Novinka silná pouze v marketingu?

Přestože se o Agile intenzivně mluví teprve posledních pár let, zase taková novinka to není. Agilní metody jsou na trhu už přes dvacet let. Agilní způsob řízení výrazně zapracoval na svém marketingu a daří se mu brnkat na ty správné struny jak na straně dodavatelů, tak i zákazníků. A je to logické. Řada významných projektů se nepovedla, a proto si mnozí kladli otázku: „Odkud přijde řešení?“ Hledají se důvody, chceme se poučit, najít nová, pružnější řešení. Ideálně lék na běžné „nemoci“, se kterými se snad každý projektový manažer ve své rutinní praxi setkává.

Mohutná agitace a vychvalování agilních metod jsou, zdá se, správně načasované. Dobře propagovaný, moderní a energický agile nabývá na síle a snadno získává nové příznivce. Kromě výše uvedeného může být jedním z důvodů i fakt, že výstupy projektových manažerů, obzvláště z IT, jsou zpravidla extrémně nezáživné, nevzhledné a nepřehledné. Agile tak okamžitě získává body pro svou jednoduchost a přehlednou prezentaci. Výstupy se líbí podobně jako kdysi nový iPad.

Agile se proto pomalu začal nasazovat jako řešení všech bolestí světa. S četnějším využitím agilního řízení však prudce vzrostlo i množství případů, kdy agile jednoduše nezafungoval. Firmy narazily na významný rozdíl mezi vyšroubovanými očekáváními a nepřesvědčivými výsledky. Realitou pak bylo zklamání. Přesto agile není jen marketingově zvládnutou zbytečnou novinkou. Pro agile, očištěný od nekritického přístupu, existuje jasně definovaný prostor a jeho správné nasazení má své nesporné výhody.

V čem spočívá kouzlo agile?

Agile si nachází své příznivce především díky tomu, že dodávku průběžně přizpůsobuje zákazníkovi včetně jeho nálad a rozmarů. Zákazník je zatažen do projektu od počátku velmi intenzivně a podílí se průběžně na upřesňování a změnách zadání. To má své nesporné výhody, ale také omezení a striktně definovaná pravidla hry. Agilní přístup je logicky mnohem flexibilnější než klasické projektové řízení, které dodává předem definovaný produkt za konkrétní částku ve stanoveném čase. Agile šije zákazníkům produkt na míru postupně po malých krocích, kdy klienti zpravidla na začátku úplně netuší, jak má vlastně výsledek vypadat, a mnohdy mají jen prvotní představu v hrubých obrysech. Zde by klasické projektové řízení nutilo zákazníka si předem vše dobře rozmyslet a nadefinovat tak, aby mohl být projekt dobře naplánovaný.

Agilní řízení se tedy přímo nabízí kupříkladu v okamžiku, kdy chce zákazník postavit nový web. Má na něj určitý rozpočet, ví, že ho chce spustit ještě letos, ale jestli na něm do té doby budou fungovat jen tři záložky nebo se zvládne spustit i e-shop, to si na začátku netroufne říct a ani to pro něj není klíčové. Řeší to, co je potřeba právě teď a je ochotný přistoupit na to, že mu nikdo negarantuje rozsah dodávky v daném čase a penězích.

Jakmile se určí suma a první termín, projekt se rozjíždí. Už například během dvou týdnů může být na světě funkční web s hlavní stránkou i základním menu. Pokud je zákazník spokojen, může se tým vývojářů vrhnout na další úkoly včetně třeba předělávek toho, co se zákazníkovi nelíbilo v prvním návrhu. Jaké další kroky to budou, spolurozhoduje opět zákazník podle svých aktuálních potřeb. S takovým přístupem roste často i spokojenost klientů. Cítí intenzivní spolupráci, mají před sebou brzy hmatatelné výsledky a vidí, že se na projektu dál průběžně pracuje.

Z agile se však také radují i vývojáři. Netrápí se na začátku neoblíbenými dokumenty a papírováním. A také nejsou pod tlakem z termínů, které kdysi slíbili na základě spíše přání vedení než reálných odhadů a výpočtů.

Proč tedy Agile jako spása projektů naráží?

Nabízí se tedy otázka, pokud se agile tváří jako ideál pro dodávku projektů, jak je možné, že od něj některé firmy a manažeři utíkají? Důvodů je hned několik. Typicky nastává nedorozumění s klientem, respektive v nastavení jeho očekávání. Zákazník by měl už na začátku projektu být velmi dobře informován, jak se vlastně agile od klasického řízení liší, v čem jsou jeho plusy a minusy a zákazník musí na filozofii agile vědomě přistoupit. Ne všechny firmy/týmy však o tom se svými klienty otevřeně hovoří, což je velká škoda. Zabere to na začátku trochu času, ale vyjasnění bude mít značný dopad na spolupráci a na celý projekt.

Kdy bude hotový celý dokončený projekt se všemi očekávanými funkcemi? Co přesně bude v kterém termínu hotové? Co mohu slíbit akcionářům? Zákazník by prostě měl být informován, že na takové otázky mu agilní tým jednoduše není schopný seriózně odpovědět.

Nicméně, i když klient přijme myšlenku agile, je potřeba nezapomenout, že do projektu mohou zasahovat další účastníci, kteří potřebují vědět, kde se nacházíme a jaká je prognóza oproti schválenému plánu. Takové informace bude vyžadovat například banka, která poskytne úvěr a v rámci smlouvy sváže zákazníka časovým a/nebo peněžním rámcem, přes který se nesmí dostat.

Stojíme před rozhodnutím: rychlý start a intenzivní spolupráce bez jasně definovaného konce typická pro agile, nebo jistota dodrženého rozsahu v daném termínu a rozpočtu s klasickým řízením? Pokud zákazník už v úvodu není srozuměn s principy agile a nepřijme-li je, nastane dříve či později panika. Klient se v polovině projektu zděsí, že mu nikdo nedokáže říct, kdy mu firma představí výsledný produkt. Následkem toho může přijít frustrace, která firmu, projektového manažera nebo zákazníka dožene v extrémních případech až k úprku od agile přístupu a k zanevření na tento moderní styl řízení.

Agile funguje – tam, kde je jeho místo

Mají se tedy firmy a klienti nechat zastrašit riziky agilního přístupu řízení projektů a nadobro se s ním rozejít? To určitě ne. Jen je potřeba si dobře zvážit, který přístup je v daném případě správnější. Dále je nutno na začátku nepodcenit komunikaci, vyjasnit si vzájemná očekávání, zvážit všechna pro a proti a do volby jedné z variant se nevrhat po hlavě. Mějme na paměti, že klasický projektový management a agilní management jsou dva různé nástroje pro různé situace. Každý se hodí na něco jiného a agile nemusí v žádném případě pasovat do všech prostředí. Komunikujte proto se svým zákazníkem o výběru metody, ještě než se projekt spustí. Konkrétně a srozumitelně mu vysvětlete, proč se vyplatí řídit projekt agilně nebo klasicky, a zda se vůbec agile nebo klasický přístup dá pro daný projekt použít s ohledem na jeho očekávání. Pak teprve přichází velká šance, že se podaří agile nasadit na správný projekt a skutečně se z něj stane účinný nástroj.

Klidně kombinujte

Agilní metody versus klasický přístup nicméně neznamená jen „buď a nebo“. Víme, že obě metody mají své plusy, tak proč je jednoduše neskloubit? Ať si projektový manažer bez obav vytvoří hrubý záměr projektu, ale ponechá přitom svému zákazníkovi jistou míru volnosti. Nic přece nebrání tomu, aby se dílčí etapy a části projektu řídily agilně, a zároveň se pohybovaly ve vymezeném rámci projektového plánu, ale i v souladu s cílem, který bere v potaz třeba i podmínky zmiňované úvěrující banky.

Tato myšlenka je zcela jistě na místě, i zde však platí jasná pravidla. Pro kombinování obou přístupů by se projektový manažer měl nejprve stát mistrem jak v klasickém projektovém řízení, tak i v agilních metodách. Pokud dodavatel neovládá ani jeden styl bravurně a chce je kloubit, nastane chaos. Oba dva přístupy totiž vyžadují zkušenost a přísnou disciplínu.

Dobrou zprávou je, že způsob kloubení není třeba vymýšlet na zelené louce. Existují standardy, na které se dá koneckonců i školit a certifikovat a které nabízí již zmiňovaný projektový rámec, na který je firma zvyklá - kupříkladu PRINCE2. Existuje předprojektová příprava, plán, řízení rizik a vše, na co jsme v projektech zvyklí. Ve „spodní vrstvě“ však může vývojový tým fungovat více méně agilně. Takový přístup definuje a popisuje kupříkladu DSDM Atern – rámec, patřící do jedné rodiny spolu s PRINCE2, MSP nebo třeba ITIL.

Agile jako omlazující lektvar pro klasické projektové řízení

V neposlední řadě je dobře využít marketingové vlny agile k sebereflexi i pro klasické projektové řízení. Mladí a nadšením nabití agilní agitátoři snad vedlejším efektem zajistí, aby klasičtí projektoví manažeři neusnuli na vavřínech. Nadšeně přednášený a v barvách vykreslený „burndown chart“ by měl projektovým manažerům připomenout Earn Value Management. Vždyť je to to samé, jenom to lépe vypadá. Agilní sprinty nejsou nic jiného než projektové etapy, které jsme tak ochotně opustili. A taková SCRUM tabule je jenom prezentačně vyvedený Status Report.

Projektoví manažeři s postupem času často sklouzli k robustnímu, nepřehlednému a nehezkému způsobu prezentace, který nikoho nijak nezaujme. Nekonečný seznam úloh v Ganttově diagramu prezentovaný projektovému výboru je jedním z mnoha odstrašujících příkladů. Naproti tomu agilní projektové řízení, jak je známo, si s prezentací dokáže pohrát. Je odlehčená, jednoduchá a díky tomu i poutavá. Tím se mohou projektoví manažeři inspirovat a znovu najít to, co už dávno znají. Jestliže při prezentaci stavu projektu dokážou zákazníka nebo sponzora zaujmout, zvyšují se jejich šance na získání plusových bodů. Lehkost a nadšení agile tak může klasickému projektovému managementu přinejmenším znovu dodat jiskru, aby byl opět trendy a atraktivní.

Martin Klusoň Autor je zakladatelem a ředitelem společnosti Symphera. Stál u zrodu Komory Projektových Manažerů, kde v současnosti působí ve funkci prezidenta. Jako akreditovaný PRINCE2 a PMP školitel mimo to předává své mnohaleté zkušenosti s projektovým řízením posluchačům jak z Evropy, tak i ze zámoří. Dále pomáhá mnoha společnostem jako konzultant, kdy úročí svou více než 20letou praxi s realizací IT projektů. V pozici projektového manažera se také v minulosti podílel na řízení komplexních programů pro české i zahraniční klienty.