facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
 

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
Partneři webu
K2 atmitec
IT SYSTEMS 11/2020 , DMS/ECM - Správa dokumentů

Jak úspěšně zvládnout zavedení digitalizace a workflow

Ing. Petr Polanský


EXONV našem technickém světě si pod pojmem digitalizace a workflow představíme ztvárnění určitého byznysového procesu. V rámci DMS/ECM systémů workflow přináší přehled a kontrolu nad procesy, organizovanou práci a řízený oběh dokumentů. Je to klíčová vlastnost a silná přidaná hodnota DMS/ECM systémů. Digitalizaci lze docílit až na úroveň, kdy nejen firma sama o sobě je zcela bezpapírová, ale i komunikuje se zákazníky probíhá převážně elektronicky.


Kdy začít o workflow uvažovat?

V praxi s nadsázkou říkáme: „Uvažujme o workflow ještě dříve, než se reálně stane nějaký problém.“ O workflow je vhodné přemýšlet ideálně v době, než firma začne být veliká a dokud jsou procesy ještě pod kontrolou. Již v té chvíli je třeba se zamyslet nad nějakým koncepčním řešením, neboť ve firmě o 150 lidech se procesy nastavují daleko hůře. Často se stává, že přijedeme k zákazníkovi, kde jsou sice již workflow nastavena, ale některé procesy nejsou zcela pod dohledem.

Preanalýza

Mnohdy důležitější, než samotná analýza je preanalýza, tedy příprava na analýzu, fáze tzv. „naladění se“. Před začátkem digitalizace je třeba si uvědomit, že o ni opravdu stojím. Podstatné je sestavit tým lidí, vytipovat klíčové osoby, které se analýzy aktivně zúčastní a ponesou za ni určitou odpovědnost. Zároveň je žádoucí, aby tito lidé rozuměli používané technologii a chápali vazby mezi systémy, jak spolu vzájemně komunikují. Máme pozitivní zkušenost, že člen týmu může být externí pracovník, který ovšem precizně zná technologie, se kterými daná organizace pracuje, a jednotlivé detailní vazby mezi nimi. Doporučujeme si vyhradit dostatek času, aby analýza neprobíhala pod tlakem.

Digitalizace nemá brzdit

Kladný přístup je základ. K přechodu do digitálního světa by organizace měla přistupovat vřele, optimisticky a otevřeně. Ačkoliv tato transformace může na začátku trochu bolet, firmu to později jednoznačně „nakopne“ a ohromně jí digitalizace pomůže. Je důležité, aby energie šla shora. Management firmy musí vysvětlit účastníkům analýzy, aby už od začátku ke změně přistupovali kladně. Je třeba pochopit, že nové řešení je podstatná záležitost a je důležité se jí svědomitě věnovat.

Investice nejen v penězích, ale také v čase

Zákazník během vstupu do digitalizace musí počítat s poměrně silnou spoluprací s dodavatelem. Chápat situaci tak, že nyní je potřeba čas a úsilí do analýzy investovat, aby do budoucna mohl z vydané energie čerpat. Zákazníka to může obtěžovat, bere mu to čas od činností, které nyní provádí mnohdy neefektivně. Rád by se věnoval své práci, ale místo toho je nucen sedět hodiny v zasedačce kvůli něčemu, co je pro něj v tuto chvíli nehmatatelné. Snažíme se ctít, že lidé mají vlastní práci, nicméně pokud se firma rozhodne vstoupit do digitálního světa, tak s určitou časovou investicí musí počítat. My se jí snažíme minimalizovat, ale nejsme schopni sami během pár dnů pochopit procesy, které zde fungují i desítky let. Důležité je si uvědomit, že s nízkou součinností může být fáze bolesti daleko delší.

Analýza jako první krok implementace

Kvalitně provedená hloubková analýza procesů a potřeb klienta je alfou a omegou celého projektu. Je to podmínka úspěchu implementace, spokojenosti zákazníka a vzájemných vztahů. Cílem je dokument, dle kterého bude implementace provedena. Je to průvodní plán cesty, kterou se bude implementace ubírat. Precizně zpracovaná analýza je jako noty pro technický tým, kde jsou vylíčeny veškeré procesy. Proto by zákazník neměl analýzu podcenit, protože ve výsledku je to právě on, kdo bude systém v organizaci denně využívat.

Analýza standardně postupuje tak, že dodavatel tráví čas u zákazníka po několik dnů i týdnů. Na začátku probíhá naslouchání a pochopení chodu interních procesů, diskutují se požadavky a představy. Jedná se o určitý proces brainstormingu a techniky tvorby myšlenkových map. Dodavatel zde funguje jako poradce. Během analýzy přibližuje, co je podle něj optimální varianta. Doporučujeme, aby si zákazník uvědomil, že na druhé straně sedí někdo, kdo má jisté zkušenosti s procesy v jiných organizacích. Předává myšlenky, know-how a zkušenosti z organizací, kde se tyto procesy mohou realizovat odlišným způsobem. Následuje zpracování analýzy, kdy po vytříbení procesů je popsána aktuální situace.

Důležitá je silná součinnost zákazníka

Analýza je práce oboustranná. Zodpovědnost za výsledek mají obě strany. Dodavatel nemá mandát rozhodovat bez zákazníka a nemůže znát, jak je firma vnitřně nastavena. Zákazník musí počítat se součinností, která může trvat několik týdnů, i měsíců.

Pokud zákazník vycítí, že jdeme správnou cestou a námi navrhované narovnávající procesy jsou účinné, je součinnost daleko jednodušší. Zákazník přistupuje na jednání s pocitem, že analýzu opět posuneme, očekává nové myšlenky, přináší vlastní nápady, jak by šlo vše ještě zlepšit, zjednodušit, kde jsou další slabá místa současných procesů. Nové technologie přináší širší možnosti a zákazníci nám leckdy sami poskytují vlastní náměty.

Organizace často již určité procesy mají nastavené, ale třeba neví, „co se stane když“. Důležité je odpovědět si na všechny otázky, nikoliv pouze na majoritní. Firma se musí připravit i na zdánlivě malicherné procesy, případy, které mohou nastat a firma by na mě měla být připravena. Když myšlenku převedeme do Paretova principu, nicotné špatně nastavené procesy mohou zapříčinit v konečném důsledku veliké škody. Přesně tyto detaily by nás neměly zaskočit a musíme na ně včas a efektivně reagovat.

Z našich zkušeností

Setkali jsme se s případem, kdy se klíčový člen týmu, který dokonce byl za projekt zodpovědný, vůbec analýzy neúčastnil. Později při testování běžnými uživateli samozřejmě vyšly najevo nesrovnalosti, které se však v této fázi již složitě vyjasňují. Dodavatel řešení má poté právo oponovat, že analýza nebyla takto definována. Následně vznikají nešťastné rozbroje, kterým se dá jednoduše předejít aktivním přístupem v analýze. Bohužel jsou tyto rozpory samozřejmě komunikovány na management a chyby primárně svalovány na dodavatele. Proto od začátku apelujeme na součinnost, abychom předešli právě těmto zbytečným konfliktům.

Pokud zákazník při testování nasazeného systému objeví nesrovnalosti, např. že procesy fungují odlišně, než jaký byl požadavek, je to zpravidla z důvodu hlubokého podcenění analýzy. Vyjádření „my jsme předpokládali“ musíme společně eliminovat během analýzy. Tyto změny se již složitě adaptují do stávající analýzy. Zpravidla se provádí tzv. změnovými požadavky.

Na druhou stranu máme skvělé zkušenosti se zákazníky, kteří nesleví ani trošku. Již od začátku jsme byli pod tlakem, od rána do večera nás prověřovali z technických znalostí, těžili z nás informace a bylo to skvělé. Detailně nás provedli veškerou technologií, jak spolu místní systémy vzájemně komunikují a jak s nimi bude DMS/ECM systém integrován. Díky tomu jsme celou digitalizaci optimálně nastavili. Stanovený čas jsme maximálně využili a věděli jsme, že projekt bude mít úspěšný konec, zcela dle představ zákazníka. V této situaci se při implementaci případné změny zapracovávají velice snadno.

Důležitá je iterace v rámci analýzy a oboustranné schvalování. Dáváme zákazníkovi čas, aby si analýzu v klidu pročetl, interně revidoval, probíhají případné online meetingy. Pro nás je důležité, abychom analýzu vzájemně chápali. Nemusíme workflow striktně malovat ve speciálních procesních modelech. Pro nás je zásadní, aby všichni chápali navržené procesy stejně. Modelu reálně nejsou schopni všichni vždy porozumět. Proto vysvětlujeme i po sepsání analýzy jednotlivé body, lidsky prezentujeme všem zúčastněným, abychom si znovu vše společně odsouhlasili a měli naprostou jistotu, že tohle jsou ty finální noty, dle kterých budeme skládat symfonii.

Závěr

Ve chvíli, kdy je zavedena jistá míra automatizace, eliminujeme nekvalifikovanou práci, kterou nyní provádí kvalifikovaní lidé. Nekvalifikovaná práce kvalifikovaných lidí je totiž to nejdražší, co firma má. Navíc workflow pomáhá automatizovat legislativní požadavky týkající se dokumentů. Mnoho zákazníků se legislativy pořád trochu obává. V rámci analýzy ji nesmíme brát na lehkou váhu, ale není to hora, která by se nedala zdolat. Workflow pomáhá např. při ověřování elektronických podpisů dle eIDAS, při automatickém stahování datových zpráv apod. Digitalizace legislativy v rámci DMS/ECM není třeba se obávat, navíc pokud spolupracujete s partnerem, který se v této problematice orientuje.

Ing. Petr Polanský Ing. Petr Polanský
Autor článku je manažerem marketingu ve společnosti EXON.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Covid jako katalyzátor digitalizace a fenomén homeworkingu

IT Systems 1-2/2021V aktuálním vydání IT Systems jsme se zaměřili na odvětví, která v současné době prochází velmi turbulentním vývojem. Vím, že se to dnes dá říct prakticky o všech oblastech našeho života, ovšem retail, logistika a potravinářský průmysl jsou navíc názorným příkladem, proč je pandemie onemocnění covid označována za katalyzátor digitalizace desetiletí. Pokud totiž ještě někdo pochyboval o významu digitalizace, musel v loňském roce prozřít.