Významným prvkem, který má na propojení obchodních a výrobních procesů vliv, jsou zvyšující se potřeby zákazníků. Známý výrok Henryho Forda: „Zákazníci mohou mít auto v jakékoli barvě, kterou si budou přát, pokud to bude černá….“ by v dnešní době již rozhodně neobstál. Naopak – dnes platí doslova „náš zákazník – náš pán“ a pokud chce firma na trhu obstát, musí zákazníkům umět splnit každé přání.

Rostoucí tlak na rychlost změn a variabilitu výrobků ze strany zákazníků klade na výrobní firmy velké nároky. Pro dosažení úspěchu v silně konkurenčním prostředí, musí mít společnost úzce propojené obchodní a výrobní procesy s prvořadým cílem uspokojit zákazníka. Rozdělíme-li výrobní společnosti dle velmi hrubého členění na dvě skupiny – podniky se zakázkovou výrobou a firmy s opakovanou výrobou - pak můžeme rozlišit dva typové modely propojení obchodu s výrobou.

Opakovaná výroba

U opakované výroby, např. v oblasti automotive, je komunikace se zákazníkem založena na mechanismu odvolávek, které zpřesňují požadavky na objem výroby v dohodnutých periodách. Tyto periody se zkracují tím více, čím více se blíží termín dodávky. Tím dochází k předávání velkého množství dat mezi odběratelem a obchodem, respektive výrobou. Děje se tak obvykle pomocí EDI komunikace. Většina současných ERP systémů je schopna využívat formátu EDI a potřebná data automaticky přenášet do obchodních oddělení výrobních firem.

Obr. 1: Zjednodušené schéma propojení obchodních a výrobních procesů u opakované výroby.

Propojení obchodních a výrobních procesů je u zmíněného typu výroby pro udržení konkurenceschopnosti téměř klíčové. Moderní systémy řízení výrob dokáží již dnes pracovat s obchodním forecastem a pomocí tohoto nástroje plánovat a spouštět výrobu. Přicházející odvolávky lze následně párovat na obchodem navržený forecast a tím on-line sledovat pokrytí obchodního plánu reálnými zakázkami. Provázáním obchodních a výrobních procesů se dostanou požadavky odběratele zasílané v elektronické podobě až do plánování výroby a dodavatel dokáže pružně reagovat na případné změny s minimálními nároky na administrativní řízení. Stejný postup se používá i na opačném konci výroby, kdy jsou informace o dodávce a expedici posílány EDI formátem k odběrateli. Pro uvedený typ podniků je tedy propojení obchodu s výrobou podmínkou nutnou pro dosažení úspěchu v konkurenčním prostředí.

Zakázková výroba

U zakázkové výroby jsou procesy poněkud odlišné. Mnoho výrobních společností v tomto odvětví se v dnešní době stále častěji setkává se skutečností, že odběratel požaduje ocenit finální výrobek na základě 3D modelu s poměrně stručným popisem. V takovém případě hraje důležitou roli vedle obchodníka i konstruktér a technolog, kteří se tak stávají součástí obchodního týmu. Zpracování kvalitního návrhu a kalkulace výrobku pro získání zakázky a zabezpečení výroby s dostatečným krycím příspěvkem je téměř klíčové.

Bez podpory ERP systému a provázanosti obchodních a výrobních procesů nelze tohoto cíle dosáhnout. Důležitou roli zde hrají informace získané z výroby předchozích zakázek, například vytvoření typových představitelů, nasazení vhodných kalkulačních vzorců, apod. Tím lze poměrně přesně získat nejen nákladovou cenu, ale i konkurenceschopnou prodejní cenu. Jakmile se zahájí výroba, obchodník potřebuje mít dostupné informace o stavu a průběhu výroby, kterými musí systém nejen disponovat, ale také automaticky odesílat zprávy o případných zpožděních a jiných změnách od dohodnutého kontraktu.

Popsaný typ výroby se vyznačuje poměrně velkým počtem změn v konstrukci a kalkulaci výrobku. Se zákazníkem je nutno upřesňovat detaily, a to nejen v období tvorby nabídky, ale také v průběhu běžící výroby. Následující obrázek takovou situaci zobrazuje.

Obr. 2: Zakázková výroba se vyznačuje velkým počtem změn v konstrukci a kalkulaci výrobku. Se zákazníkem je proto nutno upřesňovat detaily při tvorbě nabídky, ale často i v průběhu výroby.

ERP systém musí evidovat veškerou historii změn, jak ve fázi nabídky, tak v procesu výroby a tím poskytnout obchodu argumenty a podklady pro jednání o úpravách, nejen výrobku, ale především ceny. Propojení obchodních a výrobních procesů v ERP systému umožní vedení tzv. „životopisu zakázky“, který obsahuje návrhy, změny, alternativy, neshody a další informace vztahující se k výrobku. Vzhledem k tomu, že stále platí staré známé „…o peníze jde vždy až na prvním místě“, společnost může zpětně vyhodnocovat, kde nastaly odchylky mezi nabídkovou a skutečnou kalkulací. Může takto jednoduše zjistit, které činnosti provádí s většími náklady, než se kalkulují v nabídce a posléze přijímat opatření vedoucí ke zlepšení výroby, popř. nákupu a v konečném výsledku především k úspoře nákladů.

Jak provázat procesy?

Na trhu je mnohem více typů výrob, než pouze dva popsané v tomto článku. Pro konkrétní realizaci propojení obchodních a výrobních procesů je proto vždy nutné zvážit, jakého cíle chce společnost dosáhnout a které nástroje zvažovaný ERP systém nabízí. Na tomto základě se pak navrhnou procesy a jejich provázání. Ty se v ERP systému nastaví a poté se musí uvést do používání jednotlivými pracovníky společnosti.

Kvalitní ERP systémy dnes již podporují propojení obchodu s výrobou s vysokou variabilitou. Tím vytváří prostředí pro trvalé zlepšování činností společnosti od obchodu, přípravy výroby, přes vlastní výrobu a kvalitu až po měření výkonnosti výrobních procesů.

Ing. Ladislav Obrovský Autor článku je vedoucím týmu realizace HELIOS Green ve společnosti Asseco Solutions, a.s.