Pokud se budeme bavit o komunikaci prostřednictvím ISDS, nesmíme opomenout problematiku elektronických systémů spisových služeb, které typicky datovou schránku orgánu veřejné moci obhospodařují. Znamená to, že vyzvedávají podání a řeší jeho zákonnou evidenci. Také odesílají orgánem veřejné moci vytvořené vlastní elektronické dokumenty. Podle vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby musí být tyto dokumenty ve výstupním datovém formátu.

Jedním z přípustných formátů, pokud se zabýváme výměnou dat, je formát XML. Značnou nevýhodou tohoto formátu je, že jej nelze zobrazit jednoduše uživatelsky vnímatelným způsobem. Resp. jeho zobrazení je závislé na konkrétní struktuře specifikované příslušným schématem. Použití dokumentu v tomto formátu je tedy vhodné, pokud si mezi sebou čistě „povídají“ informační systémy. Ale jakmile je vhodná uživatelská kontrola, objevuje se potřeba dvou ztvárnění, jak se to například řeší ve formátu ISDOCX pro elektronickou fakturaci, který spojuje uživatelsky vnímatelnou podobu faktury ve formátu PDF/A a datovou podobu ve specifické struktuře označované jako ISDOC.

Nicméně již od roku 2014 existuje datový formát PDF/A-3, který umožňuje spojit tyto dvě podoby do jedné, protože formát PDF/A-3 může sloužit jako kontejner, který umožňuje k PDF/A dokumentu přidat jakoukoliv vhodnou přílohu včetně dat ve formátu XML. To je poměrně výhodné i z toho důvodu, že jsou tím jednoznačně formovány vazby mezi vizuální a datovou podobou. 

V této souvislosti nelze nezmínit ustanovení § 69a odst. 5 zákona o archivnictví a spisové službě, které dává povinnost všem veřejnoprávním původcům vyhotovovat elektronické dokumenty s metadaty, jejichž strukturu podle jednotlivých kategorií dokumentů stanoví Digitální a informační agentura (DIA) na svých internetových stránkách. Pojďme se v tomto kontextu detailně podívat na čtyři konkrétní příklady.

 

Již dříve zmíněný formát ISDOC pro elektronickou fakturaci prošel od svého vzniku postupným vývojem až do podoby s využitím datového formátu PDF/A-3, kdy je primární vizuální podoba dokladu, k níž jsou připojena strukturovaná data elektronické faktury ve formátu ISDOC. Pro použití elektronické fakturace je to velmi výhodný přístup, který primárně umožňuje vizuální kontrolu dokladu a následně otevírá cestu plně automatizovanému zpracování. Formát je popsán s dostatečnou obecností, aby dokázal pojmout různé druhy dokladů od faktur, přes dobropisy až po daňové doklady k přijaté platbě, ale zároveň specificky pro použití právě pro ekonomickou agendu. Zmíněná vyváženost mezi obecností a konkrétním účelem je ideálním příkladem spojení dokumentu a strukturovaných dat.

Trochu nešťastná jsou v této souvislosti ustanovení, která ukládají spisovým službám s obsahem takového dokumentu pracovat, jako kdyby spisová služba byla ekonomickým systémem. Opak je však samozřejmě pravdou. Pracovníky podatelny elektronická fakturace ani v nejmenším nezajímá. Porozumění obsahu je tak výhodné pouze pro automatické třídění dokumentů, které díky rozpoznání elektronické fakturace může umožnit rychlejší předání dokumentu přijatého přes datovou schránku na příslušný ekonomický odbor.

Registr smluv používá také jako základní komunikační kanál ISDS. Informační systém registru smluv, jehož správcem je DIA, přijímá pokyny k provedení operací výhradně jako zprávy dodané do specifické datové schránky právě ve formátu XML. Kromě toho se očekávají v datové zprávě další přílohy s vlastní vizuální podobou, která může být dle dokumentace i v nevýstupním datovém formátu, což je ale v rozporu s výše citovanou vyhláškou o podrobnostech výkonu spisové služby.

Ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě pamatuje na tuto komunikaci výjimkou z povinnosti pravidla pro vyhotovování elektronických dokumentů, i když to není v žádném případě technicky nezbytné. Postup by se mohl sjednotit, protože zveřejnění smlouvy v registru smluv není v žádném případě složitější než elektronická fakturace. I zde by se vše mohlo spojit do jednoho PDF/A-3 dokumentu s vizuální podobou smlouvy a vloženými strukturovanými popisnými daty o zveřejnění smlouvy v odpovídající již definované specifické struktuře. Nicméně narážíme zde na problematiku otevřenosti datového formátu, který je požadován a který se dostává do sporu s požadavky na dlouhodobou čitelnost, již jsou zase podřízeny výstupní datové formáty. Avšak i to by šlo vyřešit vhodnou přílohou, kdy PDF/A-3 by zajistilo dlouhodobou čitelnost a vložený otevřený formát přílohy otevřenost.

Dalším specifickým případem je podání do Sbírky právních předpisů územních samosprávných celků a některých správních úřadů. Po technické stránce je to velmi podobné postupu pro zveřejňování smluv. Tedy je zde vytvářen dokument ve specifickém formátu XML, ke kterému jsou připojovány přílohy v otevřeném a strojově čitelném formátu. Podle nejnovějšího stanoviska Odboru veřejné správy, dozoru a kontroly Ministerstva vnitra zpracovaného ve spolupráci s DIA je pro textové dokumenty v obecné rovině za nejvhodnější považováno použití formátu ODT, přípustné je pak i použití formátu DOCX. Opětovně se tak dostáváme do rozporu s vyhláškou o podrobnostech výkonu spisové služby, protože ani jeden z těchto formátů není výstupním datovým formátem, a opětovně zde máme specifické technické řešení. 

Nicméně vhodná kategorizace dokumentu spojena s adekvátním popisem příslušných dat vytváří funkční celek, který plně vyhovuje potřebám této komunikace.

V návaznosti na výše zmíněné tři specifické případy se jeví snaha o zahrnutí zcela obecného popisu metadat jakéhokoliv dokumentu, která je nyní zveřejněna na stránkách DIA, jako nevhodná. Navíc, pokud je dokument transportován pomocí ISDS, jsou již v obálce datové zprávy tato data primárně uvedena. Vytváří se tak zbytečná duplicita dat, která má negativní vliv na možnosti dalšího předávání dokumentů a na zařazování do spisů.

Z rozboru jednoznačně plyne, že výměna dat pomocí elektronických dokumentů přenášených přes ISDS je prověřena celou řadou konkrétních případů, které funkčním způsobem naplňují dikci příslušných zákonů. Cílem by tedy mělo případně být vytipování dalších smysluplných druhů dokumentů, v nichž má být uveden konkrétní obsah. A nejde jen o to, aby tam data byla, ale určitě také o to, aby měla smysl. Tedy aby bylo smysluplné je v informačním systému příjemce načíst a využít, jako tomu je u elektronické fakturace. Asi nejjednodušším dalším příkladem by mohly být elektronické smlouvy. Navíc zpracování těchto dat by nemělo být úkolem spisových služeb, ale konkrétních agendových informačních systémů, v nichž se díky specifickým přeneseným informacím zrychlí zpracování přijatých elektronických dokumentů.