Hostované aplikace jsou dnes v kurzu. Doby, kdy byly nástroje hračkou několika zapálených IT nadšenců, jsou dávno minulostí. Postupem času si cloudové služby nekompromisně ukrajují další a další agendy a přetváří koncept moderního pojetí IT. A nástroje pro podporu projektového řízení jsou aktuálně jedním ze žhavých kandidátů na opuštění vašich serveroven. V minulém díle jste se dozvěděli, jaké faktory ovlivňují rozhodování o nasazení hostované podpory řízení projektů. Druhý díl seriálu vás seznámí s postupem nasazení a aktivace.

V minulém díle jste se dočetli

Základními hledisky pro rozhodování o nasazení hostované podpory projektového řízení jsou strategie organizace, která determinuje vztah organizace a cloudu, dále koncept finančního řízení preferující nebo omezující průběžné financování softwarových nástrojů a také pracovní a znalostní kapacity oddělení informačních technologií. Druhou kategorii pak představují projektové faktory, kterými se rozumí míra projektové orientace organizace, charakteristické znaky a četnost projektů a v neposlední řadě schopnost projektových manažerů vstřebat nový nástroj.

Veškerá tato hlediska je vhodné zvážit ještě před tím, než se do nasazení hostovaného nástroje pustíte. Tak, jako v každém projektu, je vhodné, abyste si svůj záměr nechali posvětit řídicími pracovníky organizace, a to dříve, než se postavíte na startovní čáru.

Na startovní čáře

Výchozím bodem pro získání hostované podpory projektového řízení je samotná volba nástroje. Na výběr máte několik desítek aplikací, které podporují různé přístupy k projektovému řízení. Nabídka startuje na úrovni podpory řízení projektů prostřednictvím portálů, které sjednocují evidenci projektových dokumentů. Další kategorii představují klasické aplikace pro úkolování a řízení projektových zdrojů. Nabídka projektových nástrojů končí až ve vodách portfolio managementu, kdy realizujete řízení na úrovni vyšších celků, jako např. programy nebo aplikace.

V případě, že chcete mít jistotu, že nekupujete zajíce v pytli, můžete si pochopitelně předtím, než se pustíte do nakupování, vytipovanou aplikaci vyzkoušet. Hostovaná aplikace na zkoušku představuje velmi zajímavou variantu i pro případy, kdy potřebujete otestovat nástroj, který zvažujete nasadit on-premise, tedy instalovat ve své infrastruktuře. Výhodou je především rychlost – nainstalovat komplexní aplikaci může v současnosti znamenat klidně i několikadenní úsilí. V cloudu máte prostředí připraveno za pár hodin. Zkušební verze pak můžete získat v některém z následujících scénářů:

• Zkušební verze řízená vámi – základní scénář testování zahrnuje čistě prostředí, na kterém si můžete otestovat schopnosti nástroje. Tento způsob je však nejnáročnější na znalost, kterou musíte disponovat, abyste mohli zkušební periodu skutečně využít k důkladnému otestování.
• Řízen výrobcem – druhý ze scénářů zahrnuje případ, kdy vás testovacím obdobím provede přímo výrobce dané aplikace. Tento scénář má výhodu v tom, že vedle podpory chodu vlastní aplikace získáte také best practices pro používání zvoleného nástroje.
• Řízen partnerem – výhodou posledního ze zkušebních scénářů je lokalizovaná podpora při realizaci testovacího provozu. Na rozdíl od výrobce totiž partner zpravidla komunikuje stejným jazykem, neřeší problém s jinou časovou zónou apod. Naproti tomu realizace služeb tohoto formátu je zpravidla zpoplatněna.

Vzhůru na nákupy

Pro zahájení procesu objednávky hostované aplikace zpravidla potřebujete registraci, která si svým rozsahem a náročností nezadá s registrací na sociální sítě. Jedinou odchylkou je volba názvu online tenantu, kdy si určíte výchozí internetovou adresu pro své prostředí. Vlastní proces nákupu licencí je pak podobně náročný jako nákup zboží v kterémkoliv internetovém obchodě. V základu realizujete nákup přímo na stránkách výrobce, kde si jednotlivé produkty vkládáte do košíku a platíte je prostřednictvím kreditní karty. Větší dodavatelé pak umějí vyjít vstříc i větším organizacím a své produkty nabízí jednak prostřednictvím sítě specializovaných distributorů a nákup produktů hostované podpory projektového řízení dokáží připojit k licenčním smlouvám pokrývajícím i další produkty, které v organizaci nakupujete v režimu on-premise.

Na první pohled je tedy systém objednávání a placení velmi jednoduchý. Nicméně jedno úskalí zde přeci jen existuje. Výrobci v honbě za maximální flexibilitou často plní své obchody nejrůznějšími balíčky a deriváty produktů, které jsou určeny pro speciální projektové role, nebo jsou limitovány množstvím, případně časem. Nezřídka se stane, že si při výběru produktů navolíte balíček, který vaši uživatelé nedokáží využít, nebo naopak nakoupíte licence na kratší období, než reálně potřebujete. Než tedy definitivně stvrdíte svůj nákup, prostudujte si alespoň stručné popisy, nebo se obraťte na výrobce či certifikovaného partnera přímo.

Obrázek 1: Ukázka správy uživatelů a licencí v rozhraní Microsoft Office 365.

I přes tuto pihu na kráse je však celý proces nákupu velmi svižný a zabere řádově několik desítek minut. Další čas pak ušetříte při vlastním zprovoznění služby. Počínaje okamžikem, kdy potvrdíte objednávku, si namísto několikadenních stresů s instalací všech možných aktualizací a požadovaného softwaru můžete dát kávu, nebo zajít na oběd, vyřídit e-maily nebo krátkou schůzku. Stačí pár hodin a už se můžete poprvé přihlásit do svého nového prostředí pro podporu projektů.

3, 2, 1, start!

Založení online prostředí s aplikacemi podporujícími řízení projektů trvá zpravidla mezi 3 – 5 hodinami v závislosti na dodavateli a internetovém připojení. Posledním krokem, který před vámi stojí, je provedení základní konfigurace prostředí tak, aby projektoví manažeři mohli začít ukládat své projekty a ostatní projektové role přistupovat k projektovým datům. Tato část může obsahovat vedle základního nastavení také propojení na interní systémy, které používáte:

• Nastavením služby se rozumí především definice uživatelů, přiřazení odpovídajících licencí a bezpečnostních práv. U uživatelů, kteří budou v systému figurovat jako pracovní zdroje, musíte dále vymezit jejich dostupnou kapacitu, tedy jejich pracovní kalendář. Pokud požadujete, aby členové týmu vykazovali odvedenou práci, pak nastavíte požadovaný typ vykazování. Volit můžete mezi prostým seznamem úkolů, nebo detailním časovým rozvrhem.
• Parametrizace služby pak zahrnuje veškeré operace, které souvisejí s uživatelskou úpravou rozhraní pro podporu projektů. V této oblasti nejčastěji řešíte vlastní pole, jejichž pomocí popisujete specifické vlastnosti projektů, úkolů a zdrojů. V návaznosti na tuto akci pak jednotlivé pole používáte jako vstupy do identifikačních formulářů pro záznam projektu, nebo do plánovacích tabulek, případně do konsolidovaných přehledů projektů nebo zdrojů.
• Vymezení datové základny pro reporting představuje poslední část konfigurace. Možnosti, jakým způsobem je možné tvořit reporty, se v jednotlivých nástrojích velmi liší co do kvality výstupů a možností sestavování reportů. Samostatnou kapitolu pak představují možnosti spojení dat z hostované aplikace s dalšími daty pocházejícími z provozních systémů. Vybrané aplikace umožňují například stáhnout data z cloudu do úložiště v organizaci, kde následně provádíte detailní analýzu dat. Existují také postupy pro import dat.
• Integrace se stávajícími systémy je pak doménou především velkých producentů, kteří se nespecializují pouze na podporu řízení projektů. Provozovat hostovanou aplikaci je na jednu stranu velmi atraktivní, na stranu druhou v případě, že máte těchto aplikací více, začnete řešit i problémy související s řízením identit, integrací e-mailového systému nebo s názvem domény.

Profesionální cloudové nástroje tak umožňují spojit ověřování uživatelů s adresářovým systémem, jako např. Active Directory. Obdobně fungují i konektory do poštovních systémů, které sbírají notifikace a zprávy z aplikace. V neposlední řadě můžete i výchozí jméno online tenantu, které jste si zvolili v rámci procesu nákupu, snadno spojit s doménou, kterou používáte ve své organizaci. Smysl všech těchto operací je nasnadě: běžný uživatel nepozná, zda pracuje proti aplikaci, kterou máte nainstalovanou uvnitř organizace, nebo v cloudu.

Sečteno podtrženo

Pořízení hostovaného nástroje podporujícího řízení projektů představuje v současnosti velmi lákavou alternativu k tradičním aplikacím. Namísto několikadenní instalace a konfigurace získáte prostředí, jehož chod je neustále monitorován, aktualizován a zálohován pracovníky dodavatele. Už za pár hodin, případně dní, tak získáte základní systém, kam můžete začít vkládat projektová data, odvádět vykazovanou práci, nahlížet na konsolidované reporty projektového portfolia a přistupovat k projektové dokumentaci pomocí webu. To vše jsou benefity, které budou představeny v posledním díle tohoto seriálu.

Ing. Drahoslav Dvořák, Ph.D. Autor článku, Ing. Drahoslav Dvořák, Ph.D., v současnosti řídí divizi Enterprise Project Management ve společnosti Mainstream Technologies, kde realizuje implementační projekty Projektových kanceláří a IT podpory projektového řízení. Dále přednáší Řízení projektů a Podnikovou informatiku na Vysoké škole Škody Auto v Mladé Boleslavi.