Datové schránky výrazným způsobem akcelerovaly rozvoj elektronických dokumentů a elektronických systémů spisových služeb v prostředí orgánů veřejné moci. Základní registry veřejné správy změnily způsob prokazování vybraných skutečností tak, že od osob, po kterých je určitým právním předpisem požadováno doložení údajů vedených zároveň v základních registrech a označených jako referenční, není orgán veřejné moci oprávněn požadovat jejich poskytnutí, ledaže jsou tyto údaje v základních registrech označeny jako nesprávné, případně vznikne oprávněná pochybnost o jejich správnosti, nebo jsou nezbytné pro bezpečnostní řízení podle zákona o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti.

Datové schránky

Datové schránky fungují v České republice od 1. července 2009. Legislativně jsou podloženy zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. Datové schránky jsou nástrojem zaručené elektronické komunikace, kde na jedné komunikující straně je orgán veřejné moci. To, že informační systém datových schránek smí Česká pošta využívat také ke svému komerčnímu působení poskytováním služby komunikace mezi soukromoprávními subjekty navzájem, nebude předmětem diskuse v tomto článku. Zde se zaměříme právě na situaci veřejnoprávních subjektů, konkrétně orgánů veřejné moci, které jsou dle zákona povinny přijímat podání prostřednictvím své datové schránky a primárně doručovat tímto elektronickým způsobem, pokud má adresát aktivovanou a přístupnou datovou schránku a pokud to povaha dokumentu umožňuje a zároveň se nedoručuje místně nebo veřejnou vyhláškou.

Počet uživatelů datových schránek pozvolna roste. Přijmeme-li předpoklad, že počet právnických osob a orgánů veřejné moci, které mají datovou schránku zřízenu obligatorně, se s časem významně nemění, je zřejmé, že musí pozvolna růst zájem obyvatel o tento typ komunikace. Ze studií prezentovaných zejména v rámci každoročních konferencí Internet ve státní správě a samosprávě vyplývá, že orgány veřejné moci tento nový způsob komunikace zvládly poměrně rychle.

Lze se domnívat, že k tomuto faktu významně přispěl způsob, jakým má většina orgánů veřejné moci komunikaci přes datové schránky integrovánu se svým vnitřním informačním systémem. Elektronické systémy spisové služby (např. Munis ERMS) vesměs sjednocují z hlediska konkrétní praxe úředníků způsoby přijímání podání a doručování písemností. Jsou sice evidovány případy, kdy došlo k doručení v listinné podobě, přestože adresát měl aktivovanou a přístupnou datovou schránku, ale z hlediska celkového objemu komunikace jsou to ojedinělé případy (podle serveru datoveschranky.info bylo k 23. únoru 2014 přeneseno ISDS celkem 176 144 035 datových zpráv, což odpovídá přibližně 3,4 milionu datových zpráv za měsíc).

Základní registry

Základní registry veřejné správy jsou podloženy zákonem č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů. Světlo světa spatřily 1. července 2012. Základní registry jsou čtyři: základní registr obyvatel (ROB), základní registr právnických osob, podnikajících fyzických osob a orgánů veřejné moci (ROS), základní registr územní identifikace, adres a nemovitostí (RUIAN) a základní registr agend orgánů veřejné moci a některých práv a povinností (RPP). Orgány veřejné moci s nimi komunikují výhradně pomocí svých agendových informačních systémů (AIS). Avšak komunikace neprobíhá napřímo s jednotlivými registry, ale prostřednictvím mezivrstvy v podobě informačního systému základních registrů (ISZR). Přestože v citovaném zákoně není definováno žádné přechodné období postupného připojování jednotlivých orgánů veřejné moci k ISZR, skutečnost taková je. Nejen jednotlivé orgány veřejné moci, ale také jednotlivé centrální informační systémy veřejné správy, jako je například registr řidičů, jsou k základním registrům připojovány postupně.

Je neoddiskutovatelným faktem, že fungování základních registrů po technické stránce je na velmi dobré úrovni. Avšak jejich využívání ze strany orgánů veřejné moci již tak kladně hodnotit nelze. Asi tím nejzásadnějším problémem je fakt, že základní registry byly od začátku pojímány zejména jako IT projekt, v rámci něhož byla podceněna metodická stránka věci. A přitom hlavním dopadem základních registrů měla být výrazná změna procesů probíhajících v jednotlivých orgánech veřejné moci. Jak již bylo zmíněno v úvodu, základní podstatou transformace fungování veřejné správy po zavedení základních registrů je vyvratitelná presumpce pravosti referenčních údajů. Osoby, po kterých je určitým právním předpisem požadováno doložení referenčních údajů, je již nemusí (až na jasně definované a spíše výjimečné případy) dokládat. Na druhou stranu nikde není řečeno, že je nesmí dokládat, takže bez patřičné osvěty a změny v přístupech úředníků i občanů k žádné transformační změně nedojde.

Srovnání adopce uvedených nástrojů

Již z výše uvedeného jasně plyne, že vývoj adopce obou nástrojů orgány veřejné moci je odlišný. Vyplývá to z odlišné složitosti a komplexnosti těchto nástrojů. Jestliže datové schránky akcelerovaly využití elektronických dokumentů, znamená to sice změnu celé řady procesů, které mohou vést až k celkové elektronizaci výkonu agend, ale pořád jde o jednu v podstatě atomární změnu přímočaře navázanou na typickou praxi elektronické tvorby dokumentů. Málokterý úředník v roce 2009, kdy byly zavedeny datové schránky, využíval k tvorbě dokumentů klasický psací stroj. Využití výpočetní techniky a textových editorů bylo již tehdy řadu let naprostou samozřejmostí.

Jinak je tomu s využitím referenčních údajů ze základních registrů. K tomu je třeba změnit většinu formulářů, upravit procesy doplněním dalších kroků a určit oprávněné okamžiky pro použití referenčních údajů. Souhrnně lze tedy říci, že využívání referenčních údajů orgány veřejné moci ze základních registrů je více náročné na proces učení se nový nástroj používat a využívat, než tomu bylo s nástupem komunikace přes informační systém datových schránek. Jinými slovy, 1. červenec 2012 byl sice datem ostrého spuštění základních registrů, avšak k žádné okamžité revoluci ve veřejné správě nedošlo. Změny metodik a postupů jsou pozvolné.

K pomalosti adopce základních registrů do skutečně praktického použití přispívá významnou měrou i fakt, že jednotlivé agendy a agendové činnostní role, které jsou definovány v Registru práv a povinností (RPP), se postupem času mění. Centrální orgány je přeregistrovávají. Například agenda A385 „Daňové řízení vykonávané územními finančními orgány“ již byla změněna čtyřikrát. Agenda A1150 „Vedení seznamu voličů a seznamu oprávněných osob pro místní a krajské referendum“ byla úplně zrušena a nahrazena komplexem čtyř nových agend samostatných pro jednotlivé typy voleb. Je zřejmé, že tyto úpravy v RPP, které prakticky znamenají potřebu opakovaných změn nastavení agendových informačních systémů komunikujících s ISZR i vazeb na konkrétní úkony, vlastní proces adopce významně ztěžují.

Shrnutí

Postupný rozvoj používání informačních a komunikačních technologií ve veřejné správě ČR vykazuje vzrůstající míru komplexnosti a složitosti adoptovaných nástrojů. Na přelomu tisíciletí dostaly vybrané veřejnoprávní subjekty povinnost zveřejnit určité penzum základních údajů na svých webových stránkách, víceméně jako statické prezentace, což lze z dnešního hlediska hodnotit jako poměrně jednoduché. Postupem času jsme se v rozvoji e-governmentu dostali v roce 2009 až k datovým schránkám a základním registrům v roce 2012. Srovnání vývoje adopce posledně jmenovaných nástrojů ukazuje, že trend zvyšování míry komplexnosti a složitosti pokračuje. Navíc proměnlivost základního nastavení agend a agendových rolí v RPP ještě více zpomaluje proces transformace procesů probíhajících ve veřejné správě. Lze jen těžko odhadnout, jak dlouho bude ještě trvat, než se všechny orgány veřejné moci naučí ve správných chvílích správně využívat dostupné údaje ze základních registrů, a bude tak zcela naplněno poslání tohoto nástroje e-governmentu.

Tomáš Lechner