facebook LinkedIN LinkedIN - follow
IT SYSTEMS 7-8/2015 , DMS/ECM - Správa dokumentů

Centralizace správy dokumentů a obsahu



OnlioNastartovat vnitřní procesy ve firmě zní jako velká výzva. Ve skutečnosti ale nemusí jít o tak složitý úkol. Pojďme se podívat, jak přitom dokáže být užitečná centralizace správy obsahu. V této oblasti existuje spousta mýtů a falešných představ. Jednou z nich je, že celý proces nasazení i použití jsou složité. Opak je pravdou.


Vybírejte řešení přiměřené velikosti a schopností

Základem centralizace správy obsahu je volba vhodného řešení, které bude možno nasadit v rozumném čase a s přijatelným rozpočtem. Na trhu dnes najdete řadu systémů v kategorii ECM/DMS, mezi kterými hledejte řešení přiměřené velikosti vaší firmy a vašim požadavkům. Nabídka totiž sahá od velkých řešení, které mají velké i to, co nechcete, až po ty naopak až příliš malé, které se tváří, že zvládají první poslední, ale přitom je jejich celkový přínos zanedbatelný.

V jednoduchosti je síla

Řešení typu ECM/DMS už dnes nejsou žádnou novinkou, ale právě nyní je doba, kdy řada podniků v různých odvětvích objevuje jejich přínosy, krásu řízení obsahu, potažmo řízení úkolů. Správa dokumentů by ale přitom neměla být dalším typem podnikového software, jehož zavedení se řada uživatelů obává. Praxe ukazuje, že cílená jednoduchost řešení pro správu dokumentů a obsahu se ukazuje jako správná. Stačí prostředí správy dokumentů co nejvíce přiblížit něčemu, co vaši uživatelé již znají. Nový software pro správu dokumentů mohou uživatelé vnímat například jako chytřejší sdílený disk, což je řešení, kterého už se dnes nikdo z uživatelů neobává.

Klíčové funkce a vlastnosti

Základními výhodami řešení pro správu dokumentů je rychlé dohledání dokumentů. Samotné hledání by ale nemělo být jedinou funkčností, výhodou je totiž možnost obsah označovat a virtuálně spojovat tak, aby byl snadno k dohledání a zároveň jste propojili související dokumenty nebo obsah mezi sebou.

Další klíčovou funkcí software pro správu dokumentů je možnost verzování dokumentů. Mnoho typů dokumentů je vhodné označovat verzemi, ať se jedná o vnitropodnikové směrnice, řízenou dokumentaci, ISO dokumenty nebo smlouvy. Funkce verzování dokumentů se ale přitom musí umět přizpůsobit tak, aby se firma nemusela zásadně měnit nasazením DMS. Vždy je přesto potřeba počítat s alespoň částečnou mírou otevřenosti, co do možností úprav zažitých postupů a pravidel. Tím vás správný dodavatel DMS provede ještě před dodávkou řešení. Analýza podnikových procesů je totiž nezbytnou částí úspěšného projektu nasazení správy dokumentů. Klient by přitom měl dostat na výběr z více možností řešení a podle svých zvyklostí společně s dodavatelem vytvořit ideální nastavení.

Běžně je správa dokumentů nasazována také jako robustní nástroj pro odstranění či eliminaci ztrát tištěných dokumentů ve vnitrofiremní komunikaci. Se zašantročeným papírem tak nemusí nutně docházet ke ztrátám dokumentů. Klienti na DMS rovněž oceňují, že nedochází ke zpomalení v celém procesu schvalování dokumentů, např. při revizi stávajících smluv nebo směrnic apod. Při papírovém zpracování dochází ke zpomalení dokumentů ve vnitrofiremní komunikaci, což v důsledku kazí obchodní vztahy a může vést i ke vzniku penále. Naopak s elektronickou dokumentací je oběh dokumentů rychlý a probíhá kontrolovaně dle workflow nastaveného nástrojem z kategorie business procesů. Pomocí DMS se dá kvalitně řešit i zástupnost.

Cloud nebo vlastní server?

Častá otázka při výběru řešení pro správu dokumentů je, zda využít cloudové služby nebo si nechat provoz řešení zcela ve vlastní síti. Na tuto otázku nelze dát jednoznačnou odpověď. V praxi jsou dnes cloudová řešení pro správu dokumentů velmi oblíbená díky transparentním nákladům, většinou ve formě měsíčních poplatků. Při výběru vhodného řešení a dodavatele je ale třeba důsledně řešit bezpečnost a umístění dat, záruky zajištění provozu a smluvní zajištění dostupnosti.

Při provozu na vlastních serverech se uplatňuje jiný model licencování a rozložení celkových nákladů v čase je odlišné. Obě řešení jsou přitom vhodná pro různé klienty a zdaleka už neplatí často zmiňované pravidlo, že malá firma má automaticky využívat cloudové řešení. Stále častěji i velké firmy nechávají svoje řešení běžet v cloudu a preferují model užívání software jako služby.

Štěpán Martínek, Onlio Štěpán Martínek
Autor článku je senior marketing communications manager společnosti Onlio, a.s.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.