google plus
Exkluzivní partner sekce
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
Nové!

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 
Nové!

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 

Pokročilá analýza provozu datových sítí

V tomto čtyřdílném seriálu vás seznámíme s různými metodami a přístupy...

1. až 4. díl >>

 

Cesta k efektivnímu identity managementu

Správa identit a přístupů (IAM) je klíčová oblast pro zaručení bezpečnosti...

1. až 9. díl >>

IT SYSTEMS 9/2011 , Stavebnictví

Mít, či nemít informační systém ve stavební společnosti?



Otázkou mít, či nemít, nebo lépe řečeno potřebujeme, či nepotřebujeme informační systém se v určitém okamžiku zabývá snad každá stavební společnost. Odpověď není zdaleka tak jednoduchá, jak by se mohlo na první pohled zdát. Pokud bychom si stejnou otázku položili například ve vztahu k automobilu, tak bude odpověď pravděpodobně velmi jednoduchá. Je to dáno tím, že jsou si všichni dobře vědomi a jasně chápou, k čemu automobil slouží.


U pojmu informační systém tomu tak zdaleka není. Jednotlivé stavební společnosti jej chápou rozdílně. Není se čemu divit. Oblast informačních systémů prochází velmi bouřlivým a rychlým vývojem a trh informačních systémů je také výrazně mladší než trh zmiňovaných automobilů. Mnohem menší je pak i podvědomí o obsahu pojmu informační systém.

Další faktor, který způsobuje rozdíly ve vnímání informačních systémů, je jistá neohraničenost tohoto pojmu. Většina společností využívá „nějaký“ informační systém. Slovo nějaký je zde velmi důležité. Pro některé je to účetnictví, popřípadě ekonomický systém, pro jiné sada excelových tabulek, nebo také zbytečnost, kterou nepotřebují.

Pokud se tedy budeme dále bavit o informačním systému, budeme mít na mysli specializovaný nástroj, který je navrhnut a vytvořen s ohledem na potřeby a fungování stavebních společností. Takový systém pak poskytuje plnou podporu plánování, řízení a kontrole všeho, co se ve stavební společnosti odehrává, a plní celou řadu důležitých funkcí, jako je uchovávání a třídění informací, jejich archivace nebo hlídání dostupnosti potřebných zdrojů. To vše v reálném čase.

Otázku mít, či nemít informační systém bychom z určitého pohledu mohli přirovnat k otázce mít, či nemít kvalitní management a řízení. Odpověď na tuto otázku je zřejmá. Nechci tím samozřejmě říct, že informační systém nahrazuje management! Může mu však výrazným způsobem pomoci, a to zejména v oblasti plánování, řízení, a především kontroly jednotlivých činností, staveb, či firmy jako celku.

S pomocí informačního systému lze všechny tyto činnosti provádět výrazně rychleji, přesněji, s menší chybovostí a vyšší efektivitou, než kdyby se o informace týkající se průběhu a výsledku staveb staral pověřený pracovník. Mohli bychom vyjmenovat stovky jednotlivých funkcí a přínosů informačních systémů. Zde se zaměříme jen na ty nejpodstatnější.

Mějte stavbu pod kontrolou

Jednotlivé stavby lze pomocí informačního systému velmi detailně sledovat nejen z pohledu skutečných nákladů a výnosů, ale tyto informace jsou automaticky porovnávány s plánovanými náklady a výnosy. Porovnání probíhá samozřejmě v čase podle stanoveného harmonogramu, což má význam především u delších a rozsáhlejších staveb. Stejně se děje i sledování v dalších oblastech, jako je například cash flow, věcná prostavěnost apod. Další výhoda, kterou zde informační systém nabízí, je možnost sledování všech hodnot ve struktuře rozpočtu, a nikoliv jen za celou stavbu. Tato funkcionalita specializovaného informačního systému pro stavební společnosti představuje významný přínos, protože poskytuje přesný a aktuální obraz o stavu a průběhu jednotlivých zakázek a umožňuje i predikovat budoucí jevy a očekávanou skutečnost.

Jedním z mnoha specifik stavebních společností je řízení činnosti subdodavatelů (dodavatelů) při realizaci stavebních zakázek. Tato oblast zahrnuje mnoho činností, ať už se jedná o organizaci výběrových řízení na subdodavatele, vyhodnocení zaslaných nabídek nebo řízení smluvních vztahů se subdodavateli (včetně fakturace a zádržného), dále také vlastní řízení a kontrolu subdodávek až po vyhodnocení jednotlivých subdodavatelů. Pokrytí těchto procesů patří k dalším výrazným přínosům specializovaných systémů pro stavební společnosti a může zamezit zbytečným ztrátám v této oblasti.

Občas se stává, že se ve firmě něco hledá. Někdy je to dokument, jindy třeba smlouva či předávací protokol. Z určitého pohledu můžeme říci, že toto je ta lepší situace. Státá se také, že například existuje podepsaný dodatek smlouvy, o kterém ještě stavbyvedoucí neví, a provádí tak stavbu podle již neaktuální verze smlouvy. Schopnost informačního systému jednoduše zpřístupňovat a udržovat veškeré potřebné dokumenty je mnohými společnostmi velmi ceněna.

Proaktivní řízení a business intelligence

Moderní trendy pronikají pochopitelně i do informačních systémů. Jedním z nich je v současnosti proaktivní řízení. Mnohdy je to opravdu pouze pojem, informační systém však přináší jeho konkrétní naplnění – může včas a předem upozorňovat na hrozící problémy, jako jsou nesplněný termín, neuhrazené faktury, problémy s cash flow, nedodržení plánovaných nákladů atd. Aktivní upozorňování na nestandardní situace umožňuje okamžité řešení těchto situací předtím, než reálně nastanou, a tudíž těmto situacím reálně předcházet. Tato vlastnost není mnohdy doceňována, ale s rostoucím tlakem na hlídání nákladů nabývá na významu.

Konkrétní aplikace proaktivního řízení může spočívat v monitorování průběhu stavby. Informační systém je schopen automaticky upozornit na situace, která vybočují ze stanoveného plánu stavby (může se jednat o zpoždění subdodávky, chybějící zdroje, nedodržené plánované plnění, které může mít za následek nějakou sankci, zpoždění s vystavením či uhrazením faktury a tak podobně). Tyto informace nám informační systém poskytne sám (a to třeba i formou SMS zprávy nebo e-mailu), bez nutnosti aktivně vyhledávat a sledovat, zda je všechno v pořádku. Dle zkušeností zákazníků spočívá největší přínos této funkcionality v tom, že umožňuje efektivně řešit nestandardní situace v okamžiku jejich vzniku nebo s dostatečným předstihem, a ne až je „průšvih“.

Dalším moderním pojmem je business intelligence a je zde nutno říci, a praxe potvrzuje, že business intelligence tvoří pomyslnou třešničku na dortu. Na toto téma byl napsán nespočet odborných článků, které popisují nejrůznější vlastnosti a funkcionality business intelligence. Z pohledu stavebních firem mezi nejdůležitější přínosy patří především velmi jednoduchý a rychlý přístup ke všem požadovaným datům a možnost analýzy těchto informací do nejmenších podrobností. Máme-li například skutečné náklady stavby a jejich hodnota neodpovídá předpokladu, nebo se nám prostě z jakéhokoliv důvodu „nelíbí“, pak pomocí několika málo kliknutí myši dokážeme přesně zjistit, z jakých dílčích položek na jednotlivých částech stavby se tyto skutečné náklady skládají. Velmi rychle a jednoduše pak disproporci odhalíme. Tímto způsobem lze analyzovat vše, co nás zajímá.

Informační systém ohlídá náklady stavby za vás

Možná více než kdykoliv v minulosti je dnes vyvíjen extrémní tlak na cenu. Může v tomto případě informační systém nějakým způsobem pomoci? Ano může! Informační systém bez problému uchová jakékoliv množství nejrůznějších historických informací, jako jsou například přesné náklady již realizovaných staveb, informace o konkurenci, subdodavatelích a celá řada dalších. Takovéto informace jsou pak výhodou při tvorbě nových kalkulací a rozpočtů, protože jsou u každé položky k dispozici informace, s jakými náklady byla daná položka realizována dříve, jakých skutečných zdrojů bylo využito, a mnohé další. Stavební společnosti pak mají díky této vlastnosti konkurenční výhodu v nabídkové fázi, protože umí stanovit přesnou hranici, kam až je možné s nabízenou cenou „uhnout“, aby zakázka byla stále rentabilní.

Otázka mít či nemít informační systém také do značné míry souvisí se strategickými cíli a vizí společnosti. Pokud mezi tyto strategické cíle patří růst společnosti, zvyšování konkurenceschopnosti na trhu, hlídání a omezování zbytečných nákladů, tlak na dodržování termínů, včasná informovanost o stavu jednotlivých staveb, účinné a efektivní předcházení problémům a mnohé a mnohé další, pak je specializovaný informační systém zcela jistě na místě.

Mít, či nemít?

Co říci na závěr? Mít, či nemít? Je to stejné jako odpovědět na otázku mít, či nemít automobil. Buď budu chodit pěšky a moc daleko se nedostanu, nebo si pořídím automobil. Buď se budu na poli plánování, řízení a kontroly pohybovat „pěšky“, nebo si pořídím adekvátní „automobil“ s názvem informační systém.

Ondřej Rybka
Autor je jednatelem a ředitelem společnosti Elegis.

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.