Ze zákona jsou povinni vést spisovou službu tzv. určení původci dokumentů, ale praxe ukazuje, že úřady požadavek zákona sice plní, ale s dokumenty pracují často chybně a neefektivně. Všechny dokumenty, které jsou těmto organizacím doručeny, nebo jimi vytvořeny, musí být elektronicky evidovány – typicky v systému elektronické spisové služby. Spisová služba následně zajišťuje procesy při příjmu, vzniku, zpracování, evidování, vyřizování, schvalování, odesílání, ukládání a skartování dokumentů. Systémy pro elektronickou správu spisové služby jsou klíčovou součástí digitalizace státní a veřejné správy, ale zdaleka ne všechny úřady je využívají v souladu s požadavky Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.

Zásadní nedostatky

Zavedení elektronické spisové služby dle požadavků legislativy je pouze první krok na cestě k digitalizací úřadů, kterým ale velká část organizací skončí. Výsledkem je sice formální splnění povinnosti nasadit elektronický nástroj na správu dokumentů, ale jeho uživatelé následně nejsou vedeni k jeho efektivnímu používání. Nedávná analýza společnosti DELTA Advisory pro Ministerstvo vnitra ČR například odhalila, že pouze 21 % dokumentů odeslaných z úřadů prostřednictvím elektronické podatelny obsahuje digitální podpis. Bez něj přitom není možné garantovat autenticitu a integritu dokumentů, a tedy jejich použitelnost v rámci jakéhokoli řízení. Zásadní problémy byly odhaleny také s formáty odesílaných dokumentů, pro které je ve spisové vyhlášce definován jako výstupní formát PDF/A-1 dle ISO 19005. Validací povinného formátu prošlo pouze 13 % z testovaných vzorků dokumentů. Další nedostatky byly odhaleny také v procesech skartace vyřazených dokumentů.

Nedostatečné procesy

Ve vztahu k digitální správě dokumentů selhávají státní organizace již v první fázi, vyžadující správné nastavení interních procesů a pravidel pro práci s elektronickou spisovou službou. Podle výše zmíněné analýzy má jen 57 % organizací zpracován aktualizovaný spisový řád. Hned 16 % organizací pak tuto základní normu nebylo vůbec schopno předložit k analýze.

Jednou z možných příčin tristního výsledku analýzy práce se spisovou službou v rámci organizací státní a veřejné správy je nastavení způsobu spolupráce s dodavatelem řešení elektronické správy dokumentů. Na rozdíl od implementací systémů elektronické správy dokumentů v komerčním sektoru je zavedení spisové služby ve veřejné správě nejčastěji vnímáno jako jednorázový projekt, bez poskytování navazujících služeb dodavatelem dokumentového řešení. Dodavatelé sice technicky splní požadavky související legislativy, ale často nemají příležitost nebo nejsou schopni poskytnout organizacím a úřadům i kontinuální metodické vedení pro správné a efektivní využívání implementovaných řešení. Hlavní dodavatelé systémů na elektronickou správu dokumentů přitom disponují rozsáhlými znalostmi a zkušenostmi v oblasti nastavení souvisejících procesů a podpory implementovaných řešení.

Další příčinou neefektivity je implementace spisové služby jako solitérního systému bez napojení na další agendy řešené v rámci úřadů. Spisovou službu lze přitom rozšířit například o moduly s funkcemi na řízení oběhu a schvalování dokumentů, zpracování smluv a faktur, technickou správu budov nebo řízení úkolů. Další moduly mohou řešit rychlejší třídění dokumentů a vyhledávání v jejich obsahu, stejně jako například i řízení přístupu k dokumentům spravovaným v rámci spisové služby. Proto by jedním z hodnotících kritérií řešení elektronické spisové služby měly být i možnosti jeho integrace s dalšími systémy, moduly a aplikacemi.

Budou-li úřady k projektům spisové služby přistupovat podobně jako firmy a organizace z komerčního sektoru, mohou získat další přínosy nad rámec splnění zákonné povinnosti – efektivitu, usnadnění práce a v neposlední řadě také větší atraktivitu pro zaměstnance, kteří chtějí pracovat s moderními nástroji.

Jiří Hofman Autor článku působí jako Solution architect ve společnosti S&T CZ