V duchu vize Smart Administration se aktivní úřady vydávají cestou využití moderních technologií pro automatizaci vnitřních procesů. Vědí, že se to vyplatí v podobě úspory času, minimalizace chyb a maximální správnosti a dostupnosti digitálních dat. Jednoduše toho udělají více, a navíc přesněji.

Finanční kontrola a elektronický schvalovací proces

Správně nastavené elektronicky řízené interní procesy úřadu zajistí nejen časovou úsporu úředníkům, ale i lépe fungující celou organizaci. Jako příklad je možné uvést finanční kontrolu, která je vyžadována legislativou. V případě, že je realizována elektronicky a s využitím digitálních dat faktur a souvisejících dokumentů, zajistí úřadu přehledný schvalovací proces, který je možné kontrolovat s ohledem na nastavená interní pravidla, legislativní správnost a dodržování závazků úřadu.

Na podobném principu je možné zavést jakékoliv schvalování úřadu, které je prováděno na základě legislativního požadavku nebo interní směrnice (cestovní příkazy, hotovostní zálohy, rozpočtové úpravy, apod.). Pro využití plného potenciálu elektronizace procesů je nezbytná funkční integrace informačních systémů, které jsou na úřadu provozovány.

Jestliže hovoříme o elektronizaci úřadu a digitalizaci dat, nemůžeme opomenout elektronické formuláře, které umožní automaticky vytěžovat data. Elektronické formuláře jsou používány pro interní procesy úřadu, ale i jako nástroj efektivní komunikace s občany, zejména při řešení jejich životních situací.

Tisíce žádostí a smluv za týden? Digitálně to lze zvládnout

Jako příklad úspěšného využití formulářů a integrace systémů může sloužit Magistrát města Brna. Ten za prvních deset dnů letošního roku zaevidoval téměř 7 tisíc smluv. Město totiž vyplácí občanům dotace na roční elektronickou jízdenku zakoupenou v e-shopu Dopravního podniku města Brna. Je jasné, že bez elektronizace a digitalizace tohoto procesu by to nebylo možné.

Žádost o dotaci je možné odeslat prostřednictvím webového formuláře z webu dopravního podniku do datového centra magistrátu. Rozhraní systému GINIS umožní příjem těchto žádostí a eviduje je jako smlouvy v ekonomickém systému města Brna. Odbor životního prostředí pak opět pomocí GINISu tyto žádosti zpracuje a provádí hromadné ověření vůči databázi plátců komunálního odpadu i základním registrům a následně generuje výsledné smlouvy ve formátu PDF. Ty jsou pomocí Elektronické podpisové knihy podepsány a odeslány žadatelům.

Investiční akce chceme mít pod kontrolou

Nedílnou součástí elektronizace procesů je i oblast manažerských výstupů, tedy pravidelně aktualizovaných vybraných pohledů na ověřená data z informačního systému. Prostřednictvím těchto výstupů je managamentu úřadu umožněno efektivnější rozhodování a aktuální přehled s možností plánování.

Jeden takový zajímavý projekt je v současnosti realizován opět v jihomoravské metropoli. Vedení statutárního města Brna bude mít k dispozici komplexní a přitom jednoduchý nástroj ke sledování průběhu klíčových investičních akcí. Radnice díky tomu získá větší přehled o průběhu jejich realizace s možností operativních zásahů, pokud by se projekt nevyvíjel podle plánu (harmonogram, cena).

V praxi jde o to, sloučit pohledy na velké investiční akce z hlediska účetně-ekonomického a hlediska projektového řízení. Řešení je založené na datové kostce Centra projektů, čerpající online data z ekonomického systému GINIS a integrované s projektovými daty z Microsoft Project. Řešení umožní:

• dynamicky poskytovat pohledy o stavu projektů realizovaných městem,
• sledovat, zda realizace projektu je v souladu s rozpočtovanými prostředky a plánem,
• identifikovat a poskytnout jednoduchý náhled na odchylky v realizaci projektu.