Za posledních 5 let se dramaticky změnilo vnímání nástrojů podporujících chod projektového portfolia. I velké organizace tradičně zvyklé na vysokou míru automatizace a podpory procesů řízení projektového portfolia si uvědomují, že tento přístup není aktuálně tím nejlepším. Dost často se totiž stává, že takto specializované aplikace jsou de facto nemigrovatelné a jejich přizpůsobení měnícím se potřebám je neúměrně dlouhé a nákladné.

Nebezpečná spirála končící deziluzí prakticky všech uživatelů se začne roztáčet v okamžiku analýzy, kdy neexistuje regulace rozsahu řešení a požadavky nejsou prioritizovány (tedy není hodnocen jejich přínos). Jakmile přistoupíte na model, kdy řešení musí splnit vše, co uživatelé požadují, pak se ocitáte na pokraji propasti. Bodem zlomu je vlastní vývoj, který trvá zpravidla déle, než na něj vydrží uživatelé čekat. Jejich pozornost se tak může přesunout jinam. A prosazení přínosů hotového řešení je potom tuhou bitvou, která se však odehrává kdesi ve středním pásmu. Samotným dnem, na které narazíte, jsou tvrzení typu: „Přece jsme chtěli pouze jednoduchý přehled projektů a náhled na kapacity zdrojů, to je celé.“

Proto na podporu projektového řízení musíte jít jinak. Požadavek po těchto nástrojích je dán zpravidla nějakou akutní situací. Vynoří se důležitý projekt nebo skupina projektů a je nutno rychle zajistit informace o termínech a dostupnosti zdrojů tak, aby bylo možné dodávku projektů věrohodně potvrdit. Alternativně se mohou ozvat uživatelé, kteří jsou nespokojeni se stávající projektovou governance. Tak jako tak, nesmíte dopustit, aby potřeba vyhasla, a dodat řešení rychle – a k tomu vám bude cloud užitečným pomocníkem. Hlavní výhody cloudových nástrojů pro podporu řízení projektů shrnuje následující přehled:

• Dostupnost – hostované služby jsou dostupné v režimu 24*7 a přístupné odkudkoliv. Je tedy úplně jedno, zda začnete s desítkou projektových manažerů, nebo nasadíte řešení na tisíce pracovníků v různých rolích.
• Funkčnost – prostřednictvím standardně dostupné sady funkcí je možné snadno převést plán projektu do Ganttova diagramu, spravovat zdroje v centralizovaném poolu, plánovat a vykazovat odvedenou práci apod.
• Integrace – základním stavebním kamenem je integrace identit, aby byl dodržen koncept Single Sign on. Pokročilé funkce pak umožňují připojení externích zdrojů dat a vytvořit tak jednotný tok od založení zakázky/akce v ERP přes projekt až po ekonomické vyhodnocení výkonnosti portfolia jako celku, nebo celkové výkonnosti divizí, či jiných organizačních celků. Pravda je, že on premise nástroje jsou v oblasti integrace dál, nicméně to nejdůležitější zpravidla ve službách najdete.
• Inovace – služby pro podporu řízení projektů prochází v současnosti dramatickým rozvojem. V poslední době dochází k rozvoji zejména v oblastech podpory řízení zdrojů v maticových organizacích, program managementu, agilní řízení projektů a portfolio reportingu. Veškeré inovace jsou do tenantů nasazovány automaticky a jejich aktivace je zpravidla zdarma. 

Obr. 1: Srovnání dokumentové šablony a webového formuláře Project Online

První kolo rozjezdu podpory projektových portfolií zpravidla stojí na nevelké skupině funkcí pro plánování projektů a zdrojů, které tvoří zpravidla základ každé služby, která je na trhu k dispozici. Jednotlivé funkce byste měli nasadit ideálně v následujícím pořadí:

1. Definice fondu sdílených zdrojů organizace – vhodným odrazovým můstkem je nastavení generických rolí a zdrojů, které budou pro projekty využívány. Je vhodné si předem rozmyslet požadovaný detail pro sledování vytížení zdrojů napříč organizací. Poté nastavte obecné role pro předběžnou alokaci (idea), a týmy pro zachycení požadavků na organizační jednotky, nebo konkrétní pracovníky pro plánování a sledování projektu.
2. Vymezení iniciačních šablon a projektových fází – druhý krok pokrývá formuláře, které budou sloužit pro zachycení košilky projektu v jednotlivých fázích životního cyklu projektu. Volitelně také definujte workflow, které bude řídit posun projektu mezi jednotlivými fázemi. Dokumentové šablony tak jsou k dispozici v prostředí webového prohlížeče a namísto 1 dokumentu můžete snadno definovat několik formulářů, které uživateli nabíhají postupně. V neposlední řadě webové formuláře mnohem lépe vypadají, jak je patrné z následujícího obrázku.
3. Určení přístupu a detailu projektových plánů – dalším krokem, který je třeba vyřešit, je přístup k plánování. Moderní projektové nástroje umožňují plánovat projekt buď pouze v podobě požadavků na zdroje (např. projekt vyžaduje v daném měsíci 20 člověkodní role 1 apod.), nebo zpracovávat detailní projektové WBS, které mají předdefinované fáze. Dále je vhodné standardizovat nahrazování generických rolí za konkrétní zdroje. Tedy zda bude mít důvěru projektový manažer, nebo zda budou alokace konkrétních pracovníků nebo týmů schvalovány jejich liniovými vedoucími.
4. Určení základních projektových evidencí – zapomenout byste neměli ani na základní projektové evidence, jako jsou rizika, problémy, změny apod. Další neméně významnou oblastí je správa projektové dokumentace. Celá tato oblast je zpravidla řešena připojenými pracovními prostory. Existuje tak jedno místo, kde se o projektu účastníci dozvědí vše potřebné.
5. Nastavení hodnocení projektů a portfolio reportingu – posledním ze základních stavebních kamenů je reporting. Ten je třeba nastavit jak na úrovni jednotlivých projektů, tak i portfolia jako celku. Stavy jsou pak charakterizovány pomocí indikátorů nebo vizualizovány nejrůznějšími grafy. Vstupem může být jak projektový plán, tak i manuální zadání jednotlivých projektových manažerů.

Ing. Drahoslav Dvořák, Ph.D. Autor článku řídí divizi Enterprise Project Management ve společnosti Mainstream Technologies, kde realizuje implementační projekty Projektových kanceláří a IT podpory projektového řízení. Dále přednáší Řízení projektů a Podnikovou informatiku na Vysoké škole Škody Auto v Mladé Boleslavi. Je certifikovaným projektovým manažerem (PMP) a jediným specialistou Microsoft Most Valuable Professional pro oblast Projectu v ČR.