů je asi nejdál státní správa, která ze zákona posílá dokumenty přes datové schránky. Ani zde ale „papír“ nevymizel a někteří lidé argumentují, že práce s elektronickými dokumenty je nakonec složitější…
Státní správa je skutečně napřed, protože je z principu úřad a úřad úřaduje, tedy pracuje s dokumenty. Dokument je tam posvátný a kromě toho je činnost úřadů pod veřejnou kontrolou a má zákonné lhůty. Také netvoří zisk a náklady nejsou nejvyšším kritériem. Z těchto důvodů je napřed. Zákon o Datových schránkách je ještě posunul. V podnicích si sice průzkum nedělám, ale jsem přesvědčen, že nakonec si podniky dokumenty došlé z datové schránky v převážné míře stejně vytisknou a založí do šanonu. Jen jsme tedy přesunuli tisk od původce dokumentu k jeho příjemci a zrychlili přenos, nicméně i to je značný mentální pokrok. To může být jeden z důvodů, proč si lidé myslí, že zacházení s elektronickými dokumenty je složitější. Další důvod vidím v obecném konzervativismu a nechuti měnit své zvyky. Je nutno si uvědomit, že elektronický oběh dokumentů nutí lidi měnit jejich chování. Přece jen, hromada faktur k podpisu na stole je jiný stimul než upozorňovací e-mail, že máte ve spisovce odsouhlasit dokument. Dalším důvodem je zpřesnění procesů a jejich důraznější vymáhání v elektronickém systému. Na papíře se snáze dělají výjimky, snáze se škrtá a přepisuje. Další reakce, se kterou se u uživatelů setkáváme, je odpor k nevratnosti elektronických procesů. Papírový dokument obvykle leží, i po provedení souhlasu, ještě nějaký čas na stole. Dotyčný si tak ještě může rozmyslet, zda udělal vše dobře a pak udělat změnu. To v elektronických systémech obvykle nejde. V našich systémech jsme tuto nevýhodu odstranili speciální funkcí „vrať zpět“ jako jsme zvyklí z Microsoft Office.


Jedna z obav, která je s elektronickými dokumenty spojena, je také jejich uznatelnost právem při sporu. Je podle vás oprávněná?
Mám v této věci soukromou otázku, jestli se pracovníci, zejména finančních oddělení, na legislativu trochu nevymlouvají, aby nemuseli měnit své zvyky nebo ze strachu, že přijdou o práci. Pravda je, že není jisté, zda by soud ve sporu uznal elektronickou formu dokumentu jako důkaz. Naopak jisté je, že papírovou formu dokumentu určitě jako důkaz přijme, i kdyby byl zfalšovaný. Paradoxní je, že papírový dokument je o několik řádů snazší zfalšovat než elektronický. V lidské přirozenosti ale je nevěřit tomu, na co si nemohu sáhnout. Znamená to, že legislativa je formálně v pořádku, ale aplikace a její přijetí všemi úředníky je horší. To ale nehodnotím složitost legislativy, která nemá dopad na souboj papíru s elektronizací.


Jak složité je potom českým zákazníkům „vnuknout“ myšlenku na implementaci DMS a nastavení elektronických procesů práce s dokumenty?
Obecně bych řekl, že Čechům se při jejich přirozené nedůvěře ke všemu dá těžko něco vnuknout. Na všechno si takříkajíc musí přijít sami, já nejsem jiný. Další česká vlastnost je pohodlnost a snaha o minimalizaci pracností. A to už je potom motiv pro přemýšlení o DMS, zvláště v případě zpracování velkého množství faktur, smluv a dalších dokumentů.


Jsou dnes zákazníci připraveni na nasazení DMS a elektronického dokumentového workflow, například co se týká zmapování vlastních procesů?
To je velmi různé. Záleží na velikosti firmy, způsobu řízení a na množství dokumentů, které zpracovává. Zažili jsme, že v jedné obrovské nadnárodní firmě dokonce ani neměli knihu došlé pošty. Když přišla faktura, tak na ni prostě recepční přišila košilku a poslala tomu, komu si myslela, že patří. Pokud dotyčný fakturu ztratil, ve firmě vůbec nevěděli, že už u nich je. U faktury to tolik nevadí, dodavatel ji sám pošle znovu a s urgencí. Ale pokud by se jednalo třeba o objednávku…


Již jste zmínil vytěžování informací z dokumentů, což je oblast, která se na poli DMS rychle rozvíjí. Je to zatím „hudba budoucnosti“, nebo již běžná součást větších projektů?
To už vůbec není hudba budoucnosti. Na vytěžování je řada technologií a mnoho firem se tím zabývá. Jedná se o úžasnou pomoc pro uživatele, kdy se z dosud nestrukturovaných dat, například dokumentů ve formátech .pdf nebo .jpg, daří „těžit“ strukturovaná data a ukládat je do evidenčních systémů. S takovými dokumenty pak lze pracovat, zejména je třídit, vyhledávat a archivovat. Myslím si, že pro uživatele IT je toto jeden z největších pokroků, který pomůže ulehčit a zrychlit běžné „papírování“ a bude jedním z hlavních motivátorů pro zavádění DMS, nebo chcete-li elektronizace práce s dokumenty.

Jiří Laciga, CCA

Jiří Laciga byl v roce 1991 jedním ze zakladatelů společnosti CCA, kde dlouhou dobu působil jako hlavní architekt informačních systémů a generální ředitel. Vystudoval obor Technická kybernetika na Vysoké škole strojní a elektrotechnické v Plzni, je kandidátem věd v oboru metainfomačních systémů. Mezi jeho největší záliby patří architektura, výtvarné umění a hlavně sport - cyklistika, orientační běh, snowboarding a běh na lyžích.

Lukáš Dolníček

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Konec papírování, digitalizujte a usnadněte si práci!

IT Systems 3/2024V aktuálním vydání IT Systems jsme se zaměřili na vývoj digitalizace ve světě peněz, tedy v oblasti finančnictví a pojišťovnictví. Dozvíte se například, proč je aktuální směrnice PSD2 v inovaci online bankovnictví krokem vedle a jak by její nedostatky měla napravit připravovaná PSD3. Hodně prostoru věnujeme také digitalizaci státní správy a veřejného sektoru, která nabírá obrátky.