Tři důvody, proč by vás měla zajímat digitální transformace

Prvním důvodem je zvýšení efektivity podnikání a obchodu, druhým zabezpečení a třetím snížení nákladů. Ne náhodou jsou tyto důvody zároveň hlavním argumentem pro využití DMS platformy v cloudu. Z průzkumů provedených na straně zákazníků vyplývá, že správa a podpora rozsáhlých enterprise řešení uvnitř společnosti je náročná na finanční rozpočty, lidské zdroje, zajištění hardware a účinné zabezpečení obsahu. A právě proto v poměrně dynamicky se vyvíjejícím stavu ekonomiky a díky zásahům nejrůznějších externích vlivů je velkým benefitem flexibilita a pružné možnosti využití správy obsahu v cloudu. Podle průzkumu společnosti Alfresco už přibližně 44 % organizací migrovala alespoň část svých dokumentů do cloudu a přibližně 37 % organizací očekává přesun více jak 70 % dokumentů do cloudové platformy v následujících letech.

Vývoj správy dokumentace

Papírový svět správy dokumentace je v mnoha ohledech rizikový, těžkopádný a drahý. Riziko ztráty důležitých dokumentů, tvorba duplicit, problematické zabezpečení, náročné dohledávání a špatná dostupnost vedou postupně k trendům vzrůstající digitalizace. Příkladem může být fakturace. Pracné opisování vlastností faktur, zavádění do stávajících evidencí, manuální kontroly validity čísla účtu a další činnosti vedou k tomu, že zpracování jedné faktury stojí firmu desítky korun bez započtení nákladů na její archivaci. Digitální transformace a zavedení DMS systému je tak zásadní z pohledu přínosů a úspor. Automatické vytěžování dokumentů OCR metodou umožňuje hromadné zavádění dokumentů s minimálním úsilím. Jednotné úložiště nabízí práci s dokumenty ze systémů třetích stran prostřednictvím standardizovaných komunikačních rozhraní. Díky procesnímu řízení obíhají dokumenty firmou v digitální podobě s možným přístupem k dokumentům a úkolům odkudkoliv. Hlavním přínosem digitální transformace se tak stává kontextové propojení dokumentů, procesů a lidí, kteří s dokumenty pracují.

Řízení dokumentů v cloudu

Ještě nedávno bylo DMS řešení dostupné pouze společnostem s rozsáhlou agendou dokumentů. Vyžadovalo investice do pořízení, provozu infrastruktury a technologií. S rozvojem cloudových řešení se stalo dostupné i pro střední a menší firmy. V cloudu je zajištěno poskytování aplikací a služeb umístěných v datových centrech, které má zákazník zpřístupněny vzdáleně přes internet 365 dní v roce. Zákazník neplatí za samotné pořízení hardwaru a softwaru, ale pouze za jeho užívání. Odpadá počáteční pořizovací investice na nákup technologií, zajištění provozu a správu vlastní infrastruktury. Správa dokumentů má nezřídka velmi dynamické požadavky na výkon. Generování a archivace měsíčních výpisů vyžaduje krátkodobé navýšení hardwarových zdrojů (paměť, procesor apod.), za které firmy nemusí zbytečně platit celoročně. Možnost okamžitého navýšení zdrojů je důležitým argumentem pro správu dokumentů v cloudu. Mezi další výhody DMS v cloudu patří i vysoký standard v zabezpečení dat, jejich dostupnost a v neposlední řadě i zajištění zálohování.

Správa dokumentů v cloudu většinou nabízí plnohodnotné využití DMS funkcionality. Ta se skládá primárně z úložiště dokumentů či multimediálních souborů (nestrukturovaných dat), databáze metadat (strukturovaná data), uživatelského a aplikačního rozhraní (API, CMIS, REST). DMS funkcionalita zjednodušuje, unifikuje a urychluje práci s dokumenty, ty potom již nejsou pouze staticky uloženy v datovém úložišti v adresářové struktuře, ale je možné je v rámci DMS organizovat do virtuálních struktur, vytvářet mezi nimi vazby, transformovat obsah, zobrazovat dokumenty v kontextu a řídit jejich verze, přidávat k nim popisná data, sdílet jejich obsah a zakomponovat je do firemních obchodních a schvalovacích procesů (BPM). DMS systém tím přináší eliminaci duplicit uložených dokumentů a nabízí podrobný audit činností nad dokumenty. DMS řešení v cloudu umožňují integrace na systémy třetích stran včetně skenovacích zařízení, registrů či páteřní systémy zákazníka. Komplexní DMS řešení v cloudu tedy dnes pokrývá veškeré oblasti související s pořízením, digitalizací, správou i archivací dokumentů.

Architektura DMS řešení v cloudu

V souvislosti s návrhem správy dokumentů v cloudu se hovoří o tzv. distribučním modelu. Existují tři varianty distribučního modelu lišící se úrovní nabízených služeb. Prvním je infrastruktura jako služba (IaaS) – poskytovatel nabízí pouze infrastrukturu, tedy servery, úložiště, procesory, paměť. Jedná se např. o tzv. virtualizované servery. Druhou je platforma jako služba (PaaS) – oproti IaaS nabízí poskytovatel celou platformu, tedy i prostředky nezbytné pro vývoj aplikací. Výhodou tohoto řešení je možnost úprav aplikace tak, jako by ji měl zákazník instalovanou ve vlastní infrastruktuře. Poslední je software jako služba (SaaS) – poskytovatel nabízí přímo aplikaci a zákazník si kupuje přístup do této aplikace, tj. pronajímá si software. Výhodou řešení s distribučním modelem SaaS je i rychlost spuštění DMS, protože poskytovatel je schopný zprovoznit celé řešení v podstatě okamžitě.

Kde jsou dokumenty uloženy?

Tato častá otázka má dvě řešení. První možností je ukládat dokumenty na hostované infrastruktuře. Poskytovatel se tak stará nejen o dostupnost prostředí, ale i o správu, zabezpečení a zálohování samotných dokumentů. Druhým řešením je tzv. oddělený model, kdy aplikace DMS pracuje v cloudu, ale dokumenty jsou uloženy ve firmě. Vlastnost souvisí s obvyklou schopností DMS systému pracovat s dokumenty uloženými v různých úložištích najednou. Zajímavou alternativou je potom hybridní cloud, který nepřináší výhodu hostované infrastruktury, ale používá cloud k distribuci obsahu za hranice zabezpečené firemní sítě.

Proč zavést DMS v cloudu?

Svět je v pohybu a byznys se vyvíjí. Inovace správy dokumentů díky DMS platformě v cloudu nabídne zefektivnění provozu a zaručí společnosti nové možnosti digitální transformace. Zároveň dojde ke snížení TCO, tedy ušetření celkových nákladů díky využití infrastruktury virtuálního cloudu a eliminace investic do vlastní infrastruktury a kapacit. A v neposlední řadě je tu time to value – možnost využití předpřipravených komponent, aplikací a moderních nástrojů pro nasazování a konfiguraci aplikace.

S dokumenty pracuje v dnešní době každá firma bez ohledu na velikost či zaměření. A téměř každá firma se musí vyrovnávat s rostoucím počtem dokumentů. Jak tedy řídit dokumenty efektivně, bezpečně a s nižšími náklady? Zavedení správy dokumentů v cloudu přináší nové možnosti, nabízí efektivní návratnost vložených investic a otevírá novou příležitost k přehodnocení dosavadního přístupu ke správě dokumentů.

Tomáš Nečas Autor článku je department manager pro oblast ECM a BPM ve společnosti ARBES Technologies.