Acronis
facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
 

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
Partneři webu
K2 atmitec
IT SYSTEMS 4/2020 , DMS/ECM - Správa dokumentů

Jak zvládat krizi?

Řada nástrojů umožňuje automatizovat procesy i pracovat z domu

Ing. Vladimír Přech


GordicSoučasná pandemie přináší situace, které asi nikdo z nás nečekal. Jedná se o těžkou zkoušku naší země a nás všech. Je potěšující, že tento stav vyvolal vedle pochopitelných obav o naše zdraví i fungování naší ekonomiky také obrovskou vlnu solidarity, pomoci, lidské soudržnosti. To nás může do budoucna naplňovat optimismem.

RedHat

Také naše společnost a její zaměstnanci se snaží v různých oblastech podat pomocnou ruku. Jednou z těchto oblastí je i řešení poskytování služeb ve dnech omezeného pohybu osob. Ukazuje se jako důležité disponovat řešením, díky kterému mohou občané vyřešit situací on-line a nemusí tak absolvovat zbytečnou cestu na úřad. Mít připravené procesy tak, aby bylo možné přejít do takového režimu, ve kterém i veřejné správa funguje na 100 % v době, kdy mohou být i její pracovníci vystaveni karantény. Elektronické prostředky pro to již existují a není jich málo.

Díky portálu občana svého města mohou lidé vyřešit celou řadu životních situací, aniž by museli opouštět svá obydlí a vystavovat se riziku. Prostřednictvím formulářů je možné vzdálené například řešit životní situace týkající správy poplatků, evidence psů a dalších častých potřeb občanů. Není nutné chodit na poštu se složenkou. Za služby lze zaplatit přes mobilní telefon nebo prostřednictvím platební karty. Všechny banky dnes poskytují v rámci mobilní aplikace platbu prostřednictvím QR kódu a přesně takový kód může každý občan využívající Portál občana u všech poplatků, které čekají na uhrazení, vidět. Odkudkoliv tak rovnou ve svém mobilním telefonu může platbu z domova provést.

Přímý přístup z portálu občana Ministerstva vnitra do lokálního portálu s využitím jediného přihlášení umožní využívat různé typy služeb a občan nebude nucen studovat, které agendy a s nimi související úkony spadají do státní působnosti a které do samostatné působnosti obce.

Nejde však jen o portál občana, který je vstupní branou pro podání občanů, důležité je také přizpůsobit nové situaci vnitřní procesy úřadu. V tom hraje důležitou roli zajištění vzdáleného schvalování a podepisování podle příslušných právních norem i vnitřních pravidel. Takovou roli mohou plnit aplikace typu elektronická podpisová kniha. Díky webovému klientovi je dostupná z kteréhokoliv místa s internetem. Lze si tak například během služební cesty nebo z domova během karantény na telefonu dokumenty nejen pročíst, ale i prohlédnout komentáře a případně prozkoumat související materiály. Pak už se vedoucí pracovník rozhodne, jestli písemnost schválí, zamítne nebo vrátí s poznámkami zpět k přepracování. Že se elektronické schvalování se stává pomalu standardem svědčí i statistika z krajského úřadu Středočeského kraje, který zpracoval v roce 2019 v této aplikaci přes 200 tisíc dokumentů.

Pro zvládnutí krizových situací je důležitá míra automatizace činností. Klíčovou roli při zpracování všech podání občanů zůstává spisová služba jako páteřní systém organizace. Dnešní elektronické podatelny zvládnout automatické zpracování a distribuci došlých datových zpráv podle nastavených typů dokumentů, což šetří práci pracovníkům podatelny i snižuje chybovost díky automatizovanému procesu zpracování a předávání. Například Magistrátu města Pardubic implementoval tuto funkčnost v září 2019. Do konce roku bylo bezobslužně podáno bezmála 900 dokumentů doručených prostřednictvím ISDS. Zkušeností s automatizací těchto rutinních činností mají také na pražském magistrátu a na ČTU.

V souvislosti s automatizací je třeba aktuálně zmínit další dvě funkčnosti. Tou nanejvýš aktuální jsou eNeschopenky. Zvlášť v době zvýšeného výskytu nemocných zaměstnanců nebo jejich výskytu v nucené karanténě s ukazuje jako důležité automatizované zpracování došlých eNeschopenek. Informační systém by měl být schopen automatizovaně zpracovat informace o dočasných pracovních neschopnostech a zobrazovat údaje o převzatých datech z ČSSZ a šetřit práci mzdovým účetním třeba i v případě sledování splnění povinnosti zaměstnavatele odesílat hlášení o ukončení pracovní neschopnosti. Takové řešení už od začátku roku používá například Ministerstvo obrany ČR nebo Ústavní soud.

Dalším prvkem jsou elektronické faktury. Lze očekávat, že současný stav povede k masivní digitalizaci účetních dokladů a cesty s papírovou fakturou na poštu nebo na podatelnu budou minulostí. Od 1. dubna mají všichni zadavatelé veřejných zakázek povinnost přijímat elektronické faktury v zákonem daných formátech. Jejich automatizovaná kontrola a vytěžení údajů v nich obsažených je dalším krokem k plně automatizovanému zpracování faktur od jejich vstupu do úřadu až po zaplacení. Opět s nižšími nároky na přítomnost zaměstnanců přímo na pracovišti.

V uvedeném nástrojů by se dalo i nadále pokračovat. Cest, jak dále zdigitalizovat a zautomatizovat je celá řada. Vzhledem k nastalé situaci vyhlásila naše společnost možnost zápůjčky Portálu občana včetně základní sady formulářů a rozšíření o přehled závazků na rok 2020 zdarma. Věříme, že společně celou situaci zvládneme, z tohoto těžkého období vyjdeme posíleni a na příští případné krizové situace dobře připraveni.

Ing. Vladimír Přech Ing. Vladimír Přech
Autor článku je ředitelem obchodně právní sekce společnosti Gordic.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.