Efektívnosť administratívnych procesov je cestou k znižovaniu nákladov a tým zvyšovaniu konkurenčnej schopnosti a ziskovosti. Jedným z najbežnejších firemných procesov v každej spoločnosti je spracovanie a následné schvaľovanie dodávateľských faktúr. Zefektívnenie uvedeného procesu vyriešila akciová spoločnosť SkyEurope Airlines zavedením najmodernejších informačných technológií. Využíva pritom špičkové technológie na skenovanie, OCR/ICR na automatizované rozpoznávanie údajov z faktúr, systém na elektronickú správu a archiváciu dokumentov GArchive a renomovaný workflow systém K2.net na obeh dokumentov.


Projekt v SkyEurope realizovala v čase 3 mesiacov spoločnosť GRADIENT Slovakia, ktorej technológie na spracovanie a správu dokumentov využíva 8 bánk, 8 poisťovní a veľké množstvo ďalších spoločností v ČR a SR. Výsledkom dodávky jej riešenia pre SkyEurope je automatizovaný proces spracovania dodávateľských faktúr od ich naskenovania, cez automatizované rozpoznávanie jednotlivých položiek faktúry, uloženie v elektronickom archíve a ekonomickom systéme až po elektronické schválenie. Úzka integrácia systému pre správu dokumentov GArchive, workflow systému K2.net a ekonomického systému Navision zaručuje vysokú efektivitu celého riešenia.

Základné vlastnosti dodaného riešenia:

• distribuované skenovanie dodávateľských faktúr na centrále a pobočkách systémom GScan
• prenos elektronických obrazov naskenovaných faktúr do centrály po existujúcich linkách
• automatizované rozpoznávanie údajov z faktúr ako napr. Číslo faktúry, Celková suma, Dátum splatnosti, Dátum zdaniteľného plnenia, Číslo účtu dodávateľa, Číslo objednávky a pod. pomocou najmodernejších rozpoznávacích technológií OCR/ICR pre polo/neštruktúrované dokumenty
• korekcia a verifikácia údajov pomocou kontrolných databáz a číselníkov ekonomického systému Navision
• export údajov a naskenovaných faktúr do systému na elektronickú správu dokumentov GArchive
• synchronizácia údajov medzi systémami GArchive a Navision
• prezeranie naskenovaných faktúr uložených v systéme GArchive z prostredia systému Navision
• spúšťanie schvaľovacieho procesu z prostredia systému Navision
• elektronické schvaľovanie faktúr z využitím workflow systému K2.net Workflow

Hlavné prínosy riešenia:

• Automatizácia obehu faktúr od ich naskenovania, rozpoznania a uloženia do elektronického archívu až po ich schválenie vo workflow systéme.
• Automatizované rozpoznanie údajov z faktúr, faktúry už nie je potrebné typovať do MS Navision, obrovská úspora času a zníženie nákladov
• Výrazné skrátenie doby obehu faktúr pri schvaľovaní
• Zvýšenie transparentnosti schvaľovacieho procesu
• Jednoduché monitorovanie priebehu schvaľovania
• Minimalizácia rizika straty papierových dokumentov
• Prístup k elektronickým obrazom faktúram z prostredia ekonomického systému Navision

Resumé

Nasadením vyššie uvedených progresívnych softvérových nástrojov IT sa v spoločnosti SkyEurope Airlines, výrazne zvýšila efektivita spracovania dodávateľských faktúr. Zároveň sa vytvorila univerzálna platforma pre elektronickú správu a obeh dokumentov, čo prispeje k vybudovaniu bezpapierovej spoločnosti a umožní automatizáciu ďalších procesov. Spoločnosť SkyEurope Airlines plánuje v blízkej budúcnosti rozšíriť riešenie o elektronický archív zmlúv a automatizované schvaľovanie objednávok.