facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
 

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
Partneři webu
Compas automatizace
IT SYSTEMS 1-2/2013 , DMS/ECM - Správa dokumentů

Co přinese novela zákona o DPH pro e-fakturaci?



CCVZrovnoprávnění elektronické faktury s papírovou podobou, nové formulace pro výklad a zásadní změny v pravidlech fakturace, vystavení a uchování dokladů. Takové úpravy přináší novela zákona o DPH, která s účinností od počátku roku 2013 harmonizuje tuto oblast s evropskou směrnicí 2010/45/EU. Její přijetí je spojeno s podporou rozvoje elektronické fakturace a začlenění do národních legislativ obhajuje Evropská komise plánovanými úsporami 240 miliard eur v průběhu příštích šesti let. Jakým způsobem ke změnám ve způsobu fakturace přistupovat, aby vše proběhlo v souladu s českým legislativním rámcem a bylo dosaženo i plánovaného ekonomického efektu?

Alvao AID 2021

Rovnoprávnost papírové a elektronické faktury

Ministerstvo financí novelu využilo k celé řadě opatření z oblasti boje proti daňovým únikům. Právě DPH je podle předkladatele zákona daní, kde se s nešvarem úniků finanční úřady trápí nejvíc ze všech druhů daně. V zákoně proto byla schválena celá řada opatření, jako institut nespolehlivého plátce, zavedení povinnosti pro daňové subjekty uvádět v přihlášce k registraci své účty nebo povinnost plátců daně učinit podání elektronicky. Avšak hlavním motivem je implementace evropského práva z hlediska pravidel fakturace. Země EU mají povinnost do roku 2013 přenést do své národní legislativy evropskou direktivu 2010/45/EU z 13. července 2010. Ta se ve velké míře týká právě papírové a elektronické fakturace a pomůže ve státech unie sladit některé pojmy. Pokud bychom tedy změnu měli shrnout do jedné věty, pak se do českého práva nově dostává princip rovného zacházení s papírovým a elektronickým dokumentem. To by mělo přispět ke snížení administrativní zátěže podnikatelů, ale i správců daně. Pro mnoho firem může být novela katalyzátorem pro opuštění papírové formy fakturace. Naopak pro subjekty, které již s elektronickými fakturami v souladu s dnes platnou legislativou pracují, se v praxi zjevně nic revolučního nestane.

Novela přináší zásadní změny v pravidlech fakturace, vystavení a uchování dokladů, nové pojmy a obecněji formulované postupy. V oblasti elektronických dokumentů také sladila pojmy se společnou novelou zákona o elektronickém podpisu (č. 227/2000 Sb.) a zákona o archivnictví (č. 499/2004 Sb.) platných od července minulého roku, které dávají jednotný právní podklad pro archivaci elektronických originálů dokumentů.

Nejistota ledna 2013

Samotný legislativní proces nabral půlroční zpoždění vůči dubnovému plánu ministerstva, aby novela byla v září již ve Sbírce zákonů. Ministr financí při předložení zákonodárcům v září uvedl novelu jako „technickou“, čímž ale mínil především to, že nejde o politické téma, jakým se současně staly změny sazeb DPH. Přesto s ohledem na rozsah změn poutala velkou pozornost. Poslaneckou sněmovnou prošla s řadou poslaneckých vylepšení a 25. října byla schválena senátem, ovšem s dalšími šesti stranami pozměňovacích návrhů. Pro opětovné schválení ve sněmovně 19. prosince tak bylo třeba 101 poslanců.

To dalo průchod obavám, čím se počátkem roku v případě daňových dokladů ve vztahu k DPH vlastně řídit, zejména s ohledem na platný závazek České republiky harmonizovat k pevnému datu 1. ledna 2013 naši legislativu se směrnicí EU. „V případě, že by tato evropská směrnice nebyla včas implementována do našeho právního řádu, pak by bylo možné, v souladu s judikaturou Evropského soudního dvora, dovolávat se vůči státu jejího účinku,“ upozorňovala během listopadových školení Orion Days věnovaných k novele Barbora Procházková z advokátní kanceláře Central European Advisory Group.

Věrohodnost, neporušenost a čitelnost

Novela zavádí nové pojmy, jako auditní stopa či kontrolní mechanismus, a stanovuje povinnost, aby faktury přesně zachycovaly skutečná dodání zboží či poskytnutí služeb. Proto vyžaduje, aby byly zajištěny tři vlastnosti každého daňového dokladu: věrohodnost původu faktur, neporušenost jejich obsahu a čitelnost, a to od okamžiku vystavení až do konce doby uchování. U plátců DPH je zákonem požadovaných nejméně deset let. Tyto požadavky budou mít dopad na listinnou archivaci, kde zajištění všech tří vlastností po tak dlouhé období může být náročnější než u elektronické formy.

Věrohodnost, neporušenost a čitelnost

Věrohodností původu se pro účel tohoto zákona rozumí skutečnost, že je zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečňuje nebo která daňový doklad oprávněně vystavila.

Neporušeností obsahu se rozumí skutečnost, že obsah daňového dokladu požadovaný podle tohoto zákona nebyl změněn.

Čitelností se rozumí skutečnost, že je možné se seznámit s obsahem daňového dokladu přímo nebo prostřednictvím technického zařízení.


Těm firmám, které respektovaly dosud platná zákonná ustanovení při využívání elektronické fakturace, nepřináší novela převratnou změnu. Podle dosud platné úpravy bylo možné vystavovat doklady pouze tak, že byly opatřeny zaručeným elektronickým podpisem nebo značkou, nebo pokud byla zaručena věrohodnost původu a integrita obsahu daňového dokladu elektronickou výměnou dat EDI. Zásadní rozdíl nové úpravy je v tom, že stejné požadavky, které dosud byly kladeny na elektronický dokument, platí také pro listinnou formu. „Dá se očekávat, že tak jako novela zákona o DPH požaduje, aby faktury přesně navazovaly na průběh plnění v ostatní dokumentaci, vyvolá změny dosud bezstarostného přístupu řady plátců DPH k dokladům v listinné formě. Ostatně u elektronické formy faktury je povinnost zajistit věrohodnost původu a neporušenost obsahu dokladu obdobně ukotvena již v dosud platné úpravě,“ komentuje situaci Procházková.

Kontrolní mechanismus

Postupy, kterými osoba povinná k dani vytvořila, provedla a udržuje přiměřenou míru jistoty, pokud jde o totožnost dodavatele zboží nebo poskytovatele služeb a vystavitele faktury, neměnnost obsahu týkajícího se DPH a čitelnost faktury od okamžiku vystavení do konce doby uchování daňového dokladu.

Zavádějící interpretace

Důsledkem legislativních průtahů se stala absence jakéhokoli metodického pokynu ze strany Generálního finančního ředitelství k novele zákona o DPH, a tak se v médiích objevily zavádějící informace, které interpretují předpis tak, že při elektronické fakturaci není již dále třeba elektronický podpis a časové razítko. Taková interpretace je však chybná, uvedené prostředky jsou a i nadále budou v praxi těžko nahraditelnou podporou zaopatření náležitostí elektronického daňového dokladu.

Varování

Národní mnohostranné fórum ČR pro elektronickou fakturaci při Hospodářské komoře důrazně upozorňuje na nežádoucí důsledky v účetní praxi plátců daně, pokud by nepoužívali při vystavení a doručení faktur ve formě elektronických dokumentů uznávaný elektronický podpis nebo standardní EDI (electronic data interchange). Dokument doporučení je ke stažení na stránkách www.komora.cz. Stejně tak ICT Unie varuje, že nepoužívání elektronických značek při e-fakturaci přinese firmám rizika.

Statistiky odhalují bezstarostný přístup

Je až šokujícím zjištěním, že pouze necelá pětina firem, které dnes elektronické faktury zpracovávají, požaduje po svých dodavatelích připojit k elektronické faktuře také elektronický podpis. Údaje vyplynuly z odpovědí 245 středních a velkých firem s ročním obratem nad sto milionů korun v rámci aktuálního průzkumu CCV Informační systémy.

I další výsledky průzkumu potvrzují, že většina firem dosud přistupuje k problematice elektronické fakturace spíše lehkovážně. Jak jinak vysvětlit skutečnost, že i když více než 51 procent oslovených firem vystavuje své faktury elektronicky, jen menšina z nich (41 %) je opatřuje elektronickým podpisem. A pokud již faktury opatřeny elektronickým podpisem jsou, velmi často si je jejich příjemci vytisknou a dále archivují v tištěné podobě. Tento postup však rozhodně nedoporučuje Barbora Procházková: „Pokud společnost nepoužije autorizovanou konverzi dokumentu prostřednictvím notáře nebo Czech Pointu, což se samozřejmě ve většině případů neděje, pak časem dojde k oslabení autenticity původu a integrity obsahu, případně jejich ztrátě a snižuje se důkazní síla tohoto dokumentu. Společnost pak v budoucnu ztrácí možnost pořídit opis dokumentu.“

Více volnosti, více zodpovědnosti

CCV Právě elektronické faktury opatřené uznávaným elektronickým podpisem jsou totiž schopny ulehčit zajištění oněch důležitých vlastností – neporušenosti obsahu a věrohodnosti původu faktury. Pokud podle nového znění zákona nepoužijí plátci DPH elektronický podpis nebo EDI, budou muset zajistit další kontrolní mechanismy vytvářející spolehlivou auditní stopu. To znamená například pomocí širokého vzájemného odkazování a párování dokladů prokázat průběh uskutečnění příslušného daňového plnění s dostatečnou mírou jistoty třeba ze tří nezávislých stran (objednávky od zákazníka, dodací listy od dodavatele, výpisy z účtu od banky apod.).

Svobodná volba mechanismu daná novelou tak znamená více volnosti, ale také více zodpovědnosti. Proto by každá firma měla zvážit, zda se spolehne na kontrolní mechanismus vzájemného odkazování mezi doklady a zda je tak schopna efektivně čelit riziku zhoršení jednoznačnosti výkladu auditní stopy při uchování v delším čase. Navíc spoléhat systémově ve středně velké firmě na vzájemné odkazování dokladů jako hlavní nástroj k zajištění požadovaných náležitostí daňového dokladu znamená nejen otevřít otázku, jak následně obstojí před daňovou kontrolou, ale navíc jde i proti snaze o zavádění bezpapírovosti podnikových procesů.

Existuje jediný recept pro každého?

Přirozeně neexistuje jediný recept pro každého. Každý by měl přistupovat k zajištění svých povinností vyplývajících ze zákona dle svých podmínek. Pro osobu podnikající jako OSVČ s několika málo pravidelnými fakturami může být dostatečné zajištění spolehlivé auditní stopy odkazováním faktur na další doklady o objednání, dodání služby a jejich úhradě. V případě běžné středně velké firmy s desítkami či stovkami faktur měsíčně už by bylo systematické zajištění spolehlivé auditní stopy stejnou metodou v případě všech typů faktur mnohem náročnější.

Národní fórum proto radí podnikatelským subjektům a orgánům veřejné moci, aby nepodléhaly zavádějícímu výkladu principu svobodné volby k zajištění vlastností každého dokladu (věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti). V případě přechodu na elektronickou formu fakturace výslovně doporučuje, aby využily možností, které elektronický dokument nabízí a přistupovaly k elektronickým dokumentům odpovědně.

Od šanonů k důvěryhodné elektronické archivaci

Novelou je změněn také význam souhlasu s elektronickou fakturací, který je rozšířen pro veškeré použití elektronického daňového dokladu. To zahrnuje nejen vystavení daňového dokladu, ale i jeho předání nebo zpřístupnění, včetně jeho uchování po celou dobu stanovenou pro uchovávání daňových dokladů. Elektronizace faktur a dalších dokladů a požadavky na věrohodnost, neporušenost a čitelnost v celé zákonné lhůtě povedou přirozeným způsobem k využívání důvěryhodných způsobů elektronické archivace. K elektronickému uchovávání daňových dokladů je i nadále možno využívat ověřených principů a řešení dlouhodobé elektronické archivace prostřednictvím produktů a služeb třetí strany, při doložení logik zabezpečujících autenticitu, integritu a čitelnost dat po celou dobu jejich zákonem předepsané lhůty uchovávání. To může představovat určité úskalí, neboť dle vyjádření Barbory Procházkové: „... neexistuje v ČR doposud žádná státem garantovaná akreditace, atest systémů pro nakládání a archivaci elektronických dokumentů.“ Proto doporučuje využívat pouze služeb auditem a referencemi prověřených poskytovatelů, kteří zajistí soulad s právními předpisy a standardy pro bezpečné uchování dokladů po celou zákonnou lhůtu.

Velké rezervy v možných přínosech

Zmíněná novela zákona o DPH, která harmonizuje českou právní úpravu se směrnicí EU o elektronické fakturaci, má být startovní čarou pro mnohamiliardové úspory. Odhaduje se, že elektronicky jde pouze pět procent ze všech přibližně 250 milionů faktur vyměněných mezi podniky v ČR, o podílu výměny strukturovaných dat mezi systémy ani nemluvě. Současná praxe je navíc podle uvedeného výzkumu taková, že 82 procent firem si elektronicky přijatou fakturu vytiskne a dále ji uchovává pouze v tištěné podobě. Okolo dvaceti procent firem fakturu doručenou ve formátu PDF tiskne dokonce opakovaně. Většina potenciálu elektronické fakturace zůstává zcela nevyužita.


CCV

Celkově tak pro ČR budou mít přínosy elektronické fakturace zjevně pomalejší náběh. Přepočteno na finance jsou pro letošní rok úspory odhadovány na půl miliardy korun, zatímco při masovém využívání formátů faktur umožňujících výměnu strukturovaných dat mohou dosáhnout až 23 miliard korun v roce 2018. Napomoci tomu má i iniciativa Evropského parlamentu, která si klade za cíl plošné uzákonění povinné elektronické fakturace v případě veřejných zakázek ve všech zemích EU27 do roku 2016.

Od papíru ke strukturovaným datům

Běžný fakturační proces v papírové podobě na straně dodavatele spočívá v zhruba pěti úkonech – vytvoření faktury, vytištění, obálkování, odeslání a archivace. Pokud je přepočteme na finance, tak při zasílání faktury doporučeně představují průměrné náklady na papír, obálku, tisk, čas pracovníka a poštovné částku přibližně 25 korun. K tomu je třeba připočíst vliv na peněžní tok daný časovou prodlevou nutnou k doručení dokladu a zpracování na straně odběratele. Následují rizika spojená s chybovostí při vystavení, odesíláním a samozřejmě i ztrátou dokladu a taktéž obtíže spojené s bezpečnou archivací, ať již technické či metodické, tedy možné neplnění legislativních požadavků.

Ve srovnání s tím elektronická fakturace celý proces zjednoduší, a pokud využijeme pokročilé systémy umožňující elektronickou výměnu dokladů ve strukturované podobě, pak vše ostatní probíhá zcela automaticky, v ideálním případě včetně zabezpečené důvěryhodné archivace. Starosti spojené s tiskem, odesíláním, chybovostí či časem zaměstnance tak zcela odpadají. Navíc je možné získat další výhody, jako třeba zabezpečené vystavení faktur partnerům na webu a další. Klíčovou výhodou je cena za transakci, tedy operaci, při které dojde k odeslání dat ze systému dodavatele a jejich garantovanému doručení do systému odběratele, která se běžně pohybuje v řádech korun včetně důvěryhodného uložení u poskytovatele.

PDF není plnohodnotná elektronická faktura

V tuzemsku nejvíce rozšířený způsob elektronického zasílání faktur ve formátu PDF (Portable Document Format) není zdaleka ideálním řešením pro elektronickou fakturaci. Přináší pouze malou část možných přínosů, a navíc náklady na tisk jen přechází z dodavatele na odběratele. Zpravidla má obrazovou podobu jako papírová předloha. Výhodou formátu PDF/A je, že je vybaven pro zobrazení souboru v budoucnosti a v případě opatření uznávaným elektronickým podpisem je pro příjemce vhodný pro dlouhodobou archivaci. Obecně jej považujeme za formát nestrukturovaný. To znamená automatizovaně na straně příjemce nezpracovatelný.

Teoreticky je umožněno zpracování PDF použitím technologií OCR (optical character recognition – optické rozpoznávání znaků), ale prakticky s nulovým úspěchem, neboť po rozpoznání musíme ještě řešit problém napárování na příslušné položky. Existuje také možnost využití formátu PDF/B s datovým kontejnerem, který může kromě obrazu obsahovat i strukturovaná data, ale data a obraz mohou představovat vzájemně různá data (obraz a strojově čitelné XML), což je u této metody pro praxi dosti problematické.

Strukturovanou výměnu dat umožňují v ČR používané standardní formáty elektronických faktur jako EDIFACT, XML EDI nebo ISDOC. Jsou využívány zejména ve vybraných oborech. V oblasti automotive nebo rychloobrátkového zboží (FMCG) je využití EDIFACT přes čtyřicet procent u všech faktur. Podle údajů ČSÚ formát EDIFACT používá 9,1 procenta firem (měřeno na segmentu s více než deseti zaměstnanci).

Plnohodnotná elektronická faktura je taková, kde jsou data automatizovaně (strojově) přenesena ve standardním formátu do podnikového či účetního systému protistrany, kde jsou opět elektronicky zpracována. K maximalizaci úspor při fakturačním procesu na obou stranách mezi obchodními partnery tedy dochází pouze prostřednictvím faktury zaslané ve formátu strukturovaných dat. Ta lze přenášet buď napřímo mezi protistranami, nebo prostřednictvím konsolidátorů elektronické fakturace (komunikace se sítěmi přidané hodnoty VAN – value added network). Konsolidátor pak řeší i případné konverze formátů, legislativní úpravy, převody národních subsetů mezinárodních standardů, důvěryhodnou archivaci a další náležitosti.

Zabezpečené doručení je pak zprostředkováno s využitím otevřených ekosystémů pro zajištění vzájemné interoperability v souladu s doporučením Evropské komise, tedy prostřednictvím jednoho nebo propojením několika poskytovatelů komerčních konsolidačních služeb (VAN operátoři) nebo počesku atypicky uzavřeným systémem ISDS (Informační systém datových schránek systém provozovaný Českou poštou) v případě doručení elektronické faktury orgánům veřejné moci.

Elektronická fakturace je první krok správným směrem

Závěrem je nutno dodat, že zapojení elektronické fakturace představuje pouze první krok k efektivní výměně obchodních dokladů a otevírá cestu dalším možným úsporám. Stejné mechanismy jako u elektronické faktury se totiž mohou týkat veškerých návazných obchodních dokladů. Standard EDIFACT (udržovaný OSN), coby nejpoužívanější způsob realizace obchodních transakcí na světě, totiž pokrývá více než čtyřicet různých typů obchodních dokladů, přičemž v praxi se v České republice využívá více než patnáct z nich, nejčastěji objednávky, dodací listy a příjemky. Lze tak efektivně a zcela automatizovaně řešit veškerou obchodní dokumentaci, nikoliv „pouze“ fakturaci.

Petr Ondrášek
Autor působí ve společnosti CCV Informační systémy a je zástupcem ICT Unie v Národním mnohostranném fóru ČR pro elektronickou fakturaci při Hospodářské komoře.

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Helios
- inzerce -